Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Комплектование архивов, это системный и непрерывный процесс формирования архивных фондов, направленный на обеспечение полноты, достоверности и доступности документального наследия для государства, общества и отдельных граждан. Данная деятельность регулируется сложной системой нормативных правовых актов и требует высокой профессиональной компетенции архивистов.

Правовая основа комплектования

Деятельность по комплектованию архивов строится на иерархии нормативных актов:

Федеральный уровень: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 15, 16), Постановление Правительства РФ от № 1387 «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в архивы».
Региональный уровень: Законы субъектов РФ об архивном деле (например, Закон Московской области от № 65/2007-ОЗ, Закон города Москвы от ). Они уточняют порядок взаимодействия с органами местного самоуправления и региональными госучреждениями.
Отраслевой уровень: Приказы Росархива, отраслевые инструкции по архивному делу (например, для архивов министерств, ведомств, банков, оборонных предприятий).
Местный уровень: Положения об архивах конкретных организаций, утвержденные руководителями.

Ключевой принцип: Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, подлежат обязательной передаче в государственные архивы по истечении сроков их хранения в организации-создателе (п. 1 ст. 14 ФЗ-125).

Основные источники комплектования архивных фондов

Архивы пополняются за счет нескольких основных потоков документов:

Организации-создатели (ведомственные архивы): Государственные органы, местное самоуправление, госучреждения, госкорпорации, организации с долей госучастия 100%. Передача осуществляется по истечении установленных сроков хранения (обычно 10 лет для дел постоянного хранения и по истечении сроков временного хранения для остальных).
Ликвидированные и реорганизованные организации: Документы передаются в архивы в порядке правопреемства (ст. 15 ФЗ-125). Это критический момент для предотвращения утраты документов при банкротстве или слиянии предприятий.
Частные лица и общественные объединения: Документы личного происхождения (дневники, переписка, фото, аудиовидеозаписи), архивы общественных движений, партий, фондов (передача на условиях договора дарения или хранения).
Международный обмен и возвращение: Возвращение вывезенных культурных ценностей, получение копий документов из зарубежных архивов.
Веб-архивирование и сбор «рожденных цифровых» документов: Современный источник, официальные сайты госорганов, соцсети, порталы открытых данных.

Этапы процесса комплектования

Выявление и учет документов, подлежащих передаче

Работа начинается задолго до физической передачи дел. Архив ведет реестр организаций-создателей и планирует приемку на год вперед.

Анализ отчетов об исполнении планов передач.
Выездные инспекции (аудиты) состояния делопроизводства в организациях-создателях (п. 2.3 Постановления Правительства Москвы от № 261-ПП и аналогичные акты в регионах).
Консультирование специалистов организаций по экспертизе ценности документов (акта отбора/уничтожения).

Подготовка документов к передаче (в организации-создателе)

Ответственность за подготовку лежит на руководителе организации-создателе и ответственном за архивное дело сотруднике:

Сборная экспертиза ценности документов (формирование экспертной комиссии).
Оформление дел: проверка нумерации, заголовочек, состояния бумаги, скрепления.
Составление описей (номенклатур) в 2-х экземплярах (для архива и для организации).
Упаковка в архивные короба с этикетировкой.

Приемка документов в архиве (внутренняя приемка)

Это ключевой этап, фиксирующий переход прав собственности и ответственности за сохранность:

Внешний осмотр: Соответствие описи фактическому составу дел, целостность коробов, отсутствие следов биоповреждения, влаги, грязи.
Внутренняя ревизия (выборочная/полная): Проверка полноты дел, хронологических границ, секретности, наличия лишних документов.
Оформление акта приема-передачи: Двусторонний документ (Акт приема-передачи дел в архив), подписываемый комиссией архива и представителем организации-создателя.
Присвоение фондовым номерам: Внесение сведений в Общий учет фондов (ОУФ), присвоение индексов (фонд, опись, дело).

Размещение и учет

Расстановка дел по местам хранения (стационарные стеллажи, мобильные стеллажи, специализированные хранилища для фото/пленки/дисков).
Внесение данных в автоматизированную систему учета (АИС «Архив», «ЭЛАР», «КОДА» и др.).
Научная обработка: составление справочных приборов (путеводителей, тематических указателей, карточек учетов хранения).

