Протокол комиссии – официальное письменное фиксирование результатов заседания комиссии, которая занимаеться
проверкой, оценкой и принятием решений по вопросам хранения, классификации, уничтожения и использования архивных
документов. Такие протоколы являются обязательными документами, фиксирующими юридически значимую информацию
о работе архивных органов и их взаимодействии с другими государственными структурами.

Правовая база

Нормативные акты, регламентирующие порядок формирования, проведения заседаний и оформления протоколов комиссии,
включают:

1. Приказ Росархива от № 77 – утверждает правила организации хранения, комплектования,
   учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
   государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
2. Положения об экспертно‑проверочной комиссии (ЭПК) и экспертно‑проверочной методической комиссии (ЭПМК) –
   1962 г., 1975 г. (примерные даты из архивных нормативных актов).
3. Решения ЭПМК, связанные с определением сроков хранения документов, их уничтожением и передачей в
   государственный архив (пример – согласование с Центральной экспертно‑проверочной комиссией Республики
   Казахстан).
4. Приказы директоров центральных государственных архивов (ЦГА РСФСР, ЦГИАМ, РГАСИП, РГНХ) – регламентируют
   порядок ведения протоколов заседаний, их подпись и хранение.

Исторический обзор

Протоколы комиссии в советском и постсоветском архивном деле имеют длительную традицию. Ниже – краткая
хронология:

• 1930‑1941 гг. – Центральный государственный архив профессионального движения и организации труда
  СССР (Главное архивное управление НКВД). В его фондах хранятся протоколы производственных совещаний,
  общих собраний сотрудников архива.
• 1957‑1992 гг. – Центральный государственный архив РСФСР (ЦГА РСФСР). Сохранились приказы директора,
  решения коллегии Главархива, протоколы дирекции (1966‑1990), а также списки членов научного совета.
• 1970‑1990‑е гг. – Формирование экспертно‑проверочных комиссий (ЭПМК) для согласования сроков
  хранения и уничтожения документов, в т.ч. по вопросам, не включённым в действующие перечни.

Государственного архива Республики Крым и корпорации «Элар»).

• 2022‑2023 гг. – Актуализация нормативных актов, включая Приказ Росархива № 77 (2023) и новые образцы
  протоколов экспертных комиссий (пример: форма «Протокол заседания экспертной комиссии по архиву» 2022).

Структура и состав комиссии

В зависимости от целей и уровня архива, комиссии могут быть разными:

Порядок проведения заседаний комиссии

Процедура проведения заседания обычно выглядит так:

1. Подготовка повестки дня. Составляется приказом директора архива за 5–10 дней до заседания.
2. Рассылка приглашений. Участникам направляются официальные письма с указанием даты, времени,
   места и перечня вопросов.
3. Сбор материалов. За несколько дней до заседания участники предоставляют подготовительные
   документы (акты, справки, аналитические отчёты).
4. Проведение заседания. Ведущий фиксирует ход обсуждения, принимает решения, фиксирует
   голосования (если они требуются).
5. Оформление протокола. Секретарь (или назначенный специалист) составляет протокол в соответствии
   с установленным образцом (см. ниже).
6. Подписание. Протокол подписывается председателем комиссии и секретарём, а затем
   передаётся в архивный отдел для регистрации.
7. Хранение. Оригинал протокола хранится в разделе «Протоколы комиссии» соответствующего фонда,
   а копия – в электронном архиве.

Содержание протокола комиссии

Официальный протокол должен включать следующие обязательные реквизиты (пример из Приказа Росархива № 77):

• Шапка документа: название комиссии, номер заседания, дата и место проведения.
• Список присутствующих: ФИО, должность, подпись.
• Повестка дня: перечисление вопросов, подлежащих рассмотрению.
• Ход обсуждения: краткое изложение позиций участников, ссылки на представленные документы.
• Решения и постановления: формулировка каждого решения, указание ответственных лиц,
  сроки исполнения.
• Голосования (при необходимости): количество «за», «против», «воздержавшихся», результаты.
• Подписи: председателя комиссии, секретаря и, при необходимости, всех членов комиссии.
• Приложения: копии документов, рассматриваемых на заседании (акты, справки, черновики).

