Работа с документами по личному составу — это одна из самых ответственных и регламентированных сфер архивного дела. От правильности формирования дел, соблюдения сроков хранения и качества описей зависит не только правовая защищенность организации, но и социальные права сотрудников (пенсии, льготы, стаж). В данной статье подробно разберем все этапы работы с данной категорией документов: от сбора в структурном подразделении (кадровой службе/отделе кадров) до передачи в архив организации или в государственный архив.

Что такое документы по личному составу: определение и правовая природа

Согласно архивной терминологии и законодательству (в частности, Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказу Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых перечней составов документов…»), документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые правоотношения работника с работодателем.

Их ключевая особенность, срок хранения постоянный или длительный (до 75 лет и более). Это накладывает особые требования к их сохранности, полноте и доступности.

Основные виды документов, подлежащих обязательному хранению:

• Приказы (распоряжения) по личному составу — основной правовойgrund для возникновения, изменения и прекращения трудовых отношений (прием, перевод, отпуска, увольнение, поощрения, наказания).
• Личные дела сотрудников (для госслужащих, военнослужащих, руководящего состава и специалистов определенных категорий).
• Личные карточки учетной формы № Т-2 (или иные утвержденные формы) — сводный документ по трудовой биографии сотрудника в данной организации.
• Трудовые книжки и вкладыши к ним (при сдаче в архив организации после увольнения или смерти сотрудника, если они не выданы на руки).
• Лицевые счета (форма Т-54/54а) и иные документы расчетов по заработной плате.
• Книги учета личного состава / списочного состава (журналы регистрации приемов/увольнений).
• Финансовые ведомости на выплату денежного содержания / заработной платы (по годам за весь сдаваемый период).
• Справки о заработной плате, выданные сотрудникам (оборотные стороны талонов или журналы выдачи).
• Документы по пенсионному обеспечению (расчеты стажа, подтверждающие документы для назначения пенсий).

> Важно: Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись при сдаче в архив. Смешивание их с документами основной деятельности (договоры, отчеты, переписка) недопустимо.

Этап 1: Сбор и инвентаризация в отделе кадров (до сдачи в архив)

Главная проблема кадровых служб — хаос в текущих делах. Прежде чем подшивать дела для архива, необходимо провести «ревизию».

Алгоритм сбора в единый список (чек-лист):

1. Получите актуальный Номенклатуру дел, утвержденную руководителем организации по согласованию с архивом (экспертом). Только она определяет, какие дела формируются, а какие нет.
2. Пройдитесь по всем местам хранения: шкафы кадрового офиса, серверные (электронные реестры), сейфы (трудовые книжки), архивные стеллажи текущего хранения.
3. Сверьтесь с журналами регистрации приказов. Каждому номеру приказа за год должен соответствовать физический экземпляр (бумажный или электронный оригинал).
4. Проверьте наличие финансовых ведомостей. Часто они хранятся в бухгалтерии. Запросите их за весь сдаваемый период (по годам).
5. Сформируйте реестр личных дел/карточек. Сравните список сотрудников из штатного расписания/кадрового ПО с физическими делами на полках. Найдите «потеряшек».

Какие документы НЕ подлежат сдаче в архив (уничтожаются по истечении сроков):

• Рабочие черновики приказов, не утвержденные руководителем.
• Дубликаты приказов, выданные на руки сотрудникам (если есть оригинал в деле).
• Справки, выданные во внешние организации (хранятся талоны/журналы выдачи).
• Временные акты, не несущие правовых последствий для трудового стажа (справки о месте работы для банков, виз и т.д. — если не предусмотрено номенклатурой).

Этап 2: Формирование дел (подшивка) — правила и нюансы

Формирование дел производится по завершении делопроизводственного (календарного) года. Нельзя сдавать в архив дела, которые еще «открыты» (например, приказ за декабрь подписан в январе следующего года — он идет в дело следующего года).

Принципы систематизации (порядок документов внутри дела):

• Приказы по личному составу: хронологически по номеру приказа (от 1-го к последнему за год). Внутри одного приказа: текст приказа -> приложения (перечни, схемы) -> служебные записки/обоснования (если предусмотрено номенклатурой).
• Личные дела/карточки: в алфавитном порядке фамилий сотрудников.
• Финансовые ведомости: хронологически по дате выплаты (месяцам).

