Профессиональный стандарт 1140 — это ключевой нормативный документ‚ регламентирующий требования к квалификации‚ компетенциям и трудовым функциям специалистов‚ занимающихся созданием и сопровождением электронных архивов в Российской Федерации. Он утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от № 266н и включен в реестр профессиональных стандартов под регистрационным номером 1140.

Назначение и сфера применения

Стандарт разработан для:

• Определения требований к квалификации работников при заключении трудовых договоров.
• Разработки образовательных программ среднего и высшего профессионального образования‚ а также программ дополнительного профессионального образования (повышения квалификации‚ профессиональной переподготовки).
• Основы для разработки должностных инструкций‚ в т.ч. для таких позиций‚ как оператор по сканированию документов‚ оператор по переводу документов в электронный вид‚ оператор по сортировке и обработке документов‚ специалист по индексированию документов.
• Оценки квалификации персонала (независимой оценки квалификаций).

Область профессиональной деятельности: информационно-коммуникационные технологии‚ архивное дело‚ документирование управления‚ управление информацией.

Основная цель профессиональной деятельности

Согласно разделу I стандарта‚ основная цель деятельности специалиста — создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Это означает‚ что результат работы — не просто отсканированные файлы‚ а структурированная‚ поисковая и правомерная информационная система‚ обеспечивающая долгосрочное хранение и быстрый доступ к документам.

Функциональная карта (Раздел II): Обобщенные трудовые функции

В стандарте закреплены 3 обобщенные трудовые функции (ОТФ)‚ которые составляют ядро профессиональной деятельности:

1. ОТФ 1. Выполнение работ по созданию графических образов документов в системе электронного архива

   Включает подготовку документов к сканированию (расшипровку‚ выпрямление‚ удаление скоб/степлеров)‚ настройку сканирующего оборудования‚ выбор режимов сканирования (разрешение‚ цветовая глубина‚ формат файла, TIFF‚ PDF/A‚ JPEG2000)‚ контроль качества образов (читаемость‚ полнота‚ отсутствие искажений).

2. ОТФ 2. Формирование и загрузка данных в систему электронного архива

   Суть функции — формирование (перевод) обобщенных данных по результатам сканирования и индексации документов в формат баз данных используемой системы в электронном архиве. Включает атрибутирование (индексацию) документов: заполнение карточек метаданных (автор‚ дата‚ тема‚ номер дела‚ шифр классификационного рубрикатора‚ срок хранения)‚ привязку образов к описям и делам‚ загрузку пакетов данных в СЭД/СЭА (систему электронного документооборота/архива).

3. ОТФ 3. Обеспечение функционирования и сопровождение системы электронного архива

   Мониторинг целостности данных‚ миграция форматов при устаревании ПО/ОС (digital preservation)‚ управление правами доступа‚ консультирование пользователей по поиску документов‚ взаимодействие с администраторами СУБД и ИБ.

Требования к квалификации (Раздел III)

Стандарт устанавливает минимальные требования к образованию и опыту работы для допуска к выполнению трудовой функции.

Важно: Профессиональный стандарт допускает замену требований к образованию на прохождение программ дополнительного профессионального образования (ДПО) соответствующего объема.

Необходимые знания и навыки (Компетенции)

Знания (Know):

• Законодательство РФ в области архивного дела (ФЗ-225‚ ФЗ-149‚ ФЗ-152)‚ нормативные правовые акты Росархива (Приказ № 236‚ ГОСТ Р 7.0.8-2013‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018).
• Технологии сканирования: типы сканеров (пропускные‚ планшетные‚ планетарные)‚ разрешение (DPI)‚ цветовые модели‚ форматы файлов для архивирования (PDF/A-1b‚ TIFF с тегами).
• Методы индексации и атрибутирования: номенклатура дел‚ классификационные рубрикаторы‚ описи дел‚ метаданные (Dublin Core‚ профили Росархива).
• Архитектура систем электронного архива (СЭА)‚ СУБД‚ основы информационной безопасности (КСЗ‚ разграничение доступа‚ ЭП/КЭП).
• Обеспечение правовой значимости электронных документов (ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Умения (Skills):

• Подготовка документов к цифровизации (разделение потоков‚ восстановление поврежденных листов).
• Эксплуатация сканирующих комплексов и ПО для распознавания (OCR/ICR) и верификации.
• Создание и ведение учетных документов (журналы сканирования‚ акты приема-сдачи‚ протоколы проверки качества).
• Работа с интерфейсами СЭА: импорт/экспорт пакетов (SIP‚ AIP‚ DIP по модели OAIS)‚ настройка профилей загрузки.
• Контроль качества: визуальный контроль образов‚ автоматическая верификация контрольных сумм (хэшей)‚ проверка полноты метаданных.

