В современном деловом мире термин «работница архива номеров» (или просто работница архива) чаще всего относится к профессиональной должности архивариус или специалист архива․ Несмотря на повсеместную цифровизацию, спрос на квалифицированных кадров в сфере документоведения не снижается, а требования к ним становятся выше․ На деятельность данного специалиста строго регламентируется Трудовым кодексом РФ, профессиональным стандартом 07․012 «Специалист архива» (действует с по ) и локальными нормативными актами организации (должностной инструкцией)․

Как цифровизация изменила профессию

Раньше работа в архиве ассоциировалась исключительно с бумажными делами, пылью и физическим перемещением папок․ Сегодня картина иная:

• Гибридная среда: Специалист работает одновременно с бумажными и электронными документами (ЭДО)․
• Сложные задачи: Обязательства вышли за рамки простой сдачи/выдачи дел․ Теперь это управление жизненным циклом документа, обеспечение информационной безопасности, работа с метаданными и электронными архивами (ЭА)․
• Различия секторов: Требования в госорганах (строгое соблюдение Росархива, ГОСТов, сроков хранения) отличаются от коммерческих организаций (гибкость, интеграция с 1С/CRM/ERP, защита коммерческой тайны)․

Ключевые должностные обязанности

Согласно профессиональному стандарту и типовой должностной инструкции, обязанности делятся на функциональные блоки․ В инструкции они формулируются через глаголы действия: руководит, подготавливает, утверждает, обеспечивает, контролирует, формирует․

Учет и регистрация документов

1. Прием документов на хранение (как бумажных, так и электронных) с проверкой оформления по ГОСТ Р 7․0․97-2016 и внутренним стандартам․
2. Ведение учетных журналов (бумажных или в АИС/СЭД) — реестров дел, описей, карточек учета хранения․
3. Нумератор дел (отсюда народное название «работница архива номеров») — присвоение индексов, шифров, кодов классификации․

Организация хранения и поиска

• Размещение дел в хранилищах с соблюдением климатических норм (температура, влажность) для бумаги и требований ИБ для электронных носителей․
• Обеспечение быстрого поиска и выдачи документов по запросам сотрудников, аудиторов, налоговой, суда․
• Ведение учета движения дел (выдача, возврат, перевод в другой архив)․

Формирование архива и экспертиза стоимости

Одна из самых ответственных функций — участие в экспертной комиссии по оценке документов:

• Подготовка актов отбора документов к уничтожению или постоянному хранению․
• Составление описей к делам постоянного хранения для сдачи в государственный архив․
• Организация уничтожения документов с истекшими сроками хранения (с составлением акта и протоколом)․

Работа с электронным архивом (ЭА) и СЭД

• Администрирование прав доступа к электронным делам (ролевая модель)․
• Контроль целостности и подлинности электронных документов (ЭП, хеш-суммы, временные метки)․
• Миграция данных на новые носители/форматы для предотвращения устаревания форматов (digital preservation)․

Консультирование и обучение

• Помощь сотрудникам в оформлении дел, номенклатуре дел, правилах работы в СЭД․
• Подписание документов в пределах своих полномочий․
• Внесение предложений по улучшению состояния дел в архиве и оптимизации документооборота․
• Получение от других сотрудников информации, необходимой в выполняемой работе․

Права архивариуса

Для эффективной работы закон и должностная инструкция предоставляют специалисту архива следующие права:

• Требовать от структурных подразделений соблюдения правил делопроизводства и сроков сдачи дел в архив․
• Запрашивать и получать от других сотрудников информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей․
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы архива, закупке оборудования, ПО, улучшению условий хранения․
• Подписывать исходящие документы, акты, описи, справки в пределах своей компетенции․
• На профессиональное обучение и повышение квалификации (не реже 1 раза в 3-5 лет)․

Ответственность и замещение

Архивариус несет ответственность за:

• Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (ст․ 192 ТК РФ)․
• Нарушение сроков хранения, утрату, порчу или несанкционированный доступ к документам (административная, гражданско-правовая, в редких случаях — уголовная ответственность)․
• Нарушение режима конфиденциальности (Гос․ тайна, Коммерческая тайна, Перс․ данные)․

Важно: На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия․ Это лицо несет полную ответственность за надлежащее исполнение обязанностей архивариуса в период замещения․

Требования к кандидату в 2026 году (Профстандарт 07․012)

Перспективы карьеры и условия труда

Куда расти?

1. Начальник архива / Руководитель отдела делопроизводства (управленческий трек)․
2. Эксперт по управлению записями (Records Manager), стратегическое управление информацией корпорации․
3. Архивист-цифровизатор / Специалист по ЭА, глубокая техническая специализация (XML, метаданные, блокчейн для верификации)․
4. Аудитор документооборота / Консультант по внедрению СЭД (внештатная работа/аутсорсинг)․

Условия работы

• График: чаще всего стандартный (5/2), возможен гибкий или удаленный (для работы с ЭА/СЭД)․
• Нагрузка: сидячая работа за ПК + физическая активность при работе с бумажным фондом (подъем коробок до 10-15 кг, перемещение по стеллажам)․
• Особенности: высокая ответственность за сохранность уникальных документов, работа в режиме жестких дедлайнов (отчетность, проверки)․

Документальное оформление на предприятии

Для корректного оформления штатной единицы «Работница архива» (Архивариус) предпринимателю/HR-специалисту необходим пакет документов:

• Штатное расписание (утвержденное руководителем)․
• Должностная инструкция Архивариуса — основной локальный нормативный акт, регламентирующий функции, задачи, права и обязанности․ Разрабатывается на основе Профстандарта 07․012 и типовой инструкции (Минкультуры/Росархив)․
• Трудовой договор (с приложением: должностная инструкция, положение о коммерческой тайне, согласие на обработку ПДн)․
• Приказ о зачислении в штат․
• Личная карточка сотрудника (Т-2)․

Профессия работницы архива (архивариуса) в 2026 году — это не «хранительница пыли», а менеджер информационных активов организации․ От ее компетентности зависят юридическая защищенность бизнеса, скорость бизнес-процессов и соблюдение законодательства․ Инвестиции в квалифицированного специалиста и современную программно-техническую базу архива (СЭД, ЭА) окупаются за счет минимизации рисков штрафов, ускорения поиска документов и сохранности корпоративной памяти․

Статья подготовлена на основе актуальных на данных: Профстандарт 07․012 «Специалист архива», ТК РФ, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», рекомендации Росархива․