Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Электронный архив (ЭА) – это специализированная информационная система, обеспечивающая долгосрочное хранение, учёт и доступ к электронным документам организации. Чтобы работа с ЭА была прозрачной, соответствовала законодательным требованиям и обеспечивала юридическую значимость документов, необходимо разработать и утвердить регламент электронного архива. Ниже представлен подробный обзор того, что такое регламент, зачем он нужен, какие нормативные акты регулируют эту область и как правильно оформить внутренний документ.

Что такое регламент электронного архива?

Регламент электронного архива – это внутренний нормативный документ организации, в котором фиксируются:

цели и задачи создания и функционирования ЭА;
структура хранения документов (классификатор, номенклатура дел);
требования к форматам, носителям и средствам защиты информации;
порядок приёма, регистрации, индексации и размещения электронных документов;
сроки хранения и условия уничтожения (или передачи на постоянное хранение);
права доступа, роли и ответственность сотрудников;
процедуры контроля целостности, аутентичности и доступности данных;
взаимодействие с системами электронного документооборота (СЭД) и другими ИТ‑системами;
методы резервного копирования и аварийного восстановления;
требования к аудиту и отчётности по работе архива.

Регламент служит основой для обеспечения соблюдения нормативных требований, минимизации рисков потери информации и повышения эффективности работы с документами.

Нормативная база, регулирующая электронный архив

При разработке регламента необходимо опираться на акты федеральных органов власти, отраслевые стандарты и лучшие практики. Ниже перечислены ключевые документы, актуальные на :

Федеральные нормативные акты

Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 – регламентирует порядок хранения электронных документов, требования к форматам, сохранности, учёту и контролю доступа в архивах.
Положение о Федеральном архивном агентстве (Указ Президента РФ от 22 июня 2016 г.) – определяет компетенцию ФАА в части разработки типовых требований к СЭД и системам хранения.
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г.) – базовый набор функций, которые должны обеспечивать СЭД и СХЭД.
Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов (ФАА, план на 2011‑2020 гг.) – рекомендации по созданию нормативно‑методического комплекса для перевода документов в цифровой формат.
Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций – направлен на упорядочение работы с официальными управленческими электронными документами.

Отраслевые и международные стандарты

ГОСТ Р 54989‑2012 – «Системы управления электронным документооборотом. Общие технические требования».
ISO/TR 18492 – рекомендации по долгосрочному сохранению электронных документов.
TR 18492 (в сочетании с ГОСТ Р 54989‑2012) – устанавливает требования к структуре электронного архива, используемого для хранения документов по исполнению федерального бюджета.

Внутренние нормативные акты организации

Помимо внешних требований, в регламент следует включить ссылки на:

Положение о системе электронного документооборота (СЭД);
Политику информационной безопасности;
План обеспечения непрерывности деятельности (БЦП);
Локальные акты о порядке учёта и уничтожения документов.

Структура типового регламента электронного архива

Ниже представлена примерная структура документа, которую можно адаптировать под специфику организации.

Титульный лист

Указывается название организации, наименование документа («Регламент электронного архива»), номер, дата утверждения, подписи руководителя и ответственного за архив.

Кратко описываются цели создания регламента, ссылки на нормативную базу и область применения (все структурные подразделения, филиалы, представительства).

Термины и определения

Даются расшифровки ключевых понятий: электронный архив, электронный архивный документ (ЭАД), система хранения электронных документов (СХЭД), срок хранения, аутентичность, целостность и др.

Общие положения

Принципы функционирования ЭА (централизация, единообразие, доступность, безопасность).
Обязанности руководства и сотрудников по обеспечению работы архива.
Ответственность за нарушение регламента.

Структура хранения и классификация документов

Описывается принятая номенклатура дел, классификатор по видам документов (управленческие, бухгалтерские, кадровые, технические и т.д.), принципы формирования дел и томов.

Требования к форматам и носителям

Обязательное использование форматов, рекомендованных Приказом № 77 (PDF/A, TIFF, XML и др.).
Требования к метаданным (наименование, дата создания, автор, номер дела, срок хранения).
Наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП) для обеспечения юридической значимости.
Рекомендуемые носители: серверные массивы RAID, ленточные библиотеки, облачные хранилища с гарантией долгосрочного сохранения.

Порядок приёма и размещения документов

Получение документа из СЭД (или иной системы) в соответствии с утверждённым шаблоном метаданных.
Контроль целостности (хеш‑сумма, контрольная сумма).
Регистрация в журнале приёма‑выдачи ЭАД.
Размещение в структуре хранения согласно номенклатуре дел.
Создание резервной копии и запись в журнал резервного копирования.

