Государственный архив Воронежской области (ГАВО), это главный хранилище документов региона, необходимое для genealogических исследований, научной работы, подтверждения прав на недвижимость, пенсионного стажа и многих других целей. Для работы в читальне архива или использования удаленных сервисов обязательна регистрация читателя.
В этой статье мы подробно разберем процесс регистрации в 2024–2026 годах, необходимые документы, правила пользования фондами и полезные онлайн-сервисы.
Кто и зачем нужна регистрация в ГАВО?
Регистрация читательского билета требуется всем, кто планирует:
- Работать в читальне архива с оригиналами дел (описаниями, делом).
- Заказывать справки и копии документов (в т.ч. через почту или электронно).
- Получать доступ к электронным ресурсам архива (цифровым копиям метрических книг, ревизским сказкам и др.) через личный кабинет на сайте или в читальне.
- Проводить геноалогические исследования с использованием фондов архива.
Важно: Просто зайти на сайт архива и посмотреть описи (путеводители) можно без регистрации. Читательский билет нужен для заказа дел в читальне и получения официальных ответов/справок.
Способы регистрации (2024–2026 гг.)
На данный момент существует два основных способа оформить читательский билет:
Способ 1: Личное присутствие (Классический)
Самый надежный способ, дающий немедленный доступ к читальне.
- Придите в читальну ГАВО по адресу: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 29 (здание бывшего Дворянского собрания).
- Подойтесь к окну регистрации (обычно находится в вестибюле или в читальне на 1-м этаже).
- Предъявите паспорт РФ и заполните анкету читателя (бланк выдают на месте).
- Сделайте фото для читательского билета (часто делают прямо в архиве веб-камерой бесплатно или за символическую плату, либо принесите свое 3×4 см).
- Получите пластиковый читательский билет (или картонный вкладыш) — обычно это происходит в течение 15–30 минут.
Способ 2: Удаленная регистрация (Через сайт / Госуслуги)
С внедрением «Электронного архива» и интеграции с ЕСИА (Госуслуги) появилась возможность оформить доступ удаленно. Это актуально для заказа справок по почте или работы с цифровыми копиями в личном кабинете.
- Перейдите на официальный сайт: arxivvrn.ru (раздел «Читателям» → «Электронная регистрация» или «Личный кабинет»).
- Авторизуйтесь через ЕСИА (Госуслуги). Это подтвердит вашу личность без визита в архив.
- Заполните электронную анкету читателя.
- После проверки администратором (обычно 1–3 рабочих дня) вам придет уведомление о готовности учетной записи.
- Нюанс: Для работы с оригиналами документов в читальне все равно придется прийти лично и получить физический билет (пластиковую карту), предъявив паспорт. Удаленная регистрация дает доступ к ЛК, заказу справок и цифровым копиям.
Необходимые документы
| Категория заявителя | Документы |
|---|---|
| Гражданин РФ | Паспорт гражданина РФ (оригинал). При регистрации на сайте — верифицированная учетная запись Госуслуг. |
| Иностранные граждане | Паспорт иностранного гражданина + нотариально заверенный перевод паспорта + документ, подтверждающий законное пребывание в РФ (виза, миграционная карта, ВНЖ/РВП). |
| Несовершеннолетние (14–18 лет) | Паспорт + письменное согласие одного из родителей (опекунов) с нотариальным заверением или личное присутствие родителя с паспортом и свидетельством о рождении ребенка. |
| Представители организаций | Паспорт + доверенность на право представлять интересы организации в архиве + устав/свидетельство о регистрации организации (копии). |
Фотография: Обычно требуется 1 фото 3×4 см (матовая, цветная/ч-б). Уточните на месте или на сайте, делают ли фото веб-камерой (в последнее время это стандартная практика).
Режим работы читальны и контакты (актуально на 2026 год)
Адрес: 394006, г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 29.
Телефон читальни/справочный: +7 (473) -55-XX-XX (уточняйте на сайте arxivvrn.ru, номера меняются).
Официальный сайт: arxivvrn.ru
Электронная почта: gavо@arxivvrn.ru (или через форму обратной связи на сайте).
График работы читальни (примерный, обязательно проверяйте перед визитом!):
- Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
- Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
- Суббота, Воскресенье: Выходные.
- Последний пятница месяца: Санитарный день (читальня закрыта).
Прием заказов дел: Обычно заканчивается за 30–60 минут до закрытия читальни. Дела выдаются в читальню в течение дня (часто через 1–2 часа после заказа, сложные фонды — на следующий день).
Как пользоваться архивом после регистрации
Шаг 1: Поиск информации в Путеводителе/Описях
Перед визитом (или в читальне на компьютерах) изучите Путеводитель по фондам ГАВО (доступен на сайте в разделе «Фонды» → «Путеводитель» или в бумажном виде в читальне); Определите:
- Номер фонда (Ф.)
