В условиях тотальной цифровизации документооборота роль специалистов, умеющих не просто сканировать бумаги, а создавать полноценные, правомерные и удобные электронные архивы, становится критически важной. В Российской Федерации эта профессия официально закреплена в Профессиональном стандарте «Специалист по формированию электронного архива», утвержденном Приказом Минтруда России от № 266н (зарегистрирован в Минюсте России № 51040).

Данная статья подробно разбирает структуру стандарта, трудовые функции, квалификационные требования и значение этого документа для HR-специалистов, руководителей архивов и самих практиков.

Правовая база и статус документа

Профессиональный стандарт (ПС) — это документ, устанавливающий требования к уровню квалификации, компетенциям и опыту работы, необходимым для выполнения определенного вида профессиональной деятельности.

• Наименование: Специалист по формированию электронного архива.
• Код по ЕКЗ (Единый квалификационный справочник): 07.009.
• Утверждающий документ: Приказ Минтруда России от № 266н.
• Дата вступления в силу: (по истечении 60 дней после регистрации в Минюсте).
• Регистрационный номер в Минюсте: № 51040.

Важно: Согласно ст. 195.3 ТК РФ, работодатель обязан использовать профессиональные стандарты при разработке должностных инструкций, определении требований к квалификации работников и аттестации персонала. Несоблюдение требований ПС может привести к нарушению трудового законодательства.

Структура Профессионального стандарта

Документ состоит из трех основных разделов (функциональной карты):

1. Общие сведения (наименование, код, уровень квалификации, виды деятельности).
2. Описание трудовых функций (функциональная карта вида профессиональной деятельности).
3. Характеристика обобщенных трудовых функций (требования к образованию, опыту, компетенциям).

Виды профессиональной деятельности

Согласно стандарту, специалист осуществляет профессиональную деятельность в следующих основных направлениях:

• Создание электронных архивов (формирование фондов).
• Обеспечение сохранности и достоверности электронных документов.
• Организация доступа к архивным документам (поиск, выдача, предоставление копий).
• Техническое сопровождение и администрирование систем электронного архива (SEA).
• Подготовка документов к сканированию и контроль качества оцифровки.

Функциональная карта: Обобщенные трудовые функции (ОТФ)

Ядром стандарта являются Обобщенные трудовые функции. В ПС «Специалист по формированию электронного архива» выделены ключевые ОТФ, каждая из которых детализируется до конкретных трудовых функций и трудовых действий.

ОТФ 1. Выполнение работ по созданию графических образов документов (Оцифровка)

Это базовая функция, связанная с переводом бумажных носителей в электронный вид.

Включает трудовые функции:

• Подготовка документов к сканированию: разборка сшитых файлов, удаление скоб/степлеров, выпрямление углов, удаление пыли, сортировка по типам/форматам.
• Настройка сканирующего оборудования и ПО: выбор разрешения (DPI), цветового режима (черно-белое, оттенки серого, цвет), формата выходного файла (TIFF, PDF/A, JPEG2000), настройка автоматической обрезки и выравнивания.
• Процесс сканирования: подача документов, контроль качества образов в реальном времени (пропуски страниц, скошенность, артефакты).
• Постобработка образов: поворот, обрезка черных полей, удаление шумов, разделение многостраничных файлов, контроль полноты серии.
• Контроль качества (QC): выборка или 100% проверка соответствия образов оригиналам по ГОСТ Р 7.0.99-2018 и техническому заданию.

ОТФ 2. Индексация и атрибуция электронных документов (Метаданные)

Создание графического образа бесполезно без поисковой информации. Эта функция обеспечивает навигацию и извлечение.

• Разработка/применение схемы метаданных: работа по профилям Dublin Core, ГОСТ Р 7.0.99-2018, внутренним регламентам организации.
• Ручная или автоматическая индексация: заполнение карточек описания (наименование, дата, автор, номер дела, шифр классификации, срок хранения и т.д.).
• Распознавание текста (OCR/ICR): настройка движков распознавания для создания текстового слоя (full-text search), верификация результатов распознавания.
• Связывание образов с метаданными: формирование структуры дела/дея (XML-файлы сопровождения, пакеты SIP в терминах OAIS).

