Дата актуализации: 06:23:54

Общие сведения

Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива» (далее – ПС)
утверждён приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 апреля 2018 г. № 266н
(регистрация в Минюсте РФ от  г. № 51040). Действует с по .

Стандарт предназначен для подготовки специалистов‚ способных организовать‚ систематизировать и хранить электронные документы
в соответствии с современными требованиями и нормативными актами в области архивного дела и информационных технологий.

Цели и задачи профессионального стандарта

• Обеспечение создания и поддержания качественной системы графических образов документов в электронном архиве.
• Гарантирование соответствия процессов формирования электронного архива требованиям нормативных правовых актов.
• Повышение квалификации работников архивных подразделений и ИТ‑служб организаций.
• Содействие развитию цифровой трансформации в сфере управления документами.

Трудовые функции (функциональная карта)

В соответствии с ПС специалист выполняет следующие основные трудовые функции:

1. Подготовка документов к сканированию (отбор‚ классификация‚ проверка качества оригиналов).
2. Выполнение работ по созданию графических образов документов в системе электронного архива.
3. Формирование и загрузка данных в электронный архив (метаданные‚ индексация‚ привязка к справочным системам).
4. Контроль качества полученных образов (проверка соответствия требованиям ГОСТ‚ проверка читаемости).
5. Обеспечение сохранности и защиты электронных образов (резервное копирование‚ контроль доступа).
6. Ведение документации по процессу формирования архива (журналы сканирования‚ отчёты о выполненных работах).
7. Обучение и консультирование персонала по вопросам работы с системами электронного архива.

Обобщённые трудовые функции

Среди обобщённых функций выделяют:

• Выполнение работ по созданию графических образов документов в системе электронного архива;
• Формирование и загрузка данных в систему электронного архива;
• Контроль качества и соответствия образов нормативным требованиям.

Требуемые компетенции

Знания

• Нормативно-правовые акты в сфере архивного дела (ФЗ «Об архивном деле»‚ ГОСТы по электронному архивированию).
• Теория и практика управления электронными документами.
• Основы информационных технологий‚ в частности: сканирование‚ OCR‚ форматы файлов (TIFF‚ PDF/A).
• Методики контроля качества графических образов.
• Принципы информационной безопасности и защиты данных.

Умения

• Подготовка и классификация бумажных документов для сканирования.
• Настройка и эксплуатация сканирующего оборудования.
• Обработка и оптимизация графических образов (обрезка‚ коррекция‚ OCR).
• Заполнение и проверка метаданных‚ индексация документов.
• Работа с системами электронного архива (загрузка‚ проверка‚ поиск).
• Организация резервного копирования и восстановления данных.

Личностные качества

• Внимательность к деталям;
• Ответственность за сохранность информации;
• Способность работать в режиме многозадачности;
• Коммуникабельность и готовность обучать коллег.

Образование и квалификация

Для получения квалификации «Специалист по формированию электронного архива» рекомендуется:

• Среднее профессиональное образование по направлениям «Архивоведение»‚ «Информационные технологии»‚ «Документационное обеспечение»;
• Профессиональная переподготовка или повышение квалификации по программам‚ утверждённым Минтрудом (например‚ дистанционный курс «Специалист по формированию электронного архива»‚ 340 ч).

Пример программы обучения (2026 г.):

1. Теоретические основы архивного дела (30 ч).
2. Технологии сканирования и обработки изображений (80 ч).
3. Метаданные и системы электронного архива (70 ч).
4. Информационная безопасность и защита данных (40 ч).
5. Практика формирования электронного архива (120 ч).

Должностные позиции‚ где применяется ПС

Специалист по формированию электронного архива может работать в:

• Государственных и муниципальных архивах;
• Отделах документооборота крупных компаний (банки‚ телеком‚ производственные предприятия);
• ИТ‑службах‚ отвечающих за электронный документооборот;
• Консалтинговых компаниях‚ предоставляющих услуги по цифровой трансформации.

Перспективы карьерного роста

После получения базовой квалификации специалист может продвигаться по карьерной лестнице:

1. Ведущий специалист по электронному архиву;
2. Руководитель отдела электронного документооборота;
3. Главный архивариус (в государственных учреждениях);
4. Консультант/эксперт по цифровой трансформации архивных процессов.

Зарплатные ожидания

Средняя заработная плата в России (по данным 2025 г.) составляет:

• Начальный уровень – 45 000 – 60 000 руб./мес.;
• Средний уровень – 65 000 – 90 000 руб./мес.;
• Руководящие позиции – от 100 000 руб./мес. и выше.

Сертификация и подтверждение квалификации

Для подтверждения соответствия ПС рекомендуется пройти:

• Экзамен Министерства труда по профессиональному стандарту;
• Сертификацию от аккредитованных учебных центров (например‚ Национальный университет государственной службы).

Тенденции развития профессии

В ближайшие годы ожидается рост спроса на специалистов по формированию электронного архива в связи с:

• Ускоренной цифровой трансформацией государственных и частных организаций;
• Внедрением новых стандартов (PDF/A‑4‚ облачные решения для архивирования);
• Повышением требований к кибербезопасности и защите персональных данных.

Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива» – это современный документ‚
который определяет требования к квалификации‚ компетенциям и обязанностям специалистов‚ работающих
с электронными документами. Соблюдение требований ПС позволяет организациям обеспечить надёжное
хранение‚ быстрый доступ и юридическую значимость цифровых архивов‚ а специалистам – получить востребованную
квалификацию и перспективы карьерного роста.

Ключевые слова: профессиональный стандарт‚ электронный архив‚ сканирование‚ метаданные‚ архивное дело‚ цифровая трансформация.