Проверка архива кадровых документов – обязательная процедура‚ позволяющая убедиться в соответствии хранения требованиям законодательства‚ избежать штрафов и обеспечить сохранность важнейшей информации о сотрудниках. Ниже представлен подробный алгоритм действий‚ основанный на актуальных нормативных актах (ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ приказы Росархива‚ рекомендации по электронному документообороту) и практических рекомендациях из открытых источников.

Подготовка к проверке

Прежде чем приступать к непосредственной проверке‚ необходимо подготовить рабочее пространство и собрать необходимые материалы.

• Сформировать рабочую группу – обычно в неё входят специалист отдела кадров‚ ответственный за архив‚ и представитель бухгалтерии/юридического отдела.
• Подготовить нормативную базу – актуальные редакции:
  • ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Приказы Росархива о новых сроках хранения кадровых документов (действуют с 18 февраля 2025 г.);
  • Внутренние положения организации о работе с кадровым архивом.
• Обеспечить доступ к помещению архива – проверить условия хранения (температура‚ влажность‚ защита от света и пожара) согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Архивное хранение документов».

Оценка текущего состояния архива

На этом этапе проводится визуальный осмотр и предварительная инвентаризация.

1. Проверка наличия описи дел – если опись отсутствует‚ её необходимо составить (см. пункт 3).

• Наличию квалифицированной электронной подписи (ЭП) на каждом кадровом документе;
• Соответствию формата файлов требованиям Единых требований к электронным документам (ЕТЭД);
• Отсутствию запрещённых к передаче в архив копий паспортов‚ СНИЛС (см. Saby Blog (СБИС)).

Составление и проверка номенклатуры дел

Номенклатура дел – основа правильного архивного хранения. Если её нет‚ её следует создать‚ а затем проверить соответствие существующих дел.

• Определение групп документов по основным классификаторам:
  • По личному составу (личные дела‚ трудовые книжки‚ приказы о приёме/увольнении‚ соглашения);
  • По кадровому учёту (табели‚ графики отпусков‚ справки о доходах);
  • По обучающим и аттестационным материалам;
  • По документам воинского учёта (если применимо).
• Формирование описи – каждая единица хранения получает индекс‚ название‚ срок хранения и примечание о ценности. Пример записи:

01.01.001 – Личное дело Иванова И.И. (с по ) – срок хранения 75 лет после увольнения.

Согласно «Таблица сроков хранения кадровых документов в организации»‚ сроки хранения варьируются от 1 до 3 лет после завершения дел в делопроизводстве для текущих документов‚ а для документов‚ подлежащих постоянному хранению (например‚ личные дела сотрудников‚ уволенных по выслуге лет) – до 75 лет.
Проверка соответствия документов номенклатуре и срокам хранения
Основная цель проверки – убедиться‚ что каждое дело находится в правильной группе‚ имеет верный индекс и не превышает установленный срок хранения.

Сверка заголовка дела с номенклатурой – название должно точно соответствовать пункту номенклатуры;
Проверка внутренней структуры дела – документы внутри дела должны быть расположены по одному из принятых принципов:

Хронологически (по дате);
По рассматриваемому вопросу (например‚ все приказы о приёме‚ затем все приказы об увольнении);
По алфавиту (для справок‚ выписок);
По географическому признаку (если дело содержит информацию о филиалах).

 Данные принципы указаны в источнике «Как сдать кадровые дела в архив ⎯ Юриспруденция».
Определение фактического срока хранения – сравнить дату последнего документа в деле с нормативным сроком. Если срок истёк‚ дело подлежит либо передаче в государственный архив (если имеет постоянную ценность)‚ либо уничтожению по акту.
Проверка электронных документов – убедиться‚ что:

Файлы имеют соответствующие метаданные (дата создания‚ автор‚ номер дела);
Электронная подпись действительна и не истекла;
Формат файлов соответствует ЕТЭД (PDF/A‑3‚ XML и т.д.);
Запрещённые копии (паспорта‚ СНИЛС) отсутствуют в архиве.

 Эта информация взята из материалов «Электронный архив кадровых документов Saby Blog (СБИС)» и «Хранение кадровых электронных документов в организации».

Оценка условий хранения и обеспечение безопасности
Даже правильно оформленные документы могут потерять свою ценность из‑за неправильных условий хранения.

Температура и влажность – оптимальные показатели: 18 ± 2 °C‚ относительная влажность 45‑55 %.
Защита от света – документы следует хранить в темных шкафах или в коробках из непрозрачного материала.
Пожарная безопасность – наличие огнетушителей‚ систем дымоудаления‚ регулярные проверки электросети.
Контроль доступа – журнал выдачи/приема документов‚ электронная система контроля доступа (если архив электронный).

Эти требования соответствуют рекомендациям из источника «Архивное хранение кадровых документов организации».
Формирование актов и рекомендаций
По завершении проверки составляются следующие документы:

Акт проверки архива отдела кадров – фиксирует выявленные нарушения‚ их характер‚ степень тяжести и предложенные меры по устранению.
План мероприятий по устранению недостатков – включает сроки выполнения‚ ответственных лиц и необходимые ресурсы.
Обновленная номенклатура дел и опись – в случае выявления расхождений.
Рекомендации по переходу на электронный архив – если выявлены проблемы с бумажным хранением (износ‚ недостаток места).

Все акты подписываются руководителем отдела кадров и руководителем архивного подразделения организации.
Пример чек‑листа для проверки
Для удобства можно использовать следующий чек‑лист (можно распечатать и отмечать галочками):

[ ] Наличие актуальной номенклатуры дел.
[ ] Соответствие названий дел пунктам номенклатуры.
[ ] Правильная внутренняя структура дела (хронология/тема/алфавит).
[ ] Сроки хранения не превышают нормативные.
[ ] Отсутствие повреждений бумажных документов.
[ ] Наличие квалифицированной ЭП на электронных документах.
[ ] Формат файлов соответствует ЕТЭД.
[ ] Отсутствие запрещённых копий (паспорт‚ СНИЛС).
[ ] Соответствие условий хранения (Т‚ влажность‚ защита от света).
[ ] Журнал выдачи/приема документов ведётся.
[ ] Пожарная и охранная безопасность обеспечена;

Проверка архива отдела кадров – не просто формальная процедура‚ а важный элемент управленческого контроля‚ позволяющий минимизировать риски штрафов‚ судебных исков и репутационных потерь. Системный подход‚ включающий:

актуализацию номенклатуры и описи;
проверку соответствия документов срокам хранения и форматам;
оценку условий хранения и безопасности;
формирование актов и плана корректирующих действий‚

поможет поддерживать архив в надлежащем состоянии и обеспечит бесперебойную работу кадровой службы даже в условиях ужесточившегося законодательства и частых проверок со стороны трудинспекции и Росархива.
Следуя представленному руководству‚ вы сможете провести проверку архива быстро‚ качественно и без лишних затрат‚ а также подготовить организацию к успешному прохождению любых внешних аудитов.