Прием документов на хранение в архив, это строго регламентированный процесс, обеспечивающий сохранность, учет и доступность архивных фондов․ В Российской Федерации данная процедура регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива, а также отраслевыми стандартами (ГОСТ Р 7․0․100-2018, ГОСТ Р 7․0․8-2013 и др․)․ Нарушение порядка приема может привести к утрате документов, юридическим рискам и административной ответственности․

Нормативная правовая база

Основные документы, определяющие правила приема:

• ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст․ 15, 16, 22) — базовые принципы формирования и приема фондов․
• Приказ Росархива от № 125 «Об утверждении Типовых требований к составу и параметрам архивных фондов․․․» (для гос․ архивов)․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» (для ведомственных/корпоративных архивов)․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Архивное дело․ Термины и определения»․
• ГОСТ Р 7․0․8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․ Общие требования к подготовке к приему на хранение»․
• Перечень типовых управленческих архивных документов, подлежащих приему в архивы федерального значения, с указанием сроков их хранения (утв․ Росархивом)․

Этапы процесса приема документов

Процесс можно разделить на 5 ключевых этапов:

1. Подготовительный этап (в структурном подразделении/делопроизводителе);
2. Внутренняя экспертиза и актирование (проверка полноты и оформления)․
3. Передача в архив (физическая передача под опись)․
4. Приемо-сдаточные работы в архиве (проверка, учет, размещение)․
5. Оформление документации о приеме (акты, описи, запись в учетные журналы)․

Подготовительный этап (у формирователя)

Перед сдачей в архив документы должны быть:

• Сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел (утвержденной ежегодно)․
• Оформлены по ГОСТ Р 7․0․97-2016 (переплет, нумерация листов, заполнение титульных листов дел, вкладышей)․
• Проверены на полноту: нет ли вырванных листов, подписей, печатей, приложений․
• Прошли экспертизу ценности/сроков хранения (заполнены акты экспертизы, присвоены сроки хранения: временные, до 10/30/50/75 лет или постоянные)․
• Описаны (составлена опись дел, Форма № 1-Арх или иная утвержденная форма)․

Внутренняя экспертиза и актирование

Комиссия по экспертизе документов организации проверяет дела перед сдачей․ Составляется Акт экспертизы документов (по форме организации или типовым)․ В акте фиксируется: название дела, даты, количество листов, срок хранения, категория ценности․

Передача в архив (Акт приема-передачи)

Физическая передача документов оформляется Актом приема-передачи дел на хранение в архив организации (Форма № 2-Арх или собственная форма, утвержденная в учетной политике)․

Обязательные реквизиты акта:

• Наименование организации-передающей и архива-принимающего․
• Дата составления акта․
• Табличная часть: номер дела по описи, шифр/индекс дела, заглавие дела, даты начала/окончания, количество листов, срок хранения, примечания․
• Подписи ответственных лиц: руководителя передающей стороны, архивариуса/ответственного за архив принимающей стороны, членов комиссии;
• Печати (при наличии)․

Приемо-сдаточные работы в архиве (Внутренний контроль)

Архивариус принимающей стороны проводит внутреннюю приемку в течение установленного срока (обычно 5–10 рабочих дней):

1. Сверка с описью: наличие всех дел, соответствие заглавий, дат, количества листов․
2. Проверка физического состояния: целостность переплетов, читаемость текстов, отсутствие плесени, повреждений, скрепок (их нужно удалить/заменить на нитку)․
3. Проверка оформления: правильность заполнения титульных листов, вкладышей, наличие подписей на последних документах дела․
4. Проверка сроков хранения: соответствие утвержденной номенклатуре․

Результат: Составляется Акт приемо-сдаточной проверки (внутренний документ архива)․ При выявлении несоответствий составляеться Акт расхождений, дела возвращаются формирователю на доработку․

Учет и размещение (Финальная стадия)

После успешной проверки:

• Дела вносятся в Учетную книгу приема дел на хранение (Форма № 3-Арх) или автоматизированную систему (АИС «Архив», 1С:Архив и др․)․ Присваиваются учетные номера (фонд, опись, дело)․
• Опись утверждается руководителем архива/организации (ставится виза, дата, подпись)․
• Дела размещаются в хранилищах по системному месту хранения (стеллаж, секция, полка) с занесением координат в учетную систему/описание․
• Один экземпляр описи и акта приема-передачи остается в архиве, второй — у передающей стороны (или в архиве в 2-х экземплярах для разных фондов)․

