Процесс формирования архивных фондов — это системная и многоступенчатая деятельность‚ направленная на создание организованных массивов документов‚ обеспечивающих сохранность исторической памяти‚ правовые интересы граждан и государства‚ а также информационные потребности общества. В Российской Федерации данная сфера жестко регламентируется федеральным законодательством‚ нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива) и отраслевыми стандартами.

Правовая база формирования архивных фондов

Ключевыми документами‚ регулирующими формирование‚ организацию хранения‚ учет и использование архивных фондов‚ являются:

• Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах — определяют принципы формирования Архивного фонда Российской Федерации‚ права и обязанности субъектов архивного дела.
• Положение об Архивном фонде Российской Федерации — регламентирует состав‚ структуру и порядок комплектования фондов.
• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом) — основной методический документ для государственных и муниципальных архивов‚ музеев‚ библиотек и научных организаций.
• Приказ Росархива от № 24 — утверждает Методические рекомендации к Правилам‚ детализирующие процессы фондирования‚ систематизации и описания.

Согласно законодательству‚ цель формирования архивного фонда — обеспечение сохранности документов и их всестороннего использования в интересах граждан‚ общества и государства;

Ключевые понятия и определения

Архивный фонд

В легальном смысле (по определению Большой российской энциклопедии и нормативным актам) Архивный фонд — это совокупность архивных документов‚ сформированная в процессе деятельности организации (фондообразователя) или лица и предназначенная для постоянного хранения.

Фондирование (Фондовообразование)

Фондирование — это процесс определения и уточнения фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов. Как указано в Методических рекомендациях Росархива‚ это действие осуществляется‚ как правило‚ в источниках комплектования архива (у фондообразователей) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив.

Комплектование архива

Под комплектованием понимается целенаправленная деятельность по приему документов на хранение для создания и формирования архивного фонда организации. Цель — создание фонда‚ подлежащего хранению в архиве организации или передаче в государственный архив.

Этапы формирования архивного фонда

Процесс формирования фонда проходит несколько последовательных стадий‚ каждая из которых имеет свои процедурные особенности:

1. Определение фондовой принадлежности (Фондирование). Отнесение документов к фонду соответствующей организации или лица. Это базовый этап‚ реализуемый еще на стадии делопроизводства (составление номенклатуры дел‚ экспертиза ценности).
2. Экспертиза ценности документов. Проведение экспертизы ценности документов с истекающими сроками хранения экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК). Решение ЭПК является основанием для отбора документов на постоянное хранение (в Архивный фонд РФ) или уничтожения.
3. Систематизация и формирование единиц хранения. Объединение документов в дела (единицы хранения) в соответствии с принципом происхождения (provenance) и номенклатурой дел. Принцип происхождения диктует необходимость деления фонда на описи в соответствии со структурными частями фондообразователя.
4. Описание и учет. Создание поисковых приборов (описей‚ пуказателей‚ справочников) и внесение сведений в государственные реестры архивных фондов.
5. Передача на хранение. Передача сформированных фондов в государственные‚ муниципальные или ведомственные архивы.

Виды архивных фондов и специфика их формирования

Законы и нормативные акты выделяют несколько типов фондов‚ формирование которых имеет свою специфику:

Архивные фонды организаций (корпоративные фонды)

Формируются в процессе деятельности юридических лиц. Основной документ, номенклатура дел‚ утверждаемая руководителем организации по согласованию с экспертной комиссией или архивным органом. Процесс включает классификацию‚ сортировку документов в структурных подразделениях‚ систематизацию фондов‚ передачу на госхранение и уничтожение отобранных дел.

Документы личного происхождения (личные фонды/коллекции)

Регламентируются специальными Методическими рекомендациями по комплектованию‚ описанию‚ учету и использованию документов личного происхождения. Включают этапы: фондирование‚ систематизацию по видам документов‚ формирование единиц хранения. Важную роль играет контекст деятельности физического лица.

Объединенные архивные фонды

Согласно Правилам организации хранения‚ в целях рациональности допускается формирование объединенного архивного фонда из документов‚ образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций‚ действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности. Это позволяет сохранять контекст взаимосвязанных процессов.

Архивный фонд Российской Федерации

В него включаются документы‚ представляющие особую историческую‚ научную‚ культурную или иную ценность‚ на основании решения экспертно-проверочных комиссий специально уполномоченных органов‚ субъектов РФ‚ госархивов. Это высший уровень комплектования‚ обеспечивающий сохранность национального.documentary heritage.

Современные тренды: Электронные фонды и оптимизация

Современная архивная практика неразрывно связана с цифровизацией. Формирование электронного фонда пользования становиться приоритетным направлением. Это включает:

• Подготовку проектов методических документов по хранению и использованию электронных архивных фондов.
• Консультирование по оптимизации существующей модели документационного обеспечения;
• Создание систем электронного архива (ЭЛАР и аналоги) для обеспечения удаленного доступа и сохранности оригиналов.
• Высвобождение занимаемых площадей путем перевода документов в электронный вид (с соблюдением правовых требований к юридической значимости копий).

Роль государственных архивов (ГАРФ и др.)

Государственные архивы (например‚ ГАРФ) выполняют функции не только хранилищ‚ но и методических центров. Работа по фондированию осуществляется:

• В источниках комплектования (у фондообразователей) — консультации‚ проверка номенклатур‚ участие в ЭПК.
• В самих архивах — при приеме фондов‚ их научной обработке (описании‚ систематизации)‚ выявлении ошибок фондирования предыдущих лет.

Формирование архивных фондов — это не просто сдача дел в архив‚ а сложный юридический и организационно-технический процесс. Он начинается в момент создания документа (делопроизводство)‚ проходит через экспертизу ценности и систематизацию‚ и завершается включением в единую архивную систему государства. Строгое соблюдение принципа происхождения‚ нормативов Росархива и процедур экспертизы ценности является залогом того‚ что архивный фонд станет надежным источником информации для будущих поколений и эффективным инструментом управления в настоящем.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива‚ Основ законодательства РФ об архивном деле‚ Правил организации хранения и комплектования‚ а также Методических рекомендаций (актуально на 2026 год).