Дата подготовки:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Подготовка документов к передаче
3. Составление и согласование описи
4. Этапы передачи в архив
5. Учет и хранение в архиве
6. Электронные решения (1С, Directum RX и др․)
7. Лучшие практики и типовые формы

Нормативно‑правовая база

Для организации процесса приёма документов в архив предприятия необходимо опираться на следующие нормативные акты:

• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв․ приказом Росархива от № 77)․
• Приказ Росархива от № 237 «Об утверждении Перечня типовых документов Национального архивного фонда»․
• Постановление Минюста РФ от № 140 (для компаний, работающих в РБ – аналогичный перечень)․
• КонсультантПлюс, § 7․2 «Подготовка и передача документов в архив» – требования к подписи, дате и количеству передаваемых дел․
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства по приёму документов личного происхождения․

Все перечисленные документы определяют:

1. Сроки хранения (постоянное, временное, срочное)․
2. Требования к оформлению регистрационных картотек и программных средств․
3. Порядок согласования и подписания описи․
4. Ответственность за передачу и прием документов․

Подготовка документов к передаче

Подготовительный этап включает в себя несколько ключевых действий:

Идентификация дел, подлежащих передаче

• Определить перечень дел согласно перечню типовых документов (например, кадровые, бухгалтерские, договорные, проектные)․
• Проверить сроки хранения: временное хранение (до 5 лет), постоянное (более 10 лет) и специальные сроки․
• Отметить делам статус «к передаче», «к уничтожению», «к реструктуризации»․

Формирование регистрационных картотек

Для каждого передаваемого делопакетного блока необходимо подготовить:

• Картотеку‑реестр (бумажный или электронный вариант)․
• Программные средства (базы данных, электронные архивы), если они содержат информацию о передаваемых документах․

Проверка полноты и целостности

Контрольные листы позволяют убедиться, что в комплекте нет пропусков:

1. Сравнить фактическое количество дел с данными описи․
2. Проверить наличие подписей ответственных лиц․
3. Убедиться в отсутствии запрещённых к передаче материалов (секретные, ограниченные)․

Составление и согласование описи

Опись – основной документ, фиксирующий состав передаваемых дел․

Структура описи

Согласование

• Опись согласуется в системе электронного документооборота (1С:Документооборот, Directum RX, SAP)․
• Ответственный сотрудник подписывает опись электронной подписью․
• Архивист подтверждает прием подписью и датой․

Этапы передачи в архив

Процесс передачи делится на четыре основные стадии:

1. Подготовительный контроль – проверка комплектности, соответствия описи․
2. Физическая передача – упаковка дел в коробки/корзины, маркировка (штрих‑коды, номера)․
3. Регистрация в архиве – архивист вносит запись в журнал приёма, присваивает архивный номер․
4. Подтверждение приёма – подпись получателя, выдача акта приёма‑передачи (в бумажном и/или электронном виде)․

В соответствии с КонсультантПлюс, § 7․2, в конце каждого экземпляра описи указываются:

• Количество фактически принятых дел (цифрами и прописью)․
• Дата приёма‑передачи․
• Подписи заведующего архивом и лица, передающего дела․

Учет и хранение в архиве

После приёма документы переходят в стадию учёта и хранения:

• Вводятся в архивный фонд с указанием места хранения (полка, ящик, электронный архив)․
• Создаётся регистрационная картотека (бумажная/электронная) – основной справочный документ․
• Для электронных материалов фиксируются метаданные (формат, размер, контрольные суммы)․
• Устанавливается срок уничтожения (по нормативам) и формируется план ревизий․

Электронные решения (1С, Directum RX и др․)

Современные ИТ‑системы позволяют автоматизировать почти все этапы приёма документов:

1С:Документооборот

• Функция отбора дел для передачи в архив и выделения дел к уничтожению․
• Автоматическое определение сроков хранения по номенклатуре дел․

Directum RX

• Гибкая настройка бизнес‑процесса «Приём‑передача‑архив» (можно добавить дополнительные согласующие)․
• Подтверждение описи электронными подписями всех участников․
• Интеграция с системами электронного архива (ЭАЭ, ЭДО)․

Прочие инструменты

• Электронные архивы (ЭАЭ) – хранение сканов и метаданных в облаке․
• Системы контроля доступа (RBAC) – ограничение прав на просмотр/изменение архивных материалов․

Лучшие практики и типовые формы

Типовая инструкция по подготовке и передаче документов

Содержание инструкции (пример):

1. Назначение и область применения․
2. Ответственные лица (руководитель подразделения, архивист, ИТ‑специалист)․
3. Порядок формирования описи и регистрационных картотек․
4. Требования к упаковке и маркировке․
5. Этапы согласования и подписи․
6. Процедура ввода в архивный фонд и учёта․
7. Контрольные сроки и план ревизий․

Примерный акт приёма‑передачи

Акт приёма‑передачи документов в архив
Место: ____________

Передал(а): ______________________ (ФИО, должность)
Принял(а): ______________________ (ФИО, должность, зав․ архивом)

Перечень переданных дел (по описи № ___):
№ | Наименование | Кол-во листов | Срок хранения
---|--------------|---------------|---------------
1 | Договор № 12/2020 | 12 | Постоянный
2 | Трудовые книжки | 150 | Постоянный
․․․

Подписи:
_____________________/_____________________
(Передавший) (Принявший)

Контрольные листы

• «Проверка комплектности» – сравнение фактического количества с описью․
• «Список согласующих» – фиксирует даты и подписи всех участников․
• «План уничтожения» – формируется после окончания срока хранения․

Приём документов в архив предприятия – это многоэтапный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и точного документального оформления․ При правильной организации работы:

• Сокращается риск потери или искажения информации․
• Обеспечивается юридическая защита компании․
• Упрощается последующее использование архивных материалов (поиск, выдача, анализ)․
• Снижается нагрузка на персонал за счёт автоматизации (1С, Directum RX и др․)․

Следуя изложенным рекомендациям и используя типовые формы, предприятие сможет построить надёжную и эффективную систему архивного хранения, отвечающую требованиям законодательства РФ и международных стандартов․

Автор: виртуальный помощник ChatGPT, 2026