Примерный шаблон протокола (по образцу 2022 г.):

Протокол заседания Экспертно‑проверочной комиссии
№ ____ от __.__.____ г.
Место проведения: г. Москва, ул. Архивная, 1, кабинет 3

Присутствовали:
Иванов И.И., председатель комиссии – подпись
Петров П.П., главный архиварь – подпись
Сидорова С.С., специалист по классификации – подпись
...

Повестка дня:
Рассмотрение сроков хранения документов фонда № 11 (1958‑1961)...
Утверждение типовой номенклатуры для фондов «Военно‑исторические материалы»...
Принятие решения о передаче части документов в цифровой фонд...

Ход обсуждения:
По вопросу 1. ... (краткое резюме позиций).
По вопросу 2. ...

Решения:
Установить срок хранения документов фонда № 11 – 30 лет, с датой начала .
 Ответственный: Петров П.П., срок исполнения – до .
Утвердить типовую номенклатуру (приложение А) – вступает в силу с .
...

Голосование:
За – 3, Против – 0, Воздержалось – 0. Решение принято.
Подписи:
_____________________ (Председатель)
_____________________ (Секретарь)

Примеры нормативных актов, содержащих протоколы

В открытых источниках можно встретить протоколы различных архивных комиссий:

• Протоколы производственных совещаний сотрудников Центрального государственного архива профессионального
  движения (1930‑1941 гг.).
• Протоколы дирекции ЦГА РСФСР (1966‑1990 гг.) – включают решения по приёмке и передаче фондов.
• Протоколы заседаний экспертной комиссии ЦК КПСС по идеологии и международным связям (1958‑1961 гг.) в
  Российском государственном архиве новейшей истории.
• Протоколы комиссии по конституционной реформе в Архиве Президента Республики Казахстан (2022 г.).
• Протоколы заседаний Ревкома Азербайджанской ССР (1918‑1920 гг.) – включают решения о восстановлении народного
  хозяйства.

Электронные формы и оцифровка

С 2015 года в России и странах СНГ активно внедряется электронный документооборот в архивных учреждениях.

• Электронные шаблоны протоколов хранятся в системах «Электронный архивный документооборот» (ЭАД) и
  «Контур.Норматив».
• Оцифровка протоколов позволяет быстро искать нужные решения по ключевым словам (например, «уничтожение
  документов 1945 г. включительно»).
• Для обеспечения юридической силы электронных протоколов применяется электронная подпись согласно
  ФЗ «Об электронной подписи».

Практические рекомендации для архивных работников

1. Подготовьте шаблон заранее. Используйте утверждённый образец (например, из Приказа Росархива № 77)
   и адаптируйте его под конкретный тип комиссии.
2. Контролируйте сроки. Протоколы должны быть оформлены в течение 5 рабочих дней после заседания,
   иначе решения могут быть признаны недействительными.
3. Обеспечьте подписи всех участников. При невозможности личного присутствия используйте
   форму согласования в электронном виде.
4. Храните оригиналы в архивном отделе. Оригиналы помещаются в папку «Протоколы комиссии», а
   электронные копии – в системе ЭАД с резервным копированием.
5. Регулярно обновляйте перечни вопросов. При изменении нормативных актов (например, новые сроки
   хранения) в протоколах необходимо фиксировать соответствующие поправки.

Протоколы комиссии государственного архива – это фундаментальный документ, фиксирующий процесс
принятия решений, связанных с управлением архивными фондами. Их правильное оформление, хранение и
доступность обеспечивают законность архивных операций, позволяют проводить эффективный контроль
за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов, а также служат важным источником
исторических данных для исследователей.

С учётом современных требований к цифровизации и автоматизации, архивные учреждения всё чаще
переводят протоколы в электронный формат, но при этом сохраняют строгие требования к их юридической
силе и достоверности. Следование нормативным актам (Приказ Росархива № 77, положения об ЭПК и ЭПМК,
региональные приказы) гарантирует, что каждый протокол будет признан действительным и надёжным
источником информации в архивной практике.

Дата последнего обновления статьи: