В условиях стремительной цифровизации бизнес-процессов и государственного управления электронный архив документов становится неотъемлемой частью инфраструктуры любой современной организации. Однако создание архива — это не просто покупка программного обеспечения или выделение серверов. Для того чтобы электронные документы сохраняли свою юридическую силу, были защищены от утраты и всегда оставались доступными для поиска, необходимо разработать и утвердить строгий регламент архива электронных документов.

В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой регламент электронного архива, какие нормативные требования существуют в Российской Федерации, и как правильно организовать хранение электронных документов (ЭД) с учетом актуального законодательства.

Что такое регламент электронного архива?

Регламент — это внутренний нормативный документ организации, который устанавливает детальный порядок выполнения работ или бизнес-процессов. В отличие от должностной инструкции, регламент описывает не только обязанности конкретного сотрудника, но и последовательность действий всех участников процесса, границы ответственности, правила работы со стандартами и программным обеспечением.

Регламент архива электронных документов (СХЭД) определяет:

• Порядок приема, передачи, систематизации и формирования контейнеров электронных документов.
• Сроки хранения различных категорий документов.
• Правила конвертации форматов и миграции на новые носители.
• Порядок выдачи документов из архива и предоставления доступа пользователям.
• Процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Нормативно-правовая база: Приказ Росархива № 77

С 1 сентября 2023 года организации при создании систем хранения электронных документов (СХЭД) обязаны руководствоваться новыми требованиями, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 31 июля 2023 года № 77. Этот приказ регламентирует порядок хранения ЭД, устанавливает понятие «электронный архивный документ» (ЭАД) и жесткие требования к его составу.

Кроме того, при разработке регламента следует опираться на:

• Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД в архивах государственных органов (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г.). Они обеспечивают информационную и функциональную совместимость систем.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены Приказом Министерства культуры РФ).

Состав электронного архивного документа (ЭАД)

Согласно Правилам Росархива (п. 141), электронный архивный документ не может существовать в виде простого файла. Для того чтобы документ считался юридически значимым и пригодным для долговременного хранения, он должен состоять из нескольких обязательных файлов, объединенных в специальный контейнер:

1. Файл основной части документа — должен быть сохранен в формате PDF/A (стандарт для долгосрочного хранения).
2. Файлы приложений — дополнительные материалы, чертежи, таблицы и т.д.
3. Файл электронной подписи (ЭП) — подтверждает юридическую силу документа.
4. Файл метаданных, содержит информацию о документе (автор, дата создания, сроки хранения, история изменений и т.д.).

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным для сохранения их аутентичности (п. 2.31 Правил).

Ключевые разделы регламента архива электронных документов

Грамотно составленный рабочий регламент — это подробный документ, описывающий все жизненного цикла ЭД в организации. При разработке локального нормативного акта необходимо включить в него следующие разделы:

Общие положения

Раздел описывает цель создания регламента, область его применения и перечень нормативных актов, на которые он опирается. Здесь же определяются используемые термины (СХЭД, ЭАД, метаданные, фонд пользования).

Комплектование и прием документов в архив

В этом разделе прописывается порядок передачи ЭД из структурных подразделений в архив. Важно отметить, что систематизация электронных документов и формирование их контейнеров для передачи должны производиться непосредственно в структурных подразделениях (до стадии обработки в архивном делопроизводстве). Регламент должен содержать формы актов приема-передачи и описей дел.

Учет и хранение электронных документов

Описываются требования к техническим средствам хранения. Устанавливается, что большинство ЭД временного срока хранения (до 10 лет — служебные записки, первичные бухгалтерские документы) могут не передаваться в центральный архив, а храниться в подразделениях. Документы постоянного и длительного хранения подлежат обязательному учету в СХЭД. Для оперативного доступа создается фонд пользования электронных документов.

Обеспечение сохранности и миграция

Электронные носители подвержены физическому старению, а форматы файлов — устареванию программного обеспечения. Регламент должен определять периодичность переписи (миграции) ЭД на новые носители и их конвертации в актуальные форматы без потери структуры и содержания.

Использование электронных документов

Электронный архив должен обеспечивать быстрый поиск необходимых документов по различным критериям (реквизитам), а также по содержанию (полнотекстовый поиск). В разделе описываются права доступа пользователей, порядок выдачи электронных копий и снятия их с хранения.

Порядок уничтожения документов

Уничтожение ЭД с истекшими сроками хранения производится на основании актов, согласованных экспертной комиссией (ЭК) организации. Если в организации есть документы постоянного хранения, относящиеся к Архивному фонду РФ, акты утверждаются руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела. После этого файлы удаляются из СХЭД с составлением соответствующего протокола.

Требования к системам хранения (СХЭД)

Для того чтобы регламент мог быть выполнен на практике, организация должна внедрить СХЭД, отвечающую ряду требований:

• Функциональная совместимость — возможность интеграции с системами электронного документооборота (СЭД) для бесшовной передачи документов на хранение.
• Инструментарий, наличие всех необходимых программ для того, чтобы открыть, прочесть и скопировать файлы архива.
• Информационная безопасность — защита от несанкционированного доступа, копирования и изменения (ведение журналов действий пользователей).
• Соответствие актуальным нормативам — поддержка требований Приказа Росархива № 77 к структуре ЭАД.

Разработка и внедрение регламента архива электронных документов — это критически важная задача для любой организации, стремящейся обезопасить свои данные и соблюдать законодательство. Регламент не должен быть формальной «бумажкой». Это рабочий инструмент, который устанавливает четкие правила игры для всех сотрудников: от рядового специалиста, формирующего контейнер с ЭД, до руководителя, утверждающего акты на уничтожение.

Опираясь на требования Приказа Росархива № 77 и Типовые функциональные требования, организации смогут создать надежный электронный архив, который обеспечит сохранность, юридическую значимость и быстрый доступ к документам на протяжении всего их жизненного цикла.