Дата подготовки материала: 07:34:10 ().
Эффективное управление архивным фондом организации невозможно без чётко регламентированных процедур приема и выдачи документов. Они обеспечивают сохранность, учёт и доступность информации, а также соблюдение требований законодательства и внутренних нормативных актов.
Нормативная база
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» – основа всех правил работы с архивными документами.
- Приказ Росархива от 02 марта 2020 г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (в ред. приказа Росархива от 26 сентября 2022 г.).
- Внутренние положения организации: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Журнал учета поступления и выбытия дел.
- Для судебных архивов – Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ (Постановление Пленума ВАС РФ от № 100).
Этапы приема документов в архив
- Подготовка к приему
- Определение источника комплектования (структурное подразделение, внешняя организация, личный фонд).
- Согласование перечня передаваемых дел с руководителем подразделения и архивариусом.
- Подготовка помещения: проверка условий хранения (температура, влажность, защита от света и пожара).
- Оформление акта приема‑передачи
- Заполняется standardized form (Приложение № 1 к Правилам 2023 г.).
- Указываются: наименование организации, подразделения‑отправителя, дата, перечень дел (номера, названия, количество листов), подписи сторон.
- Акт регистрируется в журнале учета поступления и выбытия дел (см. раздел ниже).
- Контроль и опись
- Архивариус проверяет комплектность, наличие повреждений, соответствие описи.
- При выявлении недостатков составляется акт о недостачах/повреждениях.
- Документы получают учетную единицу (дело, файл, единицу хранения) и вносятся в номенклатуру дел и описи дел.
- Внесение в учетные документы
- Запись в журнал поступления (дата, номер акта, краткое содержание, ответственный);
- Создание электронной карточки в системе архивного учета (если используется АИС).
Этапы выдачи документов из архива
- Поступление запроса
- Запрос может быть оформлен письмом, электронным сообщением или личным обращением.
- Обязательно указываются: цель использования, перечень требуемых дел/документов, срок возврата.
- Проверка прав доступа
- Согласно внутренним положениям и законодательству (например, Федеральный закон «О персональных данных»).
- При необходимости запрашивается согласие владельца информации или разрешение руководителя.
- Оформление разрешения на выдачу
- Выдача оформляется распоряжением руководителя архива или разрешением уполномоченного лица (см. Приложение № 34 к Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах).
- В документе фиксируются: номер запроса, перечень выдаваемых единиц, условия использования (например, запрет на копирование без согласия).
- Подготовка к выдаче
- Извлечение дела из фонда, проверка его состояния.
- При необходимости – оформление копии или выписки (с отметкой о том, что это копия).
- Оформление журнала выдачи (дата, номер запроса, ФИО получателя, перечень выданных дел, подпись выдавшего и получающего).
- Вручение документов
- Документы передаются под расписку в журнале выдачи.
- При выдаче оригиналов – ставится отметка о сроке возврата и ответственности за сохранность.
- Возврат и контроль
- По истечении срока получатель возвращает документы.
- Архивариус проверяет комплектность и состояние, фиксирует факт возврата в журнале выдачи.
- При выявлении недостатков составляется акт о повреждении/недостаче.
Учетные документы и журналы
Журнал учета поступления и выбытия дел
Ведется в бумажном или электронном виде. Каждая строка содержит:
- Дата поступления/выбытия;
- Номер акта приема‑передачи или запроса;
- Наименование дела (или его части);
- Количество листов/томов;
- ФИО ответственного лица;
- Примечания (состояние, ограничения доступа).
Журнал выдачи документов
Обязателен для всех видов архивов (государственных, муниципальных, корпоративных, судебных). Включает:
- Номер и дата записи;
- Номер и дата запроса;
- ФИО и должность получателя;
- Перечень выданных дел/документов с указанием номеров и томов;
- Цель использования;
- Срок возврата;
- Подписи выдавшего и получающего;
- Отметка о возврате (дата, состояние).
Особенности работы в разных типах архивов
Государственные и муниципальные архивы
Строго следуют Положению Росархива, обязательному использованию форм актов и журналов, установленным приказом Росархива от ;
Архивы организаций
Регламентируются внутренним Положением об архиве и Инструкцией по делопроизводству. Важно обеспечить связь с системой управления документами организации (ЭДО, СЭД).
Судебные архивы
Выдача судебных дел и документов производится только по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица. Делается отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (Приложение № 34 к Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ).
Архивы музеев, библиотек и научных организаций
Помимо общего порядка, учитываются специфические требования к фондам редких и ценных документов (режим доступа, климатические условия, ограничения на копирование).
Ответственность за нарушение порядка приема‑выдачи
- Дисциплинарная ответственность – выговор, замечание, увольнение (в зависимости от тяжести нарушения).
- Материальная ответственность – возмещение ущерба при утрате или повреждении документов.
- Административная ответственность – штрафы по ст; 13.19 КоАП РФ (нарушение правил работы с архивными документами).
- Уголовная ответственность – при умышленном уничтожении или повреждении архивных фондов (ст. 216 УК РФ).
Практический пример: форма акта приема‑передачи
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Город __________________ «___» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что: Ответственное подразделение ______________________ передало в архив организации следующие дела: № п/п Наименование дела Индекс (номер) Кол-во томов/листов Примечание ----- ----------------- ------------- --------------------- ---------- 1 __________________ _____________ ___________________ __________ 2 __________________ _____________ ___________________ __________ …Документы приняты архивом организации и приняты к хранению. Претензий по комплектности и состоянию документов не имеется. Ответственный за передачу ___________________ / ___________________ / (ФИО) (подпись) Ответственный за прием ___________________ / ___________________ / (ФИО) (подпись) М.П.
Четко выстроенные процедуры приема и выдачи документов из архива гарантируют:
- Сохранность и целостность архивного фонда;
- Полноту и достоверность учета;
- Соблюдение законодательных и нормативных требований;
- Удобство и оперативность работы пользователей архива.
Регулярное обновление внутренних инструкций, обучение сотрудников и контроль выполнения установленных правил являются залогом эффективной архивной службы любой организации.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующих нормативных актов на .