Особенности приема различных категорий документов

Документы на бумажном носителе

Классический порядок, описанный выше․ Критично: качество бумаги, отсутствие металлических скрепок (коррозия), правильный переплет (нить № 10 или 20), прошивка в папки-обложки для дел более 15–20 листов․

Электронные документы и файлы (ЭД/ЭФ)

Регулируется Приказом Минкультуры России от № 2768 (для гос․ архивов) и ГОСТ Р 7․0․103-2021․

• Прием осуществляется в Электронном архиве (ЭА) / СЭД․
• Требуется Электронная опись (XML-формат по стандарту СМЭВ/Росархива)․
• Проверка электронной подписи (ЭП) на валидность и достоверность․
• Проверка форматов файлов (PDF/A, TIFF, XML, JPEG2000 — форматы длительного хранения)․
• Контроль контрольных сумм (хэш-сумм MD5/SHA-256) для гарантии неизменности․
• Акт приема-передачи подписывается усиленной квалифицированной ЭП обеих сторон․

Документы на нестандартных носителях (фото, аудио, видео, микропленки, карты)

• Прием по специальным описям (фотодокументы, кинофотофонды)․
• Обязательное наличие сопроводительной документации (метаданных): автор, дата, место, содержание, технические параметры съемки․
• Проверка физического состояния носителя (пленка: синдром уксуса, виниловая болезнь; магнитные ленты: липкость, размагничивание)․
• Рекомендуется оцифровка для доступа и сохранения оригинала․

Типичные ошибки и нарушения при приеме

Сроки сдачи документов в архив

Согласно ст․ 22 ФЗ № 125-ФЗ и Приказу Росархива № 236:

• Государственные архивы: Документы с истекшими сроками хранения в ведомствах (обычно 10, 30, 50, 75 лет) сдаются в установленные сроки (часто ежегодно до 1 марта года, следующего за годом окончания срока хранения в ведомстве)․
• Архивы организаций (корпоративные/ведомственные): Дела сдаются в архив организации ежегодно после завершения дела (обычно после 1 января следующего года), но не позднее установленного внутренним распоряжением срока․
• При реорганизации/ликвидации: Все документы сдаются в архив правопреемника или государственный архив в сроки, установленные законодательством (для ликвидации — до принятия решения о ликвидации)․

Ответственность сторон

• Передающая сторона (формирователь): Ответственна за достоверность, полноту, правильное оформление и своевременную сдачу документов до момента подписания акта приема-передачи․
• Принимающая сторона (архив/архивариус): Ответственна за сохранность документов с момента подписания акта, за проведение приемо-сдаточной проверки, учет, обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность) и предоставление доступа․

Чек-лист для архивариуса при приеме (Краткая шпаргалка)

1. [ ] Получены Акт приема-передачи (2 экз․) и Опись дел (2 экз․)․
2. [ ] Подписи на акте и описи есть у передающей стороны и у архивариуса․
3. [ ] Количество дел в акте = количеству дел в описи = фактическому количеству переданных дел․
4. [ ] Проверено физическое состояние каждого дела (переплет, листы, скрепки, загрязнения)․
5. [ ] Проверено оформление титульных листов дел (ГОСТ Р 7․0․97)․
6. [ ] Сроки хранения в описи соответствуют Номенклатуре организации․
7. [ ] Составлен Акт приемо-сдаточной проверки (внутренний)․
8. [ ] При расхождениях: составлен Акт расхождений, дела возвращены/доработаны․
9. [ ] Дела внесены в Учетную книгу приема (Ф․ 3-Арх) / АИС․ Присвоены фонд/опись/дело․
10. [ ] Опись утверждена руководителем (виза)․
11. [ ] Дела размещены на стеллажах, координаты занесены в учетную систему․
12. [ ] Один комплект документов (акт, опись) передан представителю передающей стороны под роспись․

Порядок приема документов на хранение, это не просто бюрократическая формальность, а фундамент надежности архивного фонда․ Качественная подготовка дел формирователем и тщательная приемо-сдаточная работа архивариуса гарантируют, что документы будут сохранены, учтены и доступны для использования на протяжении всего установленного срока хранения․ Регулярное обучение делопроизводителей, использование современных АИС «Архив» и строгое соблюдение ГОСТов и приказов Росархива, залог отсутствия проблем при ревизиях, аудитах и предоставлении архивных справок․

Примечание: Данная статья носит обобщающий характер․ Для конкретной организации необходимо разработать и утвердить Внутреннюю инструкцию по порядку приема документов в архив с учетом отраслевой специфики, используемого ПО и структуры архива․