Процедура приема-передачи документов в архив — это ключевой этап в жизненном цикле документа, обеспечивающий сохранность информации, законность доступа к ней и соблюдение установленных сроков хранения. Качественно организованный процесс передачи исключает потерю документов, нарушение их хронологии и составности, а также минимизирует риски административных штрафов для организации.

Нормативно-правовая база

Деятельность по приему документов в архивы (как государственные, так и ведомственные/корпоративные) регулируется комплексом нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Правил формирования дел и ведения делопроизводства в государственных архивах РФ» (применяется по аналогии в ведомственных архивах).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Формирование дел в организациях. Общие требования»;
• Приказ Минкультуры России от № 2364 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, формируемых в деятельности организаций, и сроков их хранения» (Типовые номенклатуры).
• Локальные нормативные акты организации: Номенклатура дел, Инструкция по архивному делу, Акт о назначении экспертной комиссии.

Подготовительный этап (Ключевой для успеха)

Передача документов не начинается с физического переноса коробок. Она начинается с экспертизы ценности и оформления учетных инструментов.

Экспертиза документов на ценность (Отбор к хранению)

Перед передачей каждый дело должен пройти экспертизу экспертной комиссией организации. Результат зафиксирован в Протоколе экспертной комиссии.

• Постоянное хранение: Документы исторической, научной, культурной ценности.
• Временное хранение: Сроки 10, 50, 75 лет и др. (согласно номенклатуре).
• К уничтожению: Документы с истекшим сроком хранения, не имеющие ценности (оформляется Акт об уничтожении).

Формирование дел (Сборка и оформление)

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, дело должно быть сформировано до передачи в архив:

1. Сборка дела: Упорядочивание документов внутри дела (хронологический, системно-хронологический или иной порядок).
2. Нумерация листов: Сквозная нумерация всех листов дела (кроме обложки).
3. Сшивка и скрепление: Нитью (Ленточкой) с наклеиванием этикетки-«пломбы» (для дел длительным хранением) или металлическими скобами (для краткосрочных, по решению организации).
4. Заполнение обложки дела: По форме ф. 032-у (утв. Приказом Росархива № 100) или утвержденной организацией формой. Обязательные реквизиты: шифр дела, заглавие, даты начала/окончания, номер дела, количество листов, срок хранения, подпись ответственного.
5. Составление опечатки (инвентаризации) дела: Перечень документов внутри дела (форма ф. 033-у или своя форма).

Составление Передаточного опися (Форма ф. 034-у)

Это главный сопроводительный документ. Опись составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — у передающей стороны с отметкой о приеме).

Структура описи:

• Шапка: Наименование организации, структурное подразделение, вид описи (ежегодная, итоговая).
• Табличная часть: № п/п, Шифр дела, Заглавие дела, Даты (нач./кон.), Кол-во листов, Срок хранения, Примечания.
• Подписи: Руководителя организации, ответственного за архивное дело, главы архива (при приеме).

Процедура приема-передачи (Прямой процесс)

Внутренний прием (В ведомственный/корпоративный архив организации)

Проходит по Акту приема-передачи дел в архив организации (свободная форма или по ф. 034-у с доп. графой «Принял»).

• Проверка архивариусом: Соответствие дел описи, целостность сшивки, правильность заполнения обложек, наличие опечаток.
• Размещение: Присвоение деловым единицам хранения кодов размещения (фонд, опись, дело, единица хранения/полка).
• Внесение в учет: Запись в Реестр принятых на хранение дел (журнал или АИС «Архив»).

Передача в государственный архив (По истечении 10 лет / ликвидации организации)

Регламентируется ст. 22 Закона № 125-ФЗ и Приказом Росархива № 100.

