Профессиональный стандарт – это документ, фиксирующий требования к квалификации, компетенциям и условиям труда работников определённой профессии. Для специалиста по формированию электронного архива (далее – СФЭА) такой стандарт определяет, какие знания, умения и навыки необходимы для эффективного создания, ведения и обеспечения доступа к электронным архивным материалам.

Общие положения

• Наименование должности: Специалист по формированию электронного архива.
• Код стандарта: 04.03.01 (примерный код в системе профессиональных стандартов РФ).
• Уровень квалификации: средний (по 4‑й категории) – требует высшего или среднего профессионального образования в области информационных технологий, библиотековедения, архивоведения или смежных направлений.
• Отрасль применения: государственный и муниципальный сектор, крупные коммерческие организации, научные учреждения, архивные центры.

Цели и задачи профессионального стандарта

Стандарт направлен на:

1. Обеспечение единого уровня качества формирования и поддержки электронных архивов.
2. Снижение риска потери информации и обеспечения её достоверности.
3. Гарантирование соответствия процессов законодательным требованиям (ФЗ «Об архивном деле», ФЗ «Об информации», ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и др;).
4. Повышение эффективности работы с архивными материалами за счёт автоматизации и применения современных ИТ‑решений.

Основные функции и задачи СФЭА

В соответствии с профессиональным стандартом специалист выполняет следующие функции:

• Анализ и планирование – оценка объёмов и типов архивных материалов, разработка плана их оцифровки и электронного хранения.
• Подготовка и оцифровка документов – выбор и настройка сканеров, камер, программных средств; контроль качества получаемых цифровых образов.
• Метаданные и классификация – формирование описательных, административных и технических метаданных согласно требованиям ДСТУ 3942‑2008, ISO 15489‑1 и др.
• Создание и поддержка электронных архивных систем – установка, настройка и администрирование архивных программных продуктов (e-Document, OpenKM, Alfresco, SharePoint и др.).
• Обеспечение сохранности и целостности – применение методов резервного копирования, контроля целостности (контрольные суммы, цифровые подписи).
• Контроль доступа и безопасность – настройка прав доступа, шифрование, соблюдение требований к защите персональных данных (ФЗ‑152).
• Поддержка пользователей – обучение сотрудников работе с архивными системами, подготовка инструкций и методических рекомендаций.
• Аудит и отчётность – проведение проверок соответствия архивных процессов нормативным требованиям, подготовка отчетов для руководства и контролирующих органов.

Требования к квалификации

Образование

Необходимо наличие одного из следующих образований:

1. Высшее образование по направлениям: информационные технологии, библиотековедение и архивоведение, информационный менеджмент.
2. Среднее профессиональное образование (техникум, колледж) по специальностям: «Информационные системы и технологии», «Документооборот», «Архивное дело».

Профессиональные знания

• Нормативно-правовая база в сфере архивного дела (ФЗ «Об архивном деле», ГОСТы, международные стандарты).
• Теория и практика управления электронными документами (EDM), жизненный цикл информации.
• Методы оцифровки и обработки изображений, стандарты качества сканов (DPI, цветовая глубина).
• Методологии формирования метаданных (MARC, Dublin Core, EAD).
• Основы информационной безопасности, криптографии, резервного копирования.
• Работа с базами данных (SQL, NoSQL) и системами управления контентом (CMS, ECM).

Профессиональные умения и навыки

• Планировать и организовывать процесс оцифровки больших массивов документов.
• Настраивать и обслуживать оборудование и программное обеспечение для сканирования и архивирования.
• Создавать и поддерживать метаданные в соответствии с выбранными схемами.
• Проводить контроль качества цифровых образов и их соответствие требованиям.
• Обеспечивать сохранность и доступность архивных данных в течение длительного периода.
• Разрабатывать и проводить обучение персонала по работе с электронным архивом.
• Подготавливать документацию и отчётность по результатам аудита архивных процессов.

Профессиональные компетенции

Согласно ФГОС и профессиональному стандарту, СФЭА обладает следующими компетенциями:

Условия труда и карьерный рост

Специалисты по формированию электронного архива работают в офисных помещениях, часто в условиях:

• Работа с крупным объёмом цифровых данных, требующая высокой концентрации.
• Соблюдение требований к информационной безопасности (ограниченный доступ к помещениям, работа с конфиденциальными материалами).
• Возможность удалённой работы при наличии доступа к корпоративным системам.

Перспективы карьерного роста:

1. Старший специалист / руководитель группы электронного архива.
2. Главный архивариус / директор по информационному управлению.
3. Консультант по цифровой трансформации архивных процессов.
4. Преподаватель в вузах и колледжах по направлениям «Архивоведение», «Информационные технологии».

Система оценки и аттестации

Оценка соответствия профессиональному стандарту проводится по следующим этапам:

• Тестирование знаний – письменный экзамен по нормативной базе, методикам оцифровки и работе с метаданными.
• Практический экзамен – выполнение типовых задач (сканирование, создание метаданных, настройка прав доступа).
• Аттестация руководителем – оценка выполнения реальных проектов за определённый период.
• Повышение квалификации – обязательное участие в семинарах, курсах и конференциях (например, «Электронный архив 2025», «Цифровая трансформация в государственном секторе»).

Нормативно-правовая база

Для выполнения функций СФЭА необходимо учитывать следующие нормативные акты:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные архивы; Общие требования».
• ISO 15489‑1 «Управление документами. Общие принципы и требования».
• ФЗ № 152 «О персональных данных» (требования к защите информации).
• ДСТУ 3942‑2008 «Методика формирования и использования метаданных в электронных архивах».

Пример типового рабочего процесса

Ниже представлена схема типового проекта по формированию электронного архива:

1. Подготовительный этап
   • Анализ исходных материалов (бумажные документы, микрофильмы, электронные файлы).
   • Определение требований к качеству сканов и метаданным.
   • Разработка плана оцифровки и распределение ресурсов.
2. Этап оцифровки
   • Настройка сканера (разрешение 300–600 DPI, цвет/чёрно‑белый).
   • Сканирование с контролем качества (проверка на размытость, отсутствие артефактов).
   • Сохранение файлов в формате TIFF/PDF/A.
3. Метаданные и классификация
   • Заполнение полей описательных метаданных (название, дата, автор, тема).
   • Присвоение административных метаданных (право доступа, срок хранения).
   • Внесение записей в систему управления архивом.
4. Контроль и верификация
   • Проверка целостности файлов (контрольные суммы MD5/SHA‑256).
   • Тестовый поиск и проверка доступа.
   • Подготовка отчёта о завершении этапа.
5. Внедрение и поддержка
   • Перенос архивных данных в продуктивную среду.
   • Обучение конечных пользователей.
   • Регулярное резервное копирование и мониторинг.

Профессиональный стандарт специалиста по формированию электронного архива определяет комплекс требований, необходимых для создания надёжных, безопасных и доступных электронных архивов. Выполнение этих требований позволяет организациям сохранять историческую и деловую информацию, соблюдать законодательные нормы и повышать эффективность работы с документами в условиях цифровой трансформации.

Для успешного карьерного роста в этой сфере важно постоянно обновлять свои знания, осваивать новые ИТ‑инструменты и следить за изменениями в нормативно‑правовой базе.

Автор статьи: искусственный интеллект ChatGPT, 2026 год.