- Номер описи (Оп.)
- Номер дела (Д.)
Шаг 2: Заказ дела в читальне
- Заполните заказной листок (бланк выдается в читальне, заполняется ручкой или на компьютере в АРМ читателя).
- Укажите шифр: Ф. №, Оп. №, Д. №.
- Сдайте листок на стойку выдачи (или отправьте через АРМ).
- Дождитесь выдачи дела (обычно в течение рабочего дня).
Шаг 3: Работа с документом
- Работа ведется только в читальне.
- Запрещено: делать пометки, гнуть листы, класть предметы на документы, пользоваться ручкой (только карандаш, лучше механический 0.5 мм).
- Фотосъемка: Разрешена без штатива и вспышки на свой фотоаппарат/телефон (в большинстве случаев бесплатно, но уточните правила у дежурного библиографа — некоторые фонды имеют ограничения).
- Сканирование: Можно заказать платное сканирование у оператора архива (качественные TIFF/PDF).
Удаленные услуги (Без визита в архив)
Если вы не можете приехать в Воронеж, используйте сервисы на сайте arxivvrn.ru (раздел «Услуги» / «Заказ справки»):
- Заказ архивной справки (подтверждение стажа, зарплаты, места жительства, рождения/смерти/брака до 1917/1920 гг.). Оплачивается онлайн, готовится 10–30 дней (зависит от сложности). Отправляют Почтой России или в ЛК.
- Заказ копий документов (цифровых или бумажных) по известному шифру.
- Генеалогический запрос (платный поиск по метрическим книгам, ревизским сказкам, confesionalным росписям).
Оплата: Через платежный шлюз на сайте (банковская карта, СБП) или квитанцией в банке/почте. Без оплаты работа не начнется.
Особенности популярных фондов (Генеалогия)
Чаще всего в Воронежском архиве ищут:
| Тип документа | Фонды / Период | Советы по поиску |
|---|---|---|
| Метрические книги (МК) (рождение, брак, смерть) | Фонды духовных консисторий, приходов. До 1917–1920 гг. | |
| Ревизские сказки / Списки живущих | Фонды казенных палат, уездных земств (XVII–XIX вв.) | |
| Исповедальные росписи | Приходские фонды (XVIII – нач. XX в.) | |
| Документы XIX–XX вв. (Земства, Уездные управы, Суды) | Фонды Воронежской губернской правы, уездных земств, судов. | |
| Советский период (1917–199191991) | Фонды губком, облком, райком, исполкомов, предприятий. |
Частые ошибки и советы (Best Practices)
⚠️ На что обратить внимание:
- Не знают шифр дела. Приезжают «поискать дедушку», не зная fundo/опис/дело. Совет: Подготовьтесь дома по Путеводителю или закажите предварительный консультационный поиск (платно).
- Игнорируют сроки хранения. Документы с персональными данными (личные дела, суды, ЗАГС после 1920 г.) закрыты на 75/100 лет. Нужен нотариальное согласие или решение суда.
- Хотят сфотографировать всё за 1 час. Дела выдаются по 3–5 единиц за раз. Фотосъемка толстых дел занимает время. Планируйте визит на несколько дней.
- Забывают про санитарный пятницу. Последняя пятница месяца — читальня не работает.
- Не проверяют оцифрованные фонды. 60–70% метрических книг и ревизских сказок уже в открытом доступе на сайте архива или FamilySearch. Экономит поездку!
Полезные ссылки для подготовки
- Официальный сайт ГАВО: arxivvrn.ru — Путеводитель, Электронный архив, Заказ справок, Режим работы.
- FamilySearch (Бесплатно): familysearch.org — Огромный массив оцифрованных дел Воронежской губернии (МК, Рев. сказки, Испов. росписи). Требует регистрации.
- Воронежская областная универсальная научная библиотека (ВОУНБ): Часто дублирует описи и имеет локальную историческую литературу.
- Форум «Родовид» / «Генеалогия Воронежской области» (VK, форумы): Сообщество исследователей, помогают расшифровать почерк, подсказать фонд.
Регистрация в Воронежском государственном архиве, процедура простая и бесплатная (сам билет), но требующая подготовки. Главное правило: приезжайте с уже известными шифрами дел (Фонд. Опись. Дело), полученными из Путеводителя на сайте arxivvrn.ru или через FamilySearch. Используйте удаленный заказ справок, если не можете приехать лично. Заранее уточняйте режим работы по телефону или на сайте, особенно в праздничные периоды и летнее время.
Удачных поисков и интересных находок в истории вашей семьи и региона!
Статья подготовлена на основе открытых данных ГАВО и практики работы исследователей. Актуальность правил и режима работы подтверждайте на официальном сайте arxivvrn.ru на день визита.