Технические требования к подшивке (ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• Объем дела: не более 250 листов (для удобства пользования и сканирования). Если приказов много — делите на части: «Часть 1», «Часть 2» (указывается на обложке и в описи).
• Нумерация листов: сквозная по делу, арабскими цифрами, в правом верхнем углу (без точки). Обложка и обратная сторона последнего листа не нумеруются, но учитываются в счете.
• Подшивка: ниткой (лучше льняной/хлопковой) в 3-4 местах. Узел на обложке. Пробковка (прямоугольник бумаги 4×6 см) клеится на узел, подписывается ответственным и проставляется печать организации (если есть).
• Обложка дела (форма 1-Арх или собственная по стандарту): заполняется чернилами/печатью устойчивыми к выцветанию. Обязательные реквизиты: индекс дела (по номенклатуре), название дела, даты крайних документов, количество листов, срок хранения, подпись составителя.

Пример названия дела (по номенклатуре):

Приказы по личному составу за 2023 г. (Часть 1).
Личные карточки учетной формы № Т-2 сотрудников, уволенных в 2023 г. (А–К).

Этап 3: Составление внутренней описи дел

Внутренняя опись — главный поисковый прибор внутри дела. Ведется в электронном виде (Excel, 1С:Архив, специализированные АИС), но печатается и подшивается в дело (последним листом) или оформляется отдельным томом для описи приказов.

Структура строки описи приказов (рекомендуемые столбцы):

1. № п/п (порядковый номер документа в описи).
2. Дата документа.
3. Номер документа (приказа).
4. Наименование документа (суть приказа: «О приеме на работу…», «О предоставлении отпуска…»).
5. Количество листов.
6. Примечание (например: «Часть 1», «С приложением», «Исправлен приказом №…»).

Требования к заполнению: Наименование должно быть информативным. Не пишите просто «Приказ № 5», пишите «Приказ № 5 от о приеме на работу Иванова И.И. на должность менеджера». Это критически важно для поиска сведений о стаже через 20-30 лет.

Этап 4: Подготовка к цифровому архиву (Цифровизация)

С 2026 года большинство организаций переходят на электронное делопроизводство. Подготовка бумажных дел для цифрового архива имеет свои правила:

• Сканирование: Разрешение не менее 300 dpi, формат PDF/A-1b (для долговременного хранения), цветность: черно-белая (для текста) или цветная (если есть печати, подписи синей ручкой, фото в личных делах).
• OCR (распознавание текста): Обязательно для приказов и личных карточек для полнотекстового поиска.
• Электронная опись (XML/JSON): Формируется по стандартам (например, СМЭВ/ФНС/Росархив). Метаданные: автор, дата, тип документа, срок хранения, классификатор доступа.
• Электронная подпись (ЭП): Оригиналы приказов в электронном виде должны быть подписаны КЭП уполномоченного лица. Бумажные оригиналы после сканирования и проверки качества могут быть уничтожены ТОЛЬКО после экспертизы ценности и сроков хранения и составления акта об уничтожении (если организация полностью перешла на электронный документооборот и это зафиксировано в локальных актах). Внимание: Документы постоянного хранения (личные дела, карточки Т-2) в бумаге часто хранят параллельно с электронными копиями для гарантии сохранности.

Сроки и порядок сдачи в архив организации

Сдача производится по сдаточной описи (формы № 2-Арх или собственная) в два экземпляра.

Ключевые дедлайны (на примере 2023 года):

• Не ранее: (после завершения года и формирования дел).
• Не позднее: (в течение года после окончания календарного года).

Правило: дела сдаются в архив организации не позднее 1 года после окончания года их формирования.

Процедура приемки:

1. Кадровщик/Архивариус организации составляет сдаточную опись по сформированным делам.
2. Архив организации проверяет: соответствие номенклатуре, полноту комплектов (приказы + ведомости + карточки), качество подшивки, правильность обложек и описей.
3. При несоответствиях — дело возвращается на доработку.
4. При приемке: архивист ставит подпись и дату во 2-м экземпляре сдаточной описи (один остается у кадровщика, второй — в архиве).
5. Дела ставятся на стеллажи по систематическому указателю (номерам дел по номенклатуре).

