Процесс приема дел в архив организации — это строго регламентированная процедура, обеспечивающая сохранность документационного фонда, его учет и возможность быстрого поиска․ Прием дел в архив организации производится по утвержденному графику, на основании сдаточных описей и в строгом соответствии с законодательством в области архивного дела․
В данной статье подробно разберем нормативную базу, алгоритм действий, категории документов, подлежащих передаче, а также оформление сопроводительной документации․
Нормативная правовая основа
Деятельность по приему и хранению документов в организациях регулируется иерархией нормативных актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы формирования и использования архивных фондов․
- Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015)․
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по комплектованию, учету и хранению дел в государственных архивах» (применяется по аналогии в ведомственных и организационных архивах)․
- ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартов․ Архивное дело․ Основные понятия и термины»․
- Внутренние документы организации: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, График приема-передачи документов․
Ключевые положения Правил 2015 (пп․ 4․1, 4․2):
- Передача документов в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений․
- График утверждается руководителем организации (генеральным директором) ежегодно накануне нового рабочего года․
- Документы передаются в архив после завершения дела в делопроизводстве с истечением сроков хранения в структурных подразделениях (оперативном хранении)․
Категории документов, подлежащих приему в архив
Не все документы организации попадают в архив․ В архив организации принимаются только документы архивных категорий хранения:
- Документы постоянного хранения (в т․ч․ со сроком «До ликвидации организации»)․
- Документы со сроком хранения свыше 10 лет (например, 50 лет, 75 лет)․
- Документы по личному составу (личные дела, служебные записки, приказы о приеме/увольнении, листы учета рабочего времени и др․), независимо от срока хранения, если они относятся к кадровым архивным фондам․
Важное ограничение: Документы со сроками хранения до 10 лет включительно («пятилетки», «трехлетки») в архив не принимаются, за исключением исключительных случаев․
Исключительность должна быть подтверждена распоряжением/приказом руководителя компании․ Превращение исключения в норму недопустимо — ответственность за хранение таких дел несет структурное подразделение до истечения срока или утилизации․
Сроки и периодичность приема (График)
Временной лаг (Период передачи)
Согласно установленной практике и рекомендациям Росархива, период передачи дел в архив составляет от 1 года до 3 лет после завершения дела в делопроизводстве․
Пример на 2023 год: В архив принимаются документы, датированные 2021 годом и ранее (при 2-летнем лаге) или 2020 годом и ранее (при 3-летнем лаге)․
Особый случай: Если архив организации только создается и в нем нет документов, принимаются все документы архивных категорий, завершенные делопроизводством к моменту начала приема (например, 2021 год и ранее)․
Утверждение и согласование графика
График приема-передачи документов — это основной организационный документ, по которому производится прием․
- Разрабатывается: архивистом / ответственным за архив․
- Согласовывается: с заместителями руководителя по направлениям деятельности и начальниками структурных подразделений․
- Утверждается: приказом (распоряжением) генерального директора (руководителя организации)․
- Доводится: до сведения начальников подразделений в императивном порядке (под роспись)․
Унифицированной формы графика не существует․ Организация разрабатывает его самостоятельно (обычно в виде таблицы)․
Структура графика (Пример)
| Структурное подразделение | Период приема (даты) | Ответственное лицо (передает) | Ответственное лицо (принимает ౼ архивист) | Примечание (объем дел) |
|---|---|---|---|---|
| Отдел кадров | 10․01 – 20․01 | Иванова И․И․ | Петров П․П․ (архивист) | Крупный объем (срок хранения 50/75 лет) |
| Бухгалтерия | 21․01 – 25․01 | Сидоров С․С․ | Петров П․П․ | Средний объем |
| Отдел продаж | 26․01 – 27․01 | Козлов К․К․ | Петров П․П․ | Малый объем / возможно отсутствие архивных дел |
Особенности распределения времени:
- Подразделениям с большим объемом архивных дел (кадры, секретариат, правовой департамент) выделяется больше дней․
- Подразделениям без архивных категорий — минимум времени или исключаются из графика․
- Время в графике выделяется на процедуру приемки-передачи (выверку описей, осмотр единиц хранения, транспортировку), а НЕ на формирование дел․ Формирование дел — это оперативное хранение, которое ведется постоянно в течение года․
