Процесс приема музейных предметов в архивах — это сложная, многоступенчатая процедура, регулируемая законодательством в области архивного дела и muzeеведения, а также внутренними нормативными документами учреждения. В отличие от стандартных архивных документов (дел, карт, фотографий), музейные предметы (предметные источники) требуют специальных условий хранения, особого учета и научной обработки. В данной статье подробно рассматриваются этапы приема, необходимый пакет документов и ключевые нюансы, на которые необходимо обратить внимание специалистам.

Нормативно-правовая база

Деятельность по приему музейных предметов строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статьи 16, 17, 22).
• Федеральный закон от № 173-ФЗ «Об экспорте и импорте культурных ценностей» (если предметы пересекают границу).
• Федеральный закон от № 124-ФЗ «О muzeеном фонде Российской Федерации и muzeях в Российской Федерации».
• Приказ Минкультуры России от № 1787 «Об утверждении Инструкции по учету, каталогизации, научной обработке и хранения музейных предметов музейного фонда Российской Федерации» (далее — Инструкция № 1787).
• Внутренние положения архива: «Положение о фондовой комиссии», «Правила приема документов и предметов на хранение», инвентаризационные инструкции.

Основные основания для приема

Музейные предметы могут поступить в архив по следующим основаниям (согласно ст. 16 Закона № 125-ФЗ и Инструкции № 1787):

1. Передача от государственных органов, организаций (по итогам экспертизы ценности документов и предметов).
2. Дарственная передача (дарение) от физических или юридических лиц.
3. Покупка за счет бюджетных средств или внебюджетных источников.
4. Обмен с другими архивами или музеями.
5. Передача в порядке универсального правопреемства (наследие).
6. Изъятие в случаях, предусмотренных законом (например, при ликвидации организации-владельца).
7. Находка / Сокровищница (по решениям уполномоченных органов).

Этапы процедуры приема

Процесс приема можно разделить на пять ключевых этапов:

Этап 1: Предварительная экспертиза и принятие решения

Перед физической передачей предмета проводится предварительная оценка:

• Идентификация: определение вида предмета, датировки, материала, автора (если известен), состояния сохранности.
• Проверка правовой чистоты: подтверждение права владения передающей стороной (договоры дарения, акты приема-передачи, свидетельства о праве собственности).
• Экспертиза музейной ценности: проводится Фондовой комиссией архива. Оценивается историческая, научная, художественная, памятная ценность предмета.
• Решение Фондовой комиссии: протокол заседания, в котором фиксируется решение о приеме (или отказе) с указанием инвентарного номера (или диапазона номеров), фонда, в который попадает предмет, и ответственного хранителя.

Этап 2: Физическая передача и осмотр (Приемо-сдаточная комиссия)

На этом этапе формируется Приемо-сдаточная комиссия (состав утверждается приказом директора архива). В ее состав обязательно входят: хранитель фонда, реставратор (или консерватор), представитель администрации, при необходимости — охранник/сменный администратор.

Действия комиссии:

• Сверка предметов с описью/перечнем, представленным передающей стороной.
• Внешний осмотр на предмет механических повреждений, биологических поражений (плесень, насекомые), следов реставрации.
• Составление Акта приема-передачи музейных предметов (формы по Приказу Минкультуры или собственная форма архива, согласованная с юристами). В акте указываются: наименование, краткое описание, габаритные размеры, вес, материал, состояние сохранности (отличное, хорошее, удовлетворительное, плохое), фотофиксация повреждений.
• Если выявлены расхождения или скрытые дефекты — составляется Акт расхождений или Акт осмотра состояния сохранности.

Этап 3: Карантин и санитарная обработка (Критически важно!)

Ни в коем случае нельзя размещать поступившие предметы в основных фондах без карантина.

• Срок карантина: обычно 14–30 дней (в зависимости от вида материала и состояния).
• Цель: выявление скрытых биологических заражений (грибок, клещи, личинки насекомых), высыхание влажных предметов, адаптация к микроклимату хранилища.
• Обработка: при необходимости — газация, аноксидизация, сушка, механическая чистка (только квалифицированным реставратором).
• Ведется Журнал карантина с отметками о дате поступления, мерах обработки, дате выпуска в основной фонд.

Этап 4: Учет и научная обработка (Инвентаризация и каталогизация)

Согласно Инструкции № 1787, учет музейных предметов ведется на трех уровнях:

Ключевые атрибуты инвентаризации (обязательные поля):

• Инвентарный номер (присваивается один раз навсегда).
• Наименование предмета (официальное, устоявшееся).
• Датировка (год, век, точная дата если известна).
• Место создания / происхождения.
• Материал и техника изготовления.
• Габариты (Высота x Ширина x Глубина/Диаметр в мм/см) и вес.
• Описание (иконоография, надписи, печати, марки, состояние).
• История происхождения (провананс).
• Место хранения (фонд, стеллаж, полка, ячейка, коробка).
• Фотография (обязательно: общий вид, реверс, детали, повреждения, маркировка).