Особенности для разных типов организаций

Типичные ошибки и как их избежать (Best Practices)

• Ошибка: Сдача приказов без финансовых ведомостей.
  Решение: Запросите ведомости у бухгалтерии заранее (в ноябре-декабре текущего года). Без ведомостей дело неполное, архив не примет.
• Ошибка: Потеря личных карточек Т-2 уволенных сотрудников.
  Решение: Ведите журнал движения личных карточек. При увольнении карточка сразу заполняется полностью (включая запись об увольнении), подписывается сотрудником и кладется в дело «Личные карточки уволенных за 20XX г.».
• Ошибка: Неправильное название дела в описи (например, «Папка с приказами»).
  Решение: Используйте только названия из утвержденной Номенклатуры дел.
• Ошибка: Пропуск нумерации листов или пропуск листов при подшивке.
  Решение: Пронумеруйте листы после окончательной сборки дела, перед подшивкой. Проверьте сквозность.
• Ошибка: Хранение трудовых книжек в архиве без описи по форме.
  Решение: Каждая ТК в архиве — это единица хранения. Составляйте опись ТК с указанием ФИО, даты рождения, периода работы, серии/номера ТК.

Работа с Центральными государственными архивами (на примере ЦГАЛС СПб)

Если ваша организация ликвидируется или истекают сроки хранения в ведомственном архиве, документы переводятся в государственный архив (например, ЦГАЛС СПб, Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных гос. предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга).

Требования там максимальны:

• Предварительная экспертиза ценности и сроков хранения (акту экспертизы).
• Идеальное состояние бумаги (нет плевков, скрепок, скотча, загрязнений).
• Полные описи (внутренние + сдаточная) в 2-х экземплярах на бумаге и в электронном виде (XML по стандарту Росархива).
• Акт приема-передачи документов (форма 031-У/98 или аналогичная).

Резюме: Чек-лист «Готовность к сдаче в архив»

Перед тем как вызвать архивариуса для приемки, проверьте каждый пункт:

1. [ ] Все приказы за год на месте (нет пробелов в нумерации).
2. [ ] Финансовые ведомости ЗП/ДС за все 12 месяцев получены от бухгалтерии и вложены в соответствующие дела.
3. [ ] Личные карточки Т-2 уволенных сотрудников заполнены полностью, подписаны, подшиты в алфавитном порядке.
4. [ ] Трудовые книжки невыданные — описаны, упакованы в пакеты/конверты, указаны в описи.
5. [ ] Дела подшиты ниткой, пробкованы, подписаны ответственным.
6. [ ] Обложки заполнены полностью и четко (индекс, название, даты, листы, срок).
7. [ ] Внутренние описи распечатаны, подписаны, подшиты в дела (или оформлены томами).
8. [ ] Сдаточная опись составлена в 2-х экземплярах, номера дел совпадают с номенклатурой.
9. [ ] Электронные копии (если дела сканировались) проверены на качество (читаемость, OCR, PDF/A).
10. [ ] Акт экспертизы ценности и сроков хранения (если требуется) готов.

Отдел документов по личному составу, это «сердце» архива любой организации. Именно эти документы гарантируют права людей на пенсию, льготы, подтверждение стажа и квалификации. Халявность на этапе формирования дел (пропущенная ведомость, неподписанная карточка, потерянный приказ) через 20 лет обернется судебным иском, проверками прокуратуры и невозможностью защитить интересы организации или бывшего сотрудника.

Главное правило: Формируйте дела так, будто через 50 лет их будет читать ваш внук, пытаясь доказать стаж бабушки. Полнота, хронология, чистота оформления и своевременная сдача — залог спокойствия архивариуса и правовой безопасности организации.

Статья подготовлена на основе требований Федерального закона № 125-ФЗ, Приказов Росархива, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практики работы архивов организаций и государственных архивов (в т.ч. ЦГАЛС СПб). Актуально на .