Процедура передачи личных дел и служебных документов в государственные архивы является важным этапом сохранения исторической памяти о военной службе граждан. Ниже подробно рассмотрены этапы, нормативные основания, места хранения и порядок доступа к документам.

Что такое личное дело офицера

Личное дело – это комплекс документов, отражающих биографию, службу, награды и дисциплинарные взыскания военнослужащего. Обычно в личное дело входят:

• анкета и автобиография;
• приказы о зачислении, переводе и увольнении;
• учетно‑послужные карточки;
• наградные листы и справки о поощрениях;
• медицинские заключения и справки о состоянии здоровья;
• документы о воинском учете и резервисте.

Нормативная база передачи дел в архив

Передача документов регулируется следующими актами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
2. Приказ Министерства обороны РФ № 200 «О порядке формирования, хранения и использования личных дел военнослужащих»;
3. Положения о государственном хранении документов военкоматов, утвержденные Федеральным архивным агентством;
4. Межведомственные соглашения между военкоматами и региональными архивами (например, Объединенный государственный архив Челябинской области).

Этапы передачи дел в архив

1. Формирование дела в военкомате. После завершения службы (срочной, контрактной или в запасе) сотрудники военкомата проверяют completeness личного дела, подшивают недостающие документы и оформляют опись.
2. Подготовка к передаче. Дело помещается в специальную архивную коробку, на которой указываются:
   • фамилия, имя, отчество;
   • год рождения;
   • период службы;
   • номер дела по внутреннему учету военкомата.
3. Согласование с архивом. Военкомат направляет в выбранный архив запрос о приёме дела, прилагая опись и копию решения о передаче.
4. Фактическая передача. Дело передаётся лично представителем военкомата или курьерской службой с оформлением акта приёма‑передачи (подписывается обеими сторонами).
5. Внесение в архивный фонд. Архивариус регистрирует дело в электронном каталоге, присваивая ему индекс фонда и номер единицы хранения.
6. Обеспечение доступа. После внесения в фонд дело становится доступным для исследователей согласно правилам архива (обычно требуется письменный запрос и подтверждение родства или законного интереса).

Где хранятся переданные дела

В зависимости от региона и периода службы документы могут находиться в следующих хранилищах:

• Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО, г. Подольск). Основное хранилище личных дел офицеров и генералов, начиная с 1941 года.
• Объединенный государственный архив Челябинской области. Принимает дела офицеров‑участников Великой Отечественной войны из военкоматов региона (более 9 000 дел на 2024 год).
• Региональные архивы (например, архивы Новосибирской, Санкт‑Петербургской областей). Хранят документы призывников и солдат срочной службы, а также материалы о погибших и пропавших без вести.
• Электронный архив Министерства обороны. Содержит оцифрованные копии личных дел (более 748 тыс. фронтовиков) для доступа в мультимедийных музеях и онлайн‑сервисах.

Как получить доступ к личному делу в архиве

Для получения информации из архива необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определить архив. Уточнить, в каком именно фонде хранится дело (по месту призыва, последнему месту службы или региону проживания).
2. Подготовить запрос. В запросе указать:
   • ФИО разыскиваемого лица;
   • год и место рождения;
   • период службы и воинское звание;
   • цель запроса (генеалогическое исследование, подтверждение права на льготы и т.д.).
3. Приложить документы, подтверждающие интерес. Это может быть справка о родстве, доверенность, судебное решение или иное официальное подтверждение.
4. Подать запрос. Лично в читальный зал архива, через почту или электронную форму на сайте архива.
5. Ожидать ответа. Срок рассмотрения обычно составляет от 5 до 30 рабочих дней в зависимости загруженности архива.
6. Получить копию или ознакомиться с оригиналом. При положительном решении архив предоставляет заверенную копию документа или допускает работу с оригиналом в читальном зале.

Примеры из практики

Ниже приведены реальные случаи, иллюстрирующие порядок передачи и использования дел:

• Челябинская область. В 2024 году Объединенный государственный архив Челябинской области принял более 9 000 личных дел офицеров‑участников ВОВ от местных военкоматов. Каждое дело сопровождалось описью и актом передачи, после чего стало доступным для исследователей через электронный каталог.
• Москва. В 2020 году завершилась оцифровка архива военкомата Москвы о участниках Великой Отечественной войны. Более 748 тыс. фронтовиков получили доступ к своим документам через портал «Дорога памяти».
• Санкт‑Петербург. Запросы о личных делах солдат, погибших в блокаду, обрабатываются в Центральном архиве Министерства обороны. Для получения справки о месте захоронения достаточно предоставить запрос с указанием ФИО и года рождения.

Передача дел в архив военкомата – это четко регламентированный процесс, обеспечивающий сохранение ценных исторических источников и возможность их использования потомками, исследователями и государственными органами. Соблюдение всех этапов – от формирования дела в военкомате до внесения в архивный фонд и предоставления доступа – гарантирует достоверность информации и защиту прав граждан на получение сведений о своей военной службе.

Если вам необходимо получить копию личного дела или уточнить детали о порядке передачи документов, рекомендуем обратиться непосредственно в архив, где хранится интересующее вас дело, либо в военкомат по месту последней службы.