ОТФ 3. Формирование итоговых баз данных в системе электронного архива (СЭА)

Загрузка подготовленных и проиндексированных данных в целевую информационную систему.

• Подготовка и согласование технического задания (ТЗ) или технических требований (ТТ): к сканированию, индексации и формированию итоговых БД. Это ключевой управленческий навык: специалист должен уметь формализовать требования для подрядчиков или внутренних подразделений.
• Импорт/миграция данных: загрузка пакетов (SIP) в СЭА, контроль целостности (хеш-суммы), разрешение конфликтов дубликатов.
• Структурирование хранилища: размещение файлов в файловой системе или объектном хранилище по заданной логике (по фондам, описаниям, годам).
• Верификация загрузки: сверка количества документов, объемов, полноты метаданных в СЭА с исходными реестрами.

ОТФ 4. Обеспечение правовой силы и достоверности электронных документов

Специфическая архивная функция, отличающая архивиста от оператора сканирования.

• Применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) к архивным копиям (согласно ФЗ-63, ФЗ-229).
• Организация процедуры подтверждения достоверности электронных копий (согласно ст. 22.1 ФЗ-229 «Об архивном деле…»).
• Управление сроками хранения: автоматическое/ручное назначение сроков на основе номенклатуры дел.
• Обеспечение неизменяемости (WORM-технологии, блокчейн, контроль хеш-сумм).

ОТФ 5. Администрирование и техническое сопровождение СЭА

• Управление правами доступа (RBAC/ABAC): роли «Архивариус», «Читатель», «Администратор».
• Мониторинг состояния хранилищ (дисковое пространство, RAID-массивы, ленточные библиотеки, облачные квоты).
• Резервное копирование и аварийное восстановление (Disaster Recovery).
• Обновление версий ПО СЭА, миграция форматов файлов (Preservation Planning) для борьбы с устареванием форматов.

Квалификационные требования (Раздел III ПС)

Профессиональный стандарт устанавливает 5-й уровень квалификации (соответствует уровню бакалавриата/специалитета по НРК).

Требования к образованию:

Требования к опыту работы:

• Для высшего образования: стаж не требуется (можно начинать работу сразу после вуза).
• Для СПО: не менее 3 лет работы по специальности.

Необходимые компетенции (Знания и Умения):

Знания (Know):

• Законодательство РФ в области архивного дела (ФЗ-229, ФЗ-149, ФЗ-63, ГОСТы серии 7.0, 7.1, 7.72, ISO 15489, ISO 16175, модель OAIS).
• Технологии сканирования: типы сканеров (планшетные, проходные, планетарные), разрешение, цветовые модели, форматы файлов (TIFF, PDF/A-1b/2b, JPEG2000).
• Методы индексации: ручная, зонная, полнотекстовая (OCR: Tesseract, ABBYY FineReader, IRIS).
• Архитектура СЭА: клиент-серверные, веб-ориентированные, облачные; СУБД (PostgreSQL, Oracle, MS SQL), объектные хранилища (S3, Swift).
• Информационная безопасность: режимы доступа, защита ПДн (152-ФЗ), ГОСТ Р 57580 (защита от НСД), криптографическая защита.
• Методика составления ТЗ/ТТ на оцифровку и формирование БД.

Умения (Able to):

• Составлять технические задания на сканирование и индексацию.
• Настраивать профили сканирования под разные типы документов (книги, журналы, А0-А3 чертежи, фото, фрагменты с печатями/подписями).
• Проводить входной, операционный и приемо-сдаточный контроль качества оцифровки.
• Работать в промышленных СЭА (1С:Архив, Directum, DocsVision, ЭЛАР, Регата, Архивариус и др.).
• Формировать пакеты передачи (SIP) и приема (AIP) по модели OAIS).
• Осуществлять миграцию данных при смене ПО или носителей.
• Консультировать пользователей по поиску и получению документов.

