Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 01:05:00 ()․

Муниципальные архивы выполняют важную функцию сохранения документального наследия местного самоуправления․ Для гарантии надёжного хранения и своевременного выявления проблем необходимо регулярно проводить проверку наличия и состояния документов․ В данной статье рассмотрены нормативные основания, цели, периодичность, этапы и практические рекомендации по организации такой проверки․

Нормативная база

Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, регулирующий деятельность архивов․
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв․ Федеральным архивным агентством)․
Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (Федеральное архивное агентство)․
Положение о муниципальном архиве 2026 года (КонсультантПлюс)․
Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле (утв․ Федеральным архивным агентством 13 декабря 2022 г․)․
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от ) – пункт 4․7 «Проверка наличия и состояния документов»․

Цели проверки наличия и состояния документов

Установление фактического наличия единиц хранения и их соответствия учётным документам․
Выявление и устранение недостатков в учёте документов․
Обнаружение отсутствующих документов и организация их розыска․
Выявление документов, требующих профилактической, технической и/или реставрационно‑профилактической обработки;
Подготовка информации для планирования дальнейшей работы архива (комплектование, описание, использование)․

Периодичность проведения проверки

Согласно нормативным актам:

Плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет – указано в Правилах организации хранения… (пункт 10․3)․
В организациях, где архив является частью муниципального органа самоуправления, рекомендуется проводить проверку не реже одного раза в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение (Памятка по организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов в архиве организации);
Перед передачей дел на хранение в государственный (муниципальный) архив обязательна проверка наличия и качества формирования дел (КонсультантПлюс, пункт 6․1․2)․

Этапы проведения проверки

Подготовительный этап

Формирование комиссии (представители архива, бухгалтерии, юридического отдела, ответственного за архивное дело – обычно глава муниципальной администрации)․
Подготовка нормативной документации: Правила, положения, инструкции по учёту, перечень учётных форм (книга поступления‑выбытия, описи, карточки учёта)․
Определение объёма проверяемого фонда (весь архив или выборочная выборка по разделам, периодам, типам документов)․

Основной этап (фактическая инвентаризация)

Сверка фактического наличия единиц хранения с данными учётных документов (книги поступления‑выбытия, описи, карточки)․
Фиксирование расхождений: излишки, недостачи, ошибочные записи․
Оценка физического состояния документов: наличие повреждений (разрывы, пятна, плесень), необходимость профилактической или реставрационной обработки․
Выявление документов, требующих специального учёта (личные фонды, межведомственные инструкции, корпоративные документы)․
Формирование актов: акт проверки наличия и состояния дел, акт описания документов, акт выявления недостатков․

Заключительный этап

Анализ выявленных недостатков и разработка плана мероприятий по их устранению (восстановление учёта, розыск пропавших документов, направление на реставрацию);
Составление отчёта о проведённой проверке, включающего:

цели и задачи проверки;
описание использованной методики;
результаты сверки (количество единиц, выявленные недостачи и излишки);
оценка состояния документов (процент требующих обработки);
рекомендации и план действий;
приложения (акты, списки, фотографии повреждений)․

Утверждение отчёта руководителем муниципального архива и направление его в орган местного самоуправления (глава администрации, уполномоченный орган в сфере архивного дела)․
Внесение корректировок в учётную документацию и обновление описей․

Документы, используемые при проверке

Книга поступления‑выбытия документов (учётная форма № 1)․
Описи дел и документов постоянного хранения․
Карточки учёта отдельных единиц хранения․
Акты приёма‑передачи архивных документов на хранение (при передаче в муниципальный архив)․
Акты проверки наличия и состояния дел (форма, утверждённая Коллегией Росархива)․
Протоколы комиссии по проверке․
Фотоматериалы и акты о состоянии повреждений (при необходимости)․

Особенности проверки в небольших муниципальных архивах

В небольших архивах (например, районных или поселковых) допускается:

Хранение двух экземпляров учётных документов (один – у фондосдатчика, второй – в наблюдательном деле, третий – в отделе научного описания может быть опущен при отсутствии достаточного персонала)․
Проведение проверки раз в пять лет вместо десятилетнего цикла, если объём фонда небольшой и риск потери документов выше․
Использование упрощённых форм учёта (журнал вместо книги поступления‑выбытия) при условии, что они обеспечивают достаточную достоверность информации․

Проверка наличия и состояния документов в муниципальных архивах