Алгоритм приема-передачи документов (Пошаговый процесс)
Процедура приема дел в архив включает следующие этапы:
- Подготовка дел в структурном подразделении (заранее):
- Сборка дел по номенклатуре․
- Прошивка, оформление корешков, нумерация листов․
- Составление сдаточной описи (формы № 108-У или собственная, утвержденная в организации)․
- Заявка на приемку: Начальник подразделения в установленные графиком даты направляет уведомление архивисту о готовности дел․
- Выверка сдаточной описи (Камеральная проверка): Архивист проверяет опись на соответствие номенклатуре, правильность заполнения реквизитов, полноту сведений о сроках хранения․
- Натурная проверка единиц хранения: Архивист осматривает дела: наличие корешков, качество прошивки, целостность листов, соответствие содержимого описи․
- Подписание акта приема-передачи (Сдаточной описи): При отсутствии замечаний сдаточная опись подписывается:
- Ответственным лицом подразделения (передавшим)․
- Архивистом (принявшим)․
- При необходимости — руководителем архива/организации․
Сдаточная опись в 2-х экземплярах: 1 — в архив (к делам), 2 — в подразделение (на хранение до подтверждения утилизации копий или бессрочно)․
- Транспортировка и размещение: Перемещение дел в архивное помещение, расстановка по стеллажам согласно адресному учету․
- Учет в архиве: Внесение сведений в реестры учета (фундаментовые описи, карточки учета единиц хранения, электронные базы данных)․
Оформление сдаточной описи — главный документ приема
Сдаточная опись играет роль акта приема-передачи как бумажных, так и электронных документов․ Ее правильное заполнение, залог законности передачи․
Обязательные реквизиты сдаточной описи (согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016 и типовым формам):
- Наименование организации․
- Наименование структурного подразделения (передающего)․
- Год (период) документов․
- Номер описи (сквозной по организации или по подразделению)․
- Табличная часть:
- Порядковый номер дела․
- Индекс дела (шифр номенклатуры)․
- Заголовок дела (точно по номенклатуре)․
- Даты начала и окончания дела․
- Количество листов в деле․
- Срок хранения (в годах / «Постоянный» / «До ликвидации»)․
- Примечание (наличие приложений, особенности состояния)․
- Подписи: составившего опись, начальника подразделения, архивиста, принявшего дела․
- Дата составления․
Специфика электронных дел:
Для электронных документов сдаточная опись формируется в информационной системе электронного документооборота (ИСЭД) или в специализированном ПО для электронного архива․ Она должна содержать сведения об электронных файлах (формат, объем, хеш-суммы для контроля целостности) и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственных лиц․
Ответственность сторон
| Сторона | Зона ответственности | Последствия нарушения |
|---|---|---|
| Структурное подразделение (Начальник) | Дисциплинарная ответственность (ст․ 192 ТК РФ), административная (ст․ 13․10 КоАП РФ — нарушение правил ведения делопроизводства), материальная (при утере)․ | |
| Архивист / Ответственный за архив | Дисциплинарная, административная (ст․ 13․10 КоАП РФ), уголовная (ст․ 226 УК РФ, незаконное истребление или утайка архивных документов)․ | |
| Руководитель организации | Административная ответственность (штрафы на должностных лиц до 5000 руб․, на юрлица до 50 000 руб․ по ст․ 13․10 КоАП РФ)․ |
Частые ошибки при приеме дел в архив
- Прием дел без графика или с нарушением сроков графика․
- Прием «неархивных» дел (срок хранения до 10 лет) без обоснованного приказа руководителя․
- Прием дел с дефектами оформления: непрошитые, без корешков, с испорченными листами, несоответствие описи содержимому․
- Отсутствие сдаточной описи или ее заполнение «на коленке» при приемке․
- Несвоевременное формирование фондовых описей в архиве после приема дел (накопление «завала» непроинвентаризированных дел)․
- Игнорирование электронных документов: передача только бумажных носителей при наличии оригиналов в электронном виде (или наоборот) без единого акта․
Таким образом, прием дел в архив организации производится по ежегодно утверждаемому графику, на основании сдаточных описей и только в отношении документов архивных категорий хранения (свыше 10 лет, постоянные, по личному составу)․
Соблюдение данной процедуры, это не формальность, а гарантия:
- правовой защищенности организации;
сохранности корпоративной памяти;
выполнения требований аудиторов, инспекций и судов;
оптимизации офисного пространства (освобождение рабочих зон от архивных дел)․
Ключ к успеху — планирование (график), дисциплина подразделений (формирование дел заранее) и профессионализм архивиста (качественная приемка и учет)․
Статья подготовлена на основании ФЗ-125, Приказа Минкультуры № 526, ГОСТ Р 7․0․97-2016 и методических рекомендаций Росархива․ Актуально на ․