Дата утверждения:

Ответственный за исполнение: Специалист по работе с электронным архивом (далее – сотрудник);

Общие положения

Данная должностная инструкция определяет права, обязанности, ответственность и требования к квалификации сотрудника, занимающегося ведением, обслуживанием и контролем электронного архива организации.

Инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об архивном деле», а также внутренними нормативными документами организации.

Инструкция обязательна к исполнению всеми работниками, участвующими в процессах создания, хранения, поиска и передачи электронных документов.

Цели и задачи

Основная цель – обеспечить надёжное, упорядоченное и безопасное хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства и внутренними стандартами.

Задачи:

1. Организация и поддержка системы электронного архива.
2. Контроль за соблюдением правил классификации и метаданных.
3. Обеспечение доступа к архивным материалам только уполномоченным лицам.
4. Регулярное резервное копирование и проверка целостности данных.
5. Ведение учёта и отчётности по работе архива.

Обязанности сотрудника

Сотрудник, отвечающий за работу с электронным архивом, обязан:

• Создавать и поддерживать структуру архивных хранилищ (категории, разделы, подпапки) в соответствии с классификатором организации.
• Обеспечивать правильное заполнение метаданных (дата создания, автор, тип документа, классификатор, срок хранения).
• Контролировать процедуры загрузки и индексации новых электронных документов.
• Проводить регулярные проверки целостности и доступности архивных файлов (контрольные суммы, тестовые восстановления).
• Организовывать резервное копирование архивных данных согласно графику (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).
• Обеспечивать выполнение требований по срокам хранения (активный, промежуточный, постоянный архив).
• Обрабатывать запросы пользователей на доступ к архивным материалам, проверяя их полномочия.
• Вести журнал операций с архивом (загрузка, изменение, удаление, восстановление).
• Участвовать в разработке и актуализации политик информационной безопасности в отношении электронного архива.
• Проводить обучение и консультирование сотрудников по правилам работы с архивом.
• Подготавливать отчёты о состоянии архива (объём, количество запросов, инциденты) для руководства.

Права сотрудника

• Запрашивать у руководства и иных подразделений необходимую информацию и документы для выполнения обязанностей.
• Вносить предложения по оптимизации процессов архивирования и улучшению системы электронного архива.
• Требовать от руководства обеспечения необходимыми ресурсами (техническими, программными, финансовыми) для надёжного функционирования архива.
• Участвовать в совещаниях и рабочих группах, связанных с управлением информационными ресурсами.

Ответственность

Сотрудник несёт ответственность за:

• Нарушение требований по сохранности и конфиденциальности архивных документов.
• Несоблюдение сроков резервного копирования и восстановления данных.
• Неправильное оформление метаданных, что приводит к потере возможности поиска.
• Неисполнение предписаний руководства и внутренних регламентов.
• Участие в инцидентах, связанных с утратой или искажением архивных данных.

Требования к квалификации

Для выполнения должностных обязанностей сотрудник должен соответствовать следующим требованиям:

1. Образование: высшее техническое или информационно-правовое (специальность «Информационные системы», «Библиотечное дело», «Архивоведение», «Юриспруденция»).
2. Опыт работы: не менее 2 лет в области электронного документооборота, управления архивом или ИТ‑поддержки.
3. Знания:
   • Законодательства в сфере архивного дела и защиты информации.
   • Стандартов метаданных (Dublin Core, ISO 15489).
   • Систем электронного архива (например, ECM, DMS, SharePoint, Alfresco).
   • Принципов информационной безопасности (шифрование, контроль доступа).
4. Навыки:
   • Работа с базами данных и системами индексации.
   • Настройка и обслуживание серверов резервного копирования.
   • Аналитика и составление отчётности.
5. Личные качества: внимательность, ответственность, умение работать в команде, аналитический склад ума.

Порядок взаимодействия с другими подразделениями

Сотрудник взаимодействует с:

• Отделом ИТ – для обеспечения технической поддержки серверов и программного обеспечения.
• Юридическим отделом – для согласования сроков хранения и требований конфиденциальности.
• Отделом кадров – для обучения новых сотрудников правилам работы с архивом.
• Финансовым отделом – для планирования расходов на инфраструктуру архива.

Порядок оформления и хранения электронных документов

1. Получение документа в электронном виде (email, скан, система документооборота).
2. Проверка соответствия формата (PDF/A, TIFF, DOCX) и наличия подписи.
3. Назначение уникального идентификатора (UID) согласно внутреннему регламенту.
4. Заполнение обязательных метаданных:
   • Автор/источник
   • Код классификатора
   • Срок хранения
   • Уровень доступа
5. Загрузка в соответствующий раздел электронного архива.
6. Регистрация операции в журнале действий.
7. Проверка индексации и доступности через поисковый модуль.

Порядок контроля и аудита

Контроль за соблюдением инструкций осуществляется:

• Ежемесячным внутренним аудитом ИТ‑отдела.
• Квартальными проверками соответствия требованиям законодательства (Федеральный закон «Об архивном деле»).
• Периодическим тестированием восстановления из резервных копий (не реже 2 раз в год).

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

1. Инициатива изменения может исходить от руководителя подразделения, сотрудника или отдела кадров.
2. Подготовка проекта изменений и их согласование с юридическим отделом.
3. Утверждение проекта руководителем организации.
4. Регистрация изменений в системе документооборота и информирование всех сотрудников.

Приложения

• Приложение 1 – Классификатор электронных документов организации.
• Приложение 2 – Шаблон журнала операций с архивом.
• Приложение 3 – План резервного копирования (график, ответственные лица).
• Приложение 4 – Инструкция по восстановлению данных из резервных копий.

Подпись руководителя: ______________________    Дата: _______________

Подпись сотрудника: ______________________    Дата: _______________