Дата актуализации: 06:21:02

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Основные принципы и цели проверки
3. Периодичность и планирование
4. Подготовительный этап
5. Этапы проведения проверки
6. Оформление результатов
7. Технические средства и методики
8. Типичные проблемы и пути их решения
9. Рекомендации и лучшие практики

Нормативно‑правовая база

Проверка наличия и состояния архивных документов регулируется рядом федеральных нормативных актов:

• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 02 марта 2016 г. № 231). В них закреплены требования к:
  • созданию оптимальных условий хранения;
  • учёту и комплектованию архивных фондов;
  • проведению проверок наличия и состояния документов;
• Методические рекомендации по применению вышеуказанных правил (раздел 2.2.3.1 «Проверка наличия и состояния документов»).
• Приказ Главархива СССР от 05 сентября 1985 г. № 263 – исторический документ‚ в котором сформулированы общие требования к проверке наличия и состояния дел и документов.
• Федеральное архивное агентство (ФАА) – контролирующий орган‚ определяющий минимальные сроки циклической проверки.

Все перечисленные документы образуют единый правовой каркас‚ обязательный для исполнения как в государственных‚ так и в муниципальных архивах‚ музеях‚ библиотеках и научных организациях.

Основные принципы и цели проверки

Проверка проводится в соответствии с следующими принципами:

• Комплексность – охватывает как физическое состояние носителей‚ так и их учётную (регистрационную) часть.
• Регулярность – проверка планируется в заранее установленный цикл‚ но может быть ускорена при обнаружении угроз.
• Объективность – результаты фиксируются в официальном акте‚ который подписывается уполномоченными лицами.
• Превентивность – цель – выявить и устранить дефекты до того‚ как они приведут к потере информации.

Ключевые задачи проверки:

1. Установить фактическое наличие всех документов‚ указанных в учётных регистрах.
2. Оценить физико‑химическое‚ техническое и биологическое состояние носителей (бумага‚ фотоматериалы‚ магнитные носители и т.д.).
3. Выявить документы с повреждениями‚ требующими консервации‚ реставрации или репликации.
4. Обновить учётные данные и‚ при необходимости‚ скорректировать план комплектования.

Периодичность и планирование

Внутренний график проверок определяется архивом самостоятельно‚ исходя из интенсивности использования фондов. При повышенной нагрузке (например‚ в период массовых исследований) цикл может быть сокращён.

Подготовительный этап

Выверка учётных документов

Перед началом физической проверки необходимо выполнить выверку учётных регистров (опись‚ карточка учёта‚ электронный каталог). Это позволяет:

• установить перечень документов‚ подлежащих проверке;
• выявить расхождения между реальными данными и учётными записями;
• подготовить список «проблемных» позиций для более детального осмотра.

Формирование комиссии

Комиссию обычно составляют:

• главный архивариус (руководитель проверки);
• специалист по консервации;
• технический специалист (по работе с микрофильмами‚ цифровыми носителями);
• представитель контролирующего органа (при необходимости).

Подготовка технической базы

Необходимо обеспечить наличие:

• специальных ламп (ультрафиолетовых‚ инфракрасных) для визуального осмотра;
• метеорологического контроля (температура‚ влажность) в помещениях;
• портабельных сканеров/фотокамер для документирования дефектов;
• программного обеспечения для ведения электронных актов (КонсультантПлюс‚ 1С:Архив и др.).

Этапы проведения проверки

Инвентаризационный осмотр

Для каждой единицы документа проводится:

1. Сопоставление с учётной записью;
2. Физический осмотр (проверка целостности листов‚ наличия пятен‚ плесени‚ механических повреждений);
3. Оценка состояния носителя по шкале (от «отличное» до «неисправимое»).

Физико‑химический контроль

В зависимости от типа носителя применяются специальные методики:

• Бумажные документы – измерение pH‚ определение уровня кислотности‚ проверка наличия «желтого» старения.
• Фотоматериалы – проверка на выцветание‚ наличие пятен от влаги.
• Магнитные носители (кассеты‚ диски) – тестирование на магнитную деградацию‚ проверка целостности записей.
• Биологические угрозы – осмотр на наличие плесени‚ насекомых‚ грызунов.