Образовательные программы и обучение

На основе профстандарта 1140 развиты программы дополнительного профессионального образования (ДПО). Наиболее распространенные форматы:

• Повышение квалификации (72 часа): Программа «Специалист по формированию электронного архива». Подходит для лиц‚ имеющих среднее или высшее профессиональное образование‚ для подтверждения компетенций или получения допуска к работе. Пример лицензии: Л035-01271-78/00621339 (Единый Центр Обучения).
• Профессиональная переподготовка (270 часов / 3 месяца): Для лиц‚ желающих сменить профессию или получить полноценную квалификацию «Специалист по формированию электронного архива» без базового профильного образования. Реализуется в заочной/дистанционной форме (Нац. университет госслужбы‚ частные учебные центры).

Обучение охватывает: нормативную базу‚ технологию сканирования (практикум)‚ работу с метаданными‚ основы администрирования СЭА‚ вопросы долгосрочного хранения (digital preservation).

Применение в HR-документе: Должностная инструкция

На основе профстандарта 1140 формируются должностные инструкции. Типовые наименования должностей‚ соответствующие стандарту:

• Специалист по формированию электронного архива (основное наименование).
• Специалист архива (специалист по индексированию документов).
• Оператор по сканированию документов / Оператор по переводу документов в электронный вид.
• Оператор по сортировке и обработке документов.

В должностной инструкции раздел «Должностные обязанности» формируется путем детализации ОТФ 1–3 с учетом специфики организации (объем документооборота‚ используемое ПО — 1С:Архив‚ Directum‚ DocsVision‚ ЭлАР‚ СБИС и др.).

Связь с ЕТКС и ОКСО

Профессиональный стандарт не отменяет‚ а дополняет:

• ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник): Разряды для операторов сканирующих машин‚ фотолаборантов. Профстандарт позволяет более гибко описать современные компетенции (работа с метаданными‚ СЭА‚ ЭП)‚ которых нет в старых разрядах ЕТКС.
• ОКСО (Общероссийский классификатор профессий рабочих и служащих): Код 4412 «Кладовщики‚ работники архивов и сменные работники библиотек» или 3433 «Технические работники архивов и библиотек». Профстандарт 1140 детализирует трудовые функции для этих кодов ОКСО.

Актуальность и перспективы (на 2026 год)

На 2026 год стандарт остается актуальным инструментом регулирования рынка труда в сфере цифровизации. Ключевые тренды‚ влияющие на применение стандарта:

• Массовый переход на бескागжевый документооборот в госсеторе (нац. проект «Цифровая экономика») и коммерческом секторе.
• Требования к правовой значимости копий (ст. 9.1 ФЗ-225‚ ст. 6 ФЗ-402): специалист должен знать процедуру удостоверения копий нотариусом или уполномоченным лицом организации.
• ИИ и интеллектуальная обработка (IDP): появление функций по обучению/настройке моделей распознавания структурированных/неструктурированных данных расширяет ОТФ 2.
• Долгосрочное хранение (Digital Preservation): миграция форматов‚ контроль фиксации (хэширование)‚ аудит целостности — растущая важность ОТФ 3.

Где скачать официальный текст

Официальный текст Профессионального стандарта 1140 «Специалист по формированию электронного архива» (утв. Приказом Минтруда России от № 266н) доступен в открытых правовых системах и на официальных порталах:

• Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru), первоисточник.
• Сайт Минтруда России (mintrud.gov.ru) — раздел «Профессиональные стандарты» / Реестр.
• Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс‚ Гарант‚ Кодекс (по запросу «Профстандарт 1140» или «266н»).
• Портал profstandart.rosmintrud.ru (реестр профстандартов).

Рекомендация: При скачивании обратите внимание на дату последней редакции (на 2026 г. действует ред. Приказа № 266н от ‚ последующие приказы Минтруда могли вносить изменения в реестр‚ но текст стандарта 1140 оставался стабильным).

Профессиональный стандарт 1140 — это фундамент для построения кадровой политики в сфере электронного архивирования. Он переводит деятельность из разряда «сканирование бумаг» в разряд IT-архивистики‚ требующей знания законодательства‚ стандартов метаданных‚ технологий цифровизации и администрирования специализированных информационных систем. Для работодателей, это база для корректного оформления штатного расписания и защиты от проверок ГИТ/Роструда/Росархива. Для специалистов — понятная карта компетенций для карьерного роста и прохождения независимой оценки квалификации.