Специфика комплектования электронными документами

С вступлением в силу поправок к ФЗ-125 и приказам Росархива (Приказ Росархива от № 83), комплектование электронными документами (ЭД) приобрело статус приоритетного направления.

Особенности процесса:

Форматы: Только открытые форматы (PDF/A, XML, TIFF, CSV, WAV/FLAC для аудио) для обеспечения долгосрочного доступа.
Целостность и подлинность: Обязательное использование электронных подписей (ЭП), хэш-сумм (SHA-256), меток времени.
Метаданные: Передача не только файлов, но и структурированных метаданных (профили Dublin Core, EAD, ISAD(G) или профили Росархива).
Системы хранения: Размещение в доверенных электронных архивах (ДЭА) или федеральных/региональных архивных информационных системах.
Удаленное пользование: С 2025 года (утверждено Правительством РФ в июле 2025 г.) регламентируется порядок и плата за удаленное пользование электронными документами, что стимулирует архивы к качественной оцифровке и выкладыванию фондов в сеть.

Актуальные проблемы и направления совершенствования

На совещаниях и семинарах (например, семинар в ЦГАОО РБ, выступления П. Тищенко в СПб) регулярно поднимаются следующие вызовы:

Проблема	Описание	Пути решения
Низкое качество подготовки дел в организациях	Отсутствие квалифицированных архивистов, игнорирование инструкций по оформлению, передача «как есть».	Усиление выездного контроля, обучение кадров, внедрение штрафных санкций за неисполнение планов передач.
Потеря документов при ликвидации/банкротстве	Документы коморганизаций часто выбрасываются или хищятся на стадии конкурсного производства.	Взаимодействие с арбитражными управляющими, судебная охрана прав архивов, внесение сведений в ЕФРСБУЛ о наличии архивов.
Объемы «рожденных цифровых» данных	Традиционные методы экспертизы и приемки не масштабируются на терабайты данных госорганов.	Автоматизация отбора (AI/ML), внедрение непрерывного архивирования (Continuous Archiving) из систем ЭДО/СЭД.
Комплектование архивами общественных объединений и частных лиц	Спонтанность, отсутствие системной работы с донорами, правовые риски (персональные данные, тайны).	Активная просветительская работа, заключение договоров дарения/хранения при жизни доноров, работа с наследников.
Дефицит хранилищных площадей	Физическое отсутствие мест для размещения поступающих фондов (особенно в регионах).	Строительство новых хранилищ, мобильные стеллажи, массовая оцифровка с последующим уничтожением оригиналов временного хранения (где законно).

Документальное оформление результатов комплектования

Результатом работы является пакет документов, подтверждающий законность и полноту пополнения фонда:

Акт приема-передачи дел в архив (основной правовой документ).
Опись дел (номенклатура) — в 2-х экземплярах, с указанием шифров хранения.
Ведомость передаваемых дел (для внутреннего учета архива).
Справка о передаче дел в архив (для организации-создателя для снятия с баланса/учета).
Протокол сбора экспертизы (хранится в организации-создателе, копия в архиве).
Карточки учета хранения дел (ф. № 28) — заводится на каждое дело при размещении.

Комплектование архивов документами Архивного фонда, это не просто логистическая операция по перемещению коробов. Это сложный правовой, организационный и технологический процесс, обеспечивающий сохранность национальной памяти.

Успех современного комплектования зависит от трех факторов:

Правовой дисциплины организаций-создателей (своевременная экспертиза и передача).
Профессионализма архивистов (умение работать и с бумажным, и с электронным документом, знание законодательства).
Технологического оснащения (АИС, ДЭА, оборудование для оцифровки, климат-контроль хранилищ).

Только системный подход, закрепленный в региональных законах (как Закон Московской области № 65/2007-ОЗ) и федеральных нормах, позволяет гарантировать, что документы сегодня станут надежным источником истории завтрашнего дня.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ФЗ-125, Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива), регионального нормативного правового акта (Закон МО № 65/2007-ОЗ) и общей архивной практики на 2026 год.