Цель документа – установить порядок создания, регистрации, хранения, обеспечения доступа, защиты и утилизации электронных документов в рамках электронного архива (ЭА) организации, а также определить ответственность лиц, участвующих в процессах архивного дела.

Общие положения

Данный регламент разработан в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных», а также с внутренними нормативными актами организации.

Электронный архив – это совокупность средств, процедур и организационных мер, обеспечивающих долговременное хранение электронных документов в форме, гарантирующей их подлинность, достоверность, целостность и юридическую силу.

Регламент распространяется на все подразделения организации, их сотрудников и сторонних контрагентов, которые создают, получают, передают, обрабатывают или хранят электронные документы.

Основные понятия

• Электронный документ (ЭД) – информация в электронной форме, обладающая юридической силой.
• Электронный архив (ЭА) – система (аппаратно‑программная и организационная), обеспечивающая долговременное хранение ЭД.
• Архивный документ – документ, переданный в архив для постоянного хранения.
• Архивный регистр – реестр, фиксирующий сведения о поступивших в архив документах.
• Ответственный за архив – сотрудник, назначенный руководством для контроля соблюдения регламента.

Обязанности и ответственность

1. Руководитель организации – утверждает регламент, обеспечивает выделение ресурсов и контроль за его исполнением.
2. Ответственный за электронный архив – организует работу ЭА, контролирует соблюдение требований к безопасности, проводит аудит.
3. Сотрудники подразделений – создают и передают ЭД в соответствии с установленными форматами и сроками.
4. ИТ‑отдел – обеспечивает техническую инфраструктуру, резервное копирование и восстановление данных.
5. Контролирующие органы – проводят проверки соответствия регламенту и законодательству.

Процедуры работы с электронным архивом

Приём и регистрация документов

• ЭД поступают в ЭА через единую точку входа (портал, электронная почта, интеграция с ERP‑системой).
• Каждому документу присваивается уникальный идентификатор (UID) и фиксируется в архивном регистре (дата, источник, тип, срок хранения).
• Документы, подпадающие под обязательный архивный срок (не менее 5 лет, в зависимости от категории), автоматически переводятся в статус «архивный».

Форматы и стандарты

Для обеспечения долгосрочного доступа к документам используются открытые и признанные стандарты:

• Текстовые документы – PDF/A‑2, PDF/A‑3.
• Таблицы – CSV, ODS.
• Изображения – TIFF (без сжатия) или JPEG2000.
• Электронные подписи – ГОСТ Р 34.10‑2012, ГОСТ Р 34.11‑2012.

Хранение и защита

ЭА реализует следующие уровни защиты:

1. Контроль доступа – ролевая модель (администратор, архивист, пользователь).
2. Шифрование – AES‑256 для данных «в покое» и TLS 1.3 для передачи.
3. Контроль целостности – хеш‑суммы (SHA‑256) сохраняются в метаданных.
4. Резервное копирование – ежедневные инкрементные и еженедельные полные копии, хранение в географически разнесённых дата‑центрах.
5. Аудит доступа – журналирование всех операций (просмотр, изменение, удаление) с указанием пользователя, времени и действия.

Доступ к архивным документам

Запросы к ЭА оформляются в электронном виде через внутренний портал:

• Указание UID или параметров поиска (дата, тип, подразделение).
• Утверждение доступа руководителем или архивистом.
• Получение документа в оригинальном формате или в виде копии (при необходимости редактирования).

Сроки хранения и утилизация

Сроки хранения определяются в соответствии с нормативными актами и внутренними регламентами:

Уничтожение производится только после утверждения соответствующего акта утилизации и с применением методов, обеспечивающих невозможность восстановления данных (физическое разрушение носителей, криптографическое стирание).

Обеспечение соответствия требованиям законодательства

• Регулярные проверки соответствия