Процедура приема-передачи архивных дел в ведомственный архив — это ключевой этап жизненного цикла документов, обеспечивающий их сохранность, учет и своевременное переведение в государственные архивы․ Данный процесс строго регламентируется нормативными правовыми актами Росархива, в частности Приказом Росархива от № 24 «Об утверждении Инструкции по организации работы ведомственных архивов», а также типовыми формами документов, утвержденными ведомственными приказами․
Нормативно-правовая база
Основными документами, регулирующими процедуру, являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
- Приказ Росархива от № 24 (Инструкция по организации работы ведомственных архивов)․
- Приказ Росархива от № 316 (Требования к составу и параметрам архивных фондов при передаче на государственное хранение)․
- Ведомственные приказы и инструкции по делопроизводству конкретного министерства/ведомства․
Этапы процедуры приема-передачи
Процесс можно разделить на несколько последовательных стадий:
Подготовительный этап (в структурном подразделении/ОИК)
- Формирование дела: Завершение дела, простановка индексов, нумерация листов, составление внутриделовых указателей․
- Экспертиза стоиности: Определение сроков хранения по номенклатуре дел (утвержденной в установленном порядке)․
- Составление сдаточной описи: Основной сопроводительный документ (форма по приказу ведомства или типовая)․ Опись составляется в 2 экземплярах․
- Упаковка: Размещение дел в архивных коробках с этикетками․
Этап передачи в ведомственный архив
- Направление сопроводительного письма и сдаточной описи в архив для предварительной согласовки приемки․
- Физическая передача дел ответственным лицом (курьером/архивариусом ОИК) в ведомственный архив․
- Приемка дел архиварем-приемщиком: сверка с описью, осмотр состояния документов, проверка оформления․
Оформление акта приема-передачи
Согласно п․ 37․8 Приказа Росархива № 24, прием архивных документов на хранение оформляется Актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах: один остается в ведомственном архиве, второй — в ОИК (организации, передающей дела)․
Ключевые документы оформления
Сдаточная опись дел
Это основной учетный документ․ В ней указываются: шифр дела, заглавие, даты начала и окончания, количество листов, срок хранения, категория ценности․ Опись подписывается руководителем организации и архивариусом, сдающим дела․
Акт приема-передачи документов на хранение (Общая форма)
Содержит реквизиты сторон (ОИК и Ведомственный архив), основание (номенклатура, приказ), ссылку на сдаточную опись (номер, дату, количество дел), подтверждение факта передачи․ Подписывается заведующим архивом и представителем ОИК․
Особенный случай: Документы личного происхождения (Приложение 38)
Отдельное внимание требует прием документов личного происхождения (личных архивов граждан) на временное хранение в ведомственный архив с последующей передачей в государственный архив․ Для этого используется специальная форма, Приложение 38 к Инструкции (Приказу Росархива)․
Структура Акта приема-передачи документов личного происхождения (Приложение 38):
- Реквизиты организации и архива: Наименования, печати, подписи руководителей․
- Основание: Заявление владельца документов о приеме на временное хранение․
- Стороны: Владелец документов (передает) и Ведомственный архив (принимает)․
- Срок хранения: Указывается конкретный срок временного хранения․
- Ссылка на сдаточную опись: Номер описи, количество документов․
- Обязательства архива: По истечении срока передать документы в полном составе на государственное хранение в указанный госархив․
- Правовой статус: «С момента подписания настоящего акта документы являются государственной собственностью и входят в состав Государственного архивного фонда РФ» (в старых форматах, СССР, актуально РФ)․
- Подписи: Владельца, заведующего архивом, председателя экспертной комиссии (при необходимости)․
- Учет: Запись в Книге учета поступления и выбытия документов с присвоением номера фонда․
Электронное взаимодействие: Подсистема «Облачный архив» и ЦХЭД
Современная практика переходит на безбумажный документооборот․ Согласно материалам базового курса по работе в подсистеме «Облачный архив» (СДО ГосЭДО), процесс оформления акта приема-передачи из государственного архива автоматизирован:
Алгоритм работы в информационной системе
- ОИК направляет электронные архивные документы (ЭАД) по сводной описи в государственный архив через ЦХЭД (Центр хранения электронных документов)․
- Государственный архив проводит приемку, проверку вирусных подписей, соответствия метаданных․
- После успешной приемки госархив формирует в ЦХЭД Акт приема-передачи․
- Акт направляется в Подсистему «Облачный архив» для ознакомления и получения ОИК․
Работа с разделом «Акты приема-передачи»
В Главном меню Подсистемы доступен раздел «Акты приема-передачи», где отображается таблица всех актов, доступных пользователю․ Функционал включает:
- Просмотр списка актов (фильтрация по статусу, дате, архиву-получателю)․
- Открытие полного текста акта (Рисунок 8․47 в методичке)․
- Подписание акта усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителем ОИК․
- Скачивание акта для внутреннего учета․
Важно: Один экземпляр акта (электронный) остается в информационной системе госархива, второй — в системе ОИК․
Ответственность сторон и контроль
| Сторона | Основные обязанности | Ответственность за нарушение |
|---|---|---|
| ОИК (Передающая сторона) | Своевременная сдача дел по номенклатуре; надлежащее оформление (описи, акты); обеспечение целостности дел при транспортировке․ | Дисциплинарная, административная (ст․ 13․10 КоАП РФ — нарушение законодательства об архивном деле), уголовная (при утере/уничтожении)․ |
| Ведомственный архив (Принимающая сторона) | Приемка в установленные сроки; проверка соответствия описи; учет в фондовые описи/Книгу поступления; создание условий хранения; формирование акта в ЦХЭД (для ЭАД)․ | Дисциплинарная ответственность архивариусов; административная ответственность организации за нарушение условий хранения․ |
| Владелец документов личного происхождения | Подача заявления; передача документов лично или через доверенное лицо; подписание Акта (Приложение 38)․ | Несет риск утраты до момента подписания Акта; после подписания — права переходят к государству․ |
Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению
- Расхождения между описью и реальным составом дел: Обязательная постраничная сверка при приемке․ Составлять акт о расхождении (при обнаружении)․
- Отсутствие или неверные сроки хранения: Проверка актуальности номенклатуры перед сдачей․ Сроки в описи и акте должны совпадать․
- Несвоевременное оформление акта в ЭДО: Контроль сроков подписания УКЭП в Подсистеме «Облачный архив» (обычно 5-10 рабочих дней)․
- Игнорирование формы Приложения 38 для личных архивов: Использование общего акта недопустимо, так как меняется правовой режим (переход в госсобственность при подписании)․
- Потеря экземпляра акта ОИК: Хранить второй экземпляр акта (бумажный или электронный с ЭП) в делах постоянного хранения ОИК (делопроизводство)․
Грамотное оформление приема-передачи дел в ведомственный архив — это гарантия правовой значимости архивных фондов и бесперебойной работы организации․ Ключевыми моментами являются: строгое соблюдение форм (в т․ч․ Приложения 38 для личных документов), двустороннее подписание актов, учет в журналах/Книгах поступления и активное использование возможностей ЦХЭД и Подсистемы «Облачный архив» для электронного документооборота с государственными архивами․ Регулярное обучение архивариусов и ответственных лиц ОИК (например, через курсы СДО ГосЭДО) позволяет минимизировать риски ошибок и штрафных санкций․
Статья подготовлена на основании Приказа Росархива № 24, Приказа Росархива № 316, типовых форм (Приложение 38) и учебных материалов подсистемы «Облачный архив» (СДО ГосЭДО); Актуально на ․