1. Уведомление: Организация направляет в госархив уведомление о готовности дел к передаче (за 1 месяц).
2. Приемная комиссия госархива: Проводит экспресс-проверку (выборка 10-20% дел): соответствие описи, состояние бумаги, правильность формирования.
3. Акт приема-передачи (ф. 035-у): Подписывается представителями организации и госархива. Один экземпляр остается в организации как документ, подтверждающий передачу.
4. Перевозка: Осуществляется организацией-передатчиком за свой счет (спец. транспорт, конверты/короба с пломбами).

Технологические требования к упаковке и транспортировке

Особые случаи и нюансы

Передача электронных документов и дел

С введением ГОСТ Р 7.0.108-2022 и требований 125-ФЗ (ст. 16.1), передача электронных архивов требует:

• Наличия Электронного архива (ЭА), соответствующего требованиям ФСТЭК/ФСБ (если есть ГС/Перс.данные).
• Формирования АИП (Архивного информационного пакета) по стандарту OAIS / ROSARKHIV.
• Проверки целостности (хеш-суммы) и подписи (ЭП) при приеме.
• Акта приема-передачи электронных документов (с реквизитами файлов, хеш-суммами, алгоритмами шифрования).

Ликвидация / Реорганизация организации

При ликвидации передача архива обязательна (ст. 22 Закона № 125-ФЗ);

• Архив передается в госархив (для некоммерческих/гос. органов) или в архив правопреемника / специализированную архивную организацию (для коммерческих).
• Необходимо согласовать с госархивом Перечень архивных фондов, подлежащих передаче.

Документы с истекшим сроком хранения, не переданные вовремя

Если срок хранения истек, а дело в архиве не уничтожено и не передано в госархив (для постоянного хранения):

1. Провести повторную экспертизу (возможно, ценность изменилась).
2. Если ценности нет — оформить Акт об уничтожении (Комиссией по уничтожению).
3. Если есть ценность — передать в госархив (для гос. органов) или продлить хранение в ведомственном (по решению экспертной комиссии, зафиксированному в протоколе).

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Передача несшитых, не пронумерованных дел.
  Решение: Жесткий контроль на этапе формирования (чек-лист архивариуса).
• Ошибка: Расхождения между описью и реальными делами (нет дела, есть лишнее, другое заглавие).
  Решение: Полная ревизия (перепересчет) перед подписанием Акта.
• Ошибка: Утеря Акта приема-передачи (второго экземпляра) у передающей стороны.
  Решение: Хранение экземпляра Акта в отдельной папке «Акты приема-передачи» с контролем сроков.
• Ошибка: Нарушение условий перевозки (мокрые короба, разорванные пломбы).
  Решение: Договор с перевозчиком с условиями ответственности, страхование архива.

Чек-лист ответственного за архив перед подписанием Акта

1. [ ] Все дела прошли экспертизу ценности (Протоколы есть).
2. [ ] Все дела сшиты, пронумерованы, обложки заполнены верно (ф. 032-у).
3. [ ] Внутри каждого дела есть опечатка (ф. 033-у).
4. [ ] Передаточная опись (ф. 034-у) составлена в 2-х экземплярах, данные верны.
5. [ ] Короба упакованы, этикетированы, пломбированы, вес в норме.
6. [ ] Подготовлен транспорт / вызван курьер архива.
7. [ ] Составлена комиссия по приему (приказ) / согласован визит госархива.
8. [ ] Готов Акт приема-передачи (ф. 035-у или внутренний) для подписания.

Грамотно организованный прием-передача документов в архив — это не бюрократическая формальность, а гарантия правовой защищенности организации, сохранности корпоративной памяти и исполнения требований законодательства. Инвестиции времени в подготовку дел (сборка, опечатки, описи) на этапе формирования многократно экономят ресурсы на этапе приема, исключают претензии госархивов и проверяющих органов, а также обеспечивают быстрый поиск информации в будущем.

---

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов передачи архивов в государственные архивы субъектов РФ или федерального значения рекомендуется консультироваться с профильными специалистами и методистами принимающего архива.