Этап 5: Размещение на хранение

После присвоения инвентарного номера и оформления карточки предмет размещается в хранилище в соответствии с:

• Системой хранения: по фондам, коллекциям, типам материалов (металл, бумага, текстиль, кожа, дерево, стекло/керамика, живопись/графика требуют разных режимов).
• Климатическим нормам: температура (обычно 18±2°С), относительная влажность (50±5% для смешанных фондов, но специфично для материалов).
• Упаковке: использование архивных коробок, пакетов из полиэтилена/пропилена, безкислотной бумаги, тиссу, ваты. Маркировка упаковки (инвентарный номер, наименование, обращение «Верх/Низ», «Хрупкое»).

Особенности приема различных групп предметов

Награды и знаки отличия (ордена, медали, знаки)

• Обязательная фиксация номеров на обратной стороне/петлях.
• Учет комплектности (блок, лента, мох, коробка/этуи, диплом/атестат).
• Хранение в отдельных ячейках с мягкой подкладкой, раздельно от агрессивных сред.

Денежные знаки (нумизматика, боннистика)

• Учет каждого экземпляра отдельно (даже в партиях).
• Описание: номинал, год чеканки/выпуска, металл/бумага, штампы/водяные знаки, степень сохранности (по шкале Шелдона или аналогичным).
• Хранение в капсулах/холдерах из инертных материалов (Mylar, полипропилен), исключающих контакт с ПВХ.

Предметы быта, технологии, оружие

• Сложная материальная композиция (дерево+металл+кожа+ткань) требует компромиссного микроклимата.
• Оружие: обязательная проверка на боеспособность/наличие боеприпасов (актуализация экспертизы), оформление разрешения на хранение (если относится к ГОРА).
• Крупногабаритные предметы: учет в отдельной «Книге учета крупногабаритных предметов», схема размещения в хранилище.

Изобразительное искусство и графика

• Обязательное описание рамы, стекла, паспарту, подрамника.
• Фотофиксация под УФ-освещением (для выявления реставрации, авторских изменений).
• Вертикальное хранение в сетчатых экранах или горизонтальное в шкафах-комодах.

Документальное оформление: чек-лист пакета документов

На каждый случай поступления (или партию) в деле постоянного хранения архива должно быть:

1. Основание поступления: Договор дарения / Акт приема-передачи от ведомства / Решение о покупке / Завещание / Протокол изъятия.
2. Протокол заседания Фондовой комиссии (с решением о приеме).
3. Акт приема-передачи музейных предметов (в 3-х экземплярах: архив, передающая сторона, учетная книга).
4. Акт осмотра состояния сохранности (при необходимости).
5. Фотоматериалы (цифровые файлы на носителе/в АИС + распечатки малого формата к акту).
6. Экспертиза ценности (документ, подтверждающий музейную ценность, подписанный экспертами).
7. Документы на право собственности (копии, заверенные архивом).
8. Справка о карантине и санитарной обработке.
9. Инвентарные листы / Карточки инвентаризации (после проведения инвентаризации).

Работа в автоматизированных информационных системах (АИС)

Современные архивы ведут учет в АИС (например, «Архивист», «Музей», «ЭЛАР», 1С:ХроноГраф и др.). При вводе данных важно:

• Использовать единые терминологические словари (Титульный список, Руководитель по описанию музейных предметов, Гетти AAT, ICONCLASS).
• Заполнять все обязательные поля (помеченные *), иначе запись не пройдет валидацию при выгрузке в ГИС «Музейный фонд РФ» или ЕГАР.
• Привязывать цифровые образы (фото, сканы документов-оснований) к карточке предмета.
• Формировать выгружаемые пакеты (XML/JSON по стандартам Минкультуры) для отчетности и включения в государственный каталог.

Типичные ошибки и риски

Прием музейных предметов в архивах — это не просто бюрократическая процедура «подписал-передал», а ответственный процесс включения культурного наследия в систему государственной охраны. Качество оформления на этапе приема определяет судьбу предмета на десятилетия вперед: его сохранность, возможность научного введения в оборот, выставки и публикации. Строгое соблюдение регламента (Закон № 125-ФЗ, Инструкция № 1787), работа Фондовой комиссии, обязательный карантин и грамотная инвентаризация в АИС — залог того, что музейный фонд архива будет системным, доступным и надежно охраняемым.

Примечание: Данная статья носит обобщающий характер. Конкретные формы документов, сроки и регламенты могут уточняться локальными нормативными актами субъекта РФ, отраслевыми приказами (Росархив, Минобороны, МВД и др.) и уставом конкретного архива. Перед началом работы обязательно сверяйтесь с актуальной редакцией законодательства и внутренними инструкциями вашего учреждения.