Сроки хранения и порядок уничтожения

Сроки устанавливаются в соответствии с:

Перечнем видов документов и установленными сроками хранения (нормативные акты, отраслевые положения).
Классификатором по степени ценности (постоянное хранение, долгосрочное (свыше 10 лет), временное).

По истечении срока хранения документ подлежит:

архивному уничтожению (шифрование и стирание носителя) с оформлением акта;
или передаче на постоянное хранение в государственный архив (при наличии соответствующего соглашения).

Права доступа и роли пользователей

Определяются группы пользователей:

Архивариус – полный доступ к размещению, поиску, извлечению и уничтожению документов.
Оператор СЭД – право на передачу документов в архив и получение из него по запросу.
Аудитор/контролёр – право только на чтение и проверку журналов.
Обычный сотрудник – право на поиск и просмотр документов, к которым у него есть разрешение.

Настройка прав осуществляется через систему управления доступом (RBAC) и фиксируется в журнале изменений прав.

Контроль целостности, аутентичности и доступности

Периодическое вычисление контрольных сумм (например, SHA‑256) и сравнение с исходными значениями.
Журналирование всех операций (приём, перемещение, изменение метаданных, уничтожение).
Ежеквартальное тестирование восстановления из резервных копий.
Мониторинг состояния носителей (SMART, логи ошибок).

Взаимодействие с другими системами

Регламент регламентирует:

Интерфейсы обмена данными с СЭД (веб‑сервисы, API, обмен файлами через защищённые каналы).
Правия преобразования форматов при импорте/экспорте.
Процедуры согласования изменений в структуре хранения с владельцами информационных систем.

Обучение и инструктаж персонала

Обязательное проведение:

Вводного инструктажа для новых сотрудников.
Ежегодного повышения квалификации архивариусов и операторов СЭД.
Фamiliarization с изменениями в нормативной базе (например, новые приказы Росархива).

Отчётность и аудит

Регламент предусматривает формирование следующих отчётов:

Ежеквартальный отчёт о количестве принятых, размещённых и уничтоженных документов.
Годовой аудит соответствия требованиям Приказа № 77 и ГОСТ Р 54989‑2012.
Инцидент‑отчёт при выявлении нарушений целостности или аутентичности.

Заключительные положения

Указывается порядок введения регламента в действие, процедура его пересмотра (не реже одного раза в три года) и ответственные за обновление документа.

Этапы разработки и утверждения регламента

Анализ текущего состояния – аудит существующих процессов хранения, выявление пробелов в соответствии с нормативными актами.
Формирование рабочей группы – представители ИТ, юридического отдела, архива, бухгалтерии и руководства.
Сбор нормативных требований – составление перечня приказа № 77, ГОСТов, отраслевых рекомендаций и внутренних актов.
Черновик регламента – написание каждого раздела с учётом специфики организации.
Согласование – обсуждение с заинтересованными сторонами, внесение правок.
Утверждение – подписание руководителем организации и регистрация в системе документооборота.
Обучение персонала – проведение тренингов и размещение регламента в корпоративном портале.
Мониторинг и корректировка – периодический контроль исполнения, обновление при изменении законодательства или ИТ‑инфраструктуры.

Практические рекомендации по внедрению

Автоматизация метаданных – использовать шаблоны и скрипты для автоматического заполнения полей при приёме документов.
Резервное копирование по правилу 3‑2‑1 – три копии данных, на двух разных типах носителей, одна копия вне офиса.
Контроль версий – при необходимости хранения нескольких версий документа вести журнал версий с указанием дат и авторов изменений.
Интеграция с СЭД – настроить автоматическую передачу документов в архив после завершения их жизненного цикла в системе документооборота.
Регулярный аудит безопасности – проводить penetration testing и проверку соответствия требованиям ФСТЭК по защите информации.
Документирование всех изменений – вести журнал изменений регламента, чтобы обеспечить прослеживаемость и обоснование решений.

Регламент электронного архива – не просто формальный документ, а ключевой инструмент обеспечения законности, надёжности и эффективности работы с электронной информацией организации. Его разработка требует тщательного анализа нормативной базы, чёткого определения процессов и ответственности, а также постоянного контроля и обновления. Следуя представленным рекомендациям и опираясь на актуальные приказы Росархива (в частности, Приказ № 77 от 31 июля 2023 г.), организации смогут создать электронный архив, который будет соответствовать законодательным требованиям, обеспечивать сохранность и аутентичность документов на протяжении всего установленного срока хранения.

Успешное внедрение регламента способствует снижению рисков потери информации, упрощению взаимодействия с контрагентами и государственными органами, а также повышению прозрачности корпоративного управления.