Применение стандарта в работе организации

Для HR-специалистов и руководителей:

1. Должностные инструкции: Обязательно включите в должностную инструкцию архивариуса/специалиста СЭА функции из раздела II ПС (ОТФ 1–5). Не ограничивайтесь фразой «сканирование документов».
2. Найм: Проверяйте соответствие образования требованиям ПС. Если у кандидата юрид. образование — требуйте сертификат ДПО (не менее 250 ч.) по архивному делу.
3. Аттестация: Критерии оценки эффективности работы должны базироваться на трудовых действиях ПС (качество индексации, соблюдение ТЗ, отсутствие ошибок при загрузке в СЭА).
4. Грейдинг и оклады: 5-й уровень квалификации подразумевает категорию специалистов среднего звена / младших управленцев, что должно отражаться в тарифной сетке.

Для специалистов (карьерный путь):

• Junior: Оператор сканирования / Индексатор (исполнение ОТФ 1, 2 под контролем).
• Middle: Специалист по формированию ЭА (самостоятельно выполняет все ОТФ, пишет ТЗ, настраивает OCR, загружает в СЭА).
• Senior / Team Lead: Руководит проектом оцифровки фонда, разрабатывает регламенты, взаимодействует с подрядчиками, администрирует СЭА (ОТФ 5).
• Архивариус-эксперт / Консультант: Разработка номенклатур, экспертиза стоимости документов, аудит СЭА на соответствие ГОСТ Р 7.0.99-2018.

Ключевые нормативные ссылки, с которыми должен работать специалист

Профессиональный стандарт не существует в вакууме. Ежедневная работа требует знания:

• ФЗ от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• ФЗ от № 152-ФЗ «О персональных данных» (при архивировании кадровых дел).
• ФЗ от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (придача правовой силы копиям).
• ФЗ от № 126-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 22.1, порядок подтверждения достоверности копий).
• ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Формирование электронных архивов. Общие требования»., Главный технический стандарт.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Метаданные для архивного хранения электронных документов».
• Приказ Минкультуры России от № 2768 (Номенклатура типовых управленческих архивных документов…).
• ISO 14721 (OAIS) — Референтная модель открытой архивной информационной системы.

Типичные ошибки организаций при внедрении ПС

1. Замена архивариуса оператором сканера. Нанимают людей без профильного образования только для «прогонки» бумаг. Результат: архив без метаданных, неискаемый, без правовой силы.
2. Игнорирование ТЗ. Сканирование ведеться «по умолчанию» (200 dpi, JPEG, без OCR). При смене СЭА или проверке Росахива такой архив придется переделывать за свои деньги.
3. Отсутствие процедуры подтверждения достоверности. Электронные копии не подписываются УКЭП ответственного лица — в суде они не имеют силы оригиналов (ст. 22.1 ФЗ-126).
4. Неучет миграции форматов. Хранение лет 10 в проприетарном формате старой версии СЭА без стратегии сохранения (Preservation).

Специалист по формированию электронного архива — это не «сканировщик», а квалифицированный архивист-IT-специалист гибридного профиля. Профессиональный стандарт № 266н четко демаркирует зону ответственности: от составления технического задания на оцифровку (управленческая функция) до администрирования хранилища и обеспечения правовой силы копий (юридическая функция).

Для организаций, строящих безбумажный документооборот или реализующих проекты «Цифровой архив», соблюдение требований данного ПС при найме, обучении и аттестации персонала — это гарантия того, что созданный электронный архив будет правомерным, достоверным, доступным и сохранным на протяжении всего установленного срока хранения.

Статья подготовлена на основе текста Профессионального стандарта «Специалист по формированию электронного архива» (Приказ Минтруда России от № 266н) и действующего нормативно-правового акта в сфере архивного дела по состоянию на 2026 год.