Процесс формирования дел — это ключевой этап архивного дела, обеспечивающий сохранность, системность и доступность документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. В муниципальных архивах данная процедура строго регламентируется федеральным законодательством, приказами Росархива и методическими рекомендациями. Ниже представлен подробный обзор основных аспектов формирования дел на актуальную дату .
Нормативно-правовая основа
Основным документом, регулирующим организацию хранения, комплектования, учета и использования документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Они разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Важным обновлением стал Приказ Министерства культуры РФ (Росархива) от № 77, введший новые правила хранения документов. Также действуют Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД, и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Понятие и сущность формирования дел
Согласно установленным определениям (п. 49 Правил, ГОСТ Р 51141-98):
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Это процесс объединения отдельных документов, связанных по происхождению, теме или виду, в единую архивную единицу хранения — дело. Номенклатура дел, утверждаемая в организации-источнике комплектования (фондообразователе), является основой для этого процесса.
Организационная структура: роль ЦЭК (ЭК)
Управление процессом формирования дел осуществляется через Центральную экспертную комиссию (ЦЭК) или экспертную комиссию (ЭК) организации.
- Председатель ЦЭК (ЭК) назначается из числа руководящих работников, курирующих делопроизводство и архив.
- Основные задачи ЦЭК (ЭК) при формировании дел:
- Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства (при составлении номенклатуры дел) и в процессе формирования дел.
- Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения.
- Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.
Экспертиза ценности — обязательный этап, предшествующий оформлению дела. Она определяет срок хранения (постоянный или временный) и судьбу документа.
Основные этапы формирования и оформления дел
Согласно п. 50 Правил (Приказ Росархива № 77) и методическим рекомендациям, процесс включает следующие последовательные действия:
- Группировка документов в дела по номенклатуре. Документы постоянного и временного срока хранения (срок более 10 лет) группируются в отдельные дела.
- Проведение экспертизы ценности и формирование документов в дела (определение срока хранения каждого дела).
- Внутреннее оформление дела:
- Полистный просмотр документов (проверка полноты, правильности исполнения, хронологического порядка).
- Нумерация листов дела.
- Составление оправки дела (внутренней и внешней) с реквизитами по ГОСТ Р 51141-98.
- Сшивка/переплетение дела.
- Составление архивной описи дел (инвентаризация). Опись формируется в электронном виде в соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов». Перед внесением в опись дело дважды просматривают полистно.
Требования к оформлению дел, поступающих в муниципальный архив
Муниципальный архив принимает на хранение только правильно оформленные дела. Ключевые требования (п. 3.6 Правил, Методические рекомендации):
- Полнота оформления: Дела постоянного или временного (сроком более 10 лет) хранения подлежат полному оформлению и описанию.
- Соответствие номенклатуре: Проверяется правильность формирования дел (соответствие рубрикам номенклатуры, отсутствие посторонних документов).
- Наличие описи: Передача дел сопровождается архивной описью (в электронном и/или бумажном виде).
- Акт приема-передачи: Оформляется акт приема-передачи дел на хранение.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения (делопроизводства) организации или архивистами организации-источника комплектования.
Сроки и порядок передачи дел в муниципальный архив
Организации-источники комплектования муниципальных архивов передают документы один раз в 5 лет после согласования номенклатуры дел с ЦЭК (ЭК) организации.
Порядок согласования:
- Составление и согласование номенклатуры дел с ЦЭК (ЭК) организации.
- Представление номенклатуры на согласование экспертно-проверочным комиссиям федеральных государственных архивов или уполномоченным органам исполнительной власти субъектов РФ.
- Формирование дел на основе утвержденной номенклатуры.
- Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в муниципальный архив.
Особенности формирования дел электронных документов
С переходом на электронное делопроизводство формирование дел электронных документов имеет свою специфику:
- Формирование происходит в электронных информационных системах (ЭИС/СЭД) на основе номенклатуры дел.
- Электронная архивная опись формируется в соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД.
- Имеются свои особенности хранения (обеспечение целостности, подлинности, читаемости форматов, защита от несанкционированного доступа).
- Передача в архив осуществляется путем переноса архивных пакетов (в формате, соответствующем стандартам, например, OAIS) в хранилище муниципального архива.
Типовые ошибки и контроль
На практике при формировании дел часто допускаются ошибки, которые выявляются при экспертизе или приеме в архив:
- Несоответствие состава дела рубрике номенклатуры (смешивание документов разных рубрик).
- Отсутствие экспертизы ценности (не проставлены сроки хранения на оправках).
- Нарушение хронологии внутри дела.
- Неполное оформление оправки (отсутствие реквизитов: шифр дела, даты начала/окончания, количество листов, подписи ответственных).
- Отсутствие или некорректная архивная опись.
- Передача дел с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению, без акта отбора к уничтожению.
Контроль за правильностью формирования дел осуществляется ЦЭК (ЭК) организации ежегодно, а также архивом-приемщиком при передаче.
Формирование дел в муниципальном архиве — это не просто сшивка бумаг, а сложный юридически значимый процесс, начинающийся на стадии делопроизводства в фондообразователе. Качественное формирование дел на основе утвержденной номенклатуры, с обязательной экспертизой ценности и полным оформлением по ГОСТ и Приказу Росархива № 77, является гарантией сохранности документального наследия и возможности его дальнейшего эффективного использования. Работники архивов и служб делопроизводства должны внимательно отслеживать изменения в нормативной базе (актуальная редакция Правил, новые методические рекомендации ВНИИДАД) для обеспечения соответствия архивных фондов современным требованиям.