Регламент – это нормативный документ, в котором последовательно описываются порядок, правила и стандарты выполнения определённой деятельности. В контексте архивного дела регламент определяет, как формируется, хранится, используется и передаётся архивный фонд, а также какие обязанности возлагаются на архивные учреждения и их сотрудников.

Правовая основа

Современный регламент архивного фонда РФ базируется на нескольких ключевых нормативных актах:

1. Федеральный закон «Об архивных делах в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) № 20‑М от 20 марта 2025 г. «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта и использования архивного фонда».
3. Постановления Правительства РФ от  г. (вступившее в силу 10 ноября 2025 г.) и от  г. (вступившее в силу 5 апреля 2026 г.), уточняющие порядок отнесения документов к архивному фонду.

Эти документы образуют правовую и методическую базу для разработки и применения регламента в каждом архиве.

Что такое архивный фонд?

Архивный фонд – совокупность документов, относящихся к единой теме, периоду, организации или лицу, систематизированных и хранящихся в архиве в соответствии с установленными правилами. Фонд может включать:

• письменные документы (акты, письма, отчёты);
• фотографии, аудио‑ и видеоматериалы;
• электронные носители (базы данных, электронные письма);
• другие формы информации, признанные документами в соответствии с законодательством.

Структура регламента архивного фонда

Регламент обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения – цель, сфера применения, терминология.
2. Порядок формирования фонда – критерии отнесения документов, сроки передачи, процедуры приёма.
3. Учет и систематизация – методы описания, классификации, создание карточных и электронных описаний.
4. Хранение и охрана – требования к условиям хранения, контроль доступа, меры по защите от повреждений.
5. Доступ и пользование – порядок предоставления документов пользователям, правила копирования, ограничения.
6. Платные услуги – тарифы за предоставление копий, электронный доступ, услуги по оцифровке (см. пункт о платеже с пользователя архивными документами).
7. Ответственность и контроль – обязанности руководителей, архивистов, внутренний и внешний аудит.
8. Порядок изменения регламента – процедура внесения поправок, согласование с Росархивом.

Ключевые положения регламента (по актуальным приказам)

Порядок отнесения документов к архивному фонду

Согласно приказу от 20 марта 2025 г., документы отнесены к архивному фонду, если они:

• имеют историческую, культурную, научную или административную ценность;
• созданы в результате официальной деятельности государственных органов, муниципальных образований или юридических лиц;
• подлежат обязательному хранению в течение установленного срока (не менее 5 лет, если иное не предусмотрено законом).

Сроки передачи документов

Документы, подлежащие передаче в архив, должны быть переданы в течение 30 календарных дней после завершения их делового цикла или по истечении срока обязательного хранения.

Учет и описание

Для каждого фонда создаётся карточка фонда (печатная и/или электронная), где фиксируются:

• наименование фонда;
• период создания документов;
• объём (количество единиц хранения);
• описание содержания;
• условия доступа.

Доступ к архивным документам

Пользователи имеют право:

1. запросить ознакомление с документами в читальном зале.
2. Получить копию документа (в бумажном или электронном виде) за плату, установленную тарифом.
3. Заказать оцифровку материалов, если оригиналы находятся в уязвимом состоянии.

Ограничения могут быть наложены в случаях:

• содержания сведений, составляющих государственную тайну;
• защиты персональных данных;
• нарушения прав интеллектуальной собственности.

Платные услуги

Согласно последним изменениям (приказ от  г.), плата за предоставление копий и электронных материалов взимается с пользователя в соответствии с тарифным планом, утверждённым Росархивом. Тарифы различаются в зависимости от:

• типа документа (бумажный, микрофильм, электронный);
• объёма копий (количество листов, минут видеоматериала);
• способа доставки (личный, почтовый, электронный).

Процедура разработки и утверждения регламента в архиве

1. Инициатива – руководитель архива (или уполномоченный орган) инициирует разработку регламента.
2. Сбор информации – анализ действующего законодательства, методических рекомендаций Росархива, опыта других архивов.
3. Подготовка проекта – составление текста регламента в соответствии с установленной структурой.
4. Экспертиза – проверка проекта юридическим отделом и экспертной комиссией.
5. Согласование – передача проекта в Федеральное архивное агентство для согласования.
6. Утверждение – подписание приказом руководителя архива и публикация на официальном сайте.
7. Внедрение – обучение персонала, обновление внутренних инструкций, информирование пользователей.

Ответственность за соблюдение регламента

Ответственность распределяется следующим образом:

• Руководитель архива – несёт конечную ответственность за соответствие всех процессов регламенту.
• Главный архивист – контролирует правильность учёта, описания и хранения документов.
• Сотрудники отделов – обязаны выполнять свои функции в рамках регламента (приём, выдача, оцифровка).
• Контрольные органы – Росархив и региональные надзорные органы проводят проверки и могут применять меры административного воздействия.

Последние изменения (2025‑2026 годы)

В 2025‑2026 годах в регламент были внесены важные поправки:

• Установлен единственный порядок отнесения документов к архивному фонду, унифицирующий практику по всей стране.
• Введён платёж за пользование архивными документами – впервые в истории РФ установлен обязательный тариф за копирование и электронный доступ.
• Обновлены требования к электронному хранению – обязательное резервное копирование и использование сертифицированных систем управления документами.
• Сокращён срок передачи документов в архив с 60 до 30 дней, что ускорило процесс формирования фондов.

Практические рекомендации для архивных учреждений

1. Автоматизировать учёт – внедрить электронную систему описания (ЭДО) для ускорения формирования карточек фондов;
2. Обучать персонал – проводить регулярные семинары по новому регламенту и методикам работы с электронными носителями.
3. Информировать пользователей – размещать на сайте архива актуальные тарифы и порядок подачи заявок.
4. Контролировать сроки – вести календарный план передачи документов, чтобы не нарушать 30‑дневный срок.
5. Проводить внутренний аудит – проверять соответствие действий регламенту минимум раз в полугодие.

Регламент архивного фонда Российской Федерации – фундаментальный документ, который обеспечивает:

• правильную классификацию и сохранность исторически ценных материалов;
• прозрачность и законность доступа к архивным документам;
• единую методологию работы всех архивных учреждений страны.

С учётом последних изменений 2025‑2026 годов, регламент стал более детализированным, ввёл платные услуги и усилил требования к электронному хранению. Это позволяет современным архивам эффективно управлять огромными массивами информации, отвечать требованиям законодательства и удовлетворять запросы граждан и исследователей.

Дата последнего обновления статьи: 10 июля 2026 г.