Составление актов

По результатам осмотра оформляются:

• Акт проверки наличия (приложение N 3 к Правилам) – фиксирует соответствие реального наличия документам в учётных регистрах.
• Акт состояния – описывает степень повреждения‚ указывает на необходимость консервационных мероприятий.
• При обнаружении неисправимых повреждений составляется отдельный акт‚ который направляется в уполномоченный орган (федеральный или муниципальный архив) для дальнейшего решения (включая возможный отбор в страховой фонд копий).

Принятие решений

На основании актов комиссия определяет:

1. Необходимость консервации (ремонт‚ реставрация‚ стабилизация).
2. Потребность в репликации (создание копий особо ценных или уязвимых документов).
3. Перемещение документов в более благоприятные условия хранения.
4. Списание документов‚ утративших ценность и не подлежащих восстановлению.

Оформление результатов

Все документы‚ связанные с проверкой‚ хранятся в архивном деле «Контроль и проверка» и включаются в:

• Электронный реестр проверок (с указанием даты‚ ответственных лиц‚ сроков выполнения рекомендаций).
• Отчётный пакет‚ представляемый в Федеральное архивное агентство раз в три года (по требованию).
• Внутренние регламенты организации‚ где фиксируются изменения в учётных данных.

Пример структуры акта (по приложению N 3):

Наименование архива‚ дата проведения.
Состав комиссии.
Перечень проверяемых фондов и единиц.
Результаты выверки учётных документов.
Описание состояния каждого документа (категория повреждения).
Подписи ответственных лиц.

Технические средства и методики

Инструменты визуального осмотра

• Лампы УФ‑света (для выявления скрытых пятен и старения бумаги).
• Инфракрасные лампы (для обнаружения скрытых слоёв клея‚ переплётов).
• Микроскопы с увеличением 10‑40× (для детального анализа волокнистой структуры).

Диагностическое оборудование

• pH‑метры и спектрофотометры для оценки кислотности бумаги.
• Термогигрометры – контроль микроклимата в архивных помещениях.
• Электронные сканеры высокого разрешения (для создания цифровых копий повреждённых страниц).

Программные решения

• Системы электронного документооборота (ЭДО) – позволяют вести актуальный учёт и быстро сравнивать данные.
• Специализированные модули в 1С:Архив‚ «КонсультантПлюс» – автоматическое формирование актов и контроль сроков выполнения рекомендаций.
• Базы данных для хранения результатов консервационных работ.

Типичные проблемы и пути их решения

Рекомендации и лучшие практики

• Планировать проверку заранее – составить календарный план на 5‑10 лет с учётом специфики каждого фонда.
• Вести электронный журнал проверок – автоматическое напоминание о предстоящих проверках и сроках выполнения рекомендаций.
• Интегрировать консервацию в процесс проверки – сразу после выявления дефекта назначать ответственного за ремонт;
• Создавать резервные копии – особенно для документов‚ подверженных быстрому старению (бумага с высоким содержанием кислоты‚ фотоматериалы).
• Обучать персонал – проводить ежегодные семинары по методикам осмотра и использованию диагностического оборудования.
• Документировать каждый шаг – от выверки учётных записей до подписания актов‚ чтобы обеспечить прозрачность и возможность аудита.

Проверка наличия и состояния государственных архивов – это ключевой элемент системы сохранения культурного и исторического наследия России. Она обеспечивает:

• соответствие реального состояния архивных фондов их учётным данным;
• раннее выявление угроз сохранности и своевременное их нейтралирование;
• поддержание нормативных требований‚ установленных Федеральным архивным агентством и Министерством культуры.

Соблюдение установленных сроков (25 лет для федеральных архивов‚ 15 лет для государственных библиотек и 10 лет для муниципальных учреждений)‚ применение методических рекомендаций и использование современных технических средств позволяют поддерживать архивные фонды в надлежащем состоянии и гарантировать их доступность для будущих поколений.

Помните: качественная проверка – это не разовое действие‚ а системный процесс‚ встроенный в ежедневную работу архива.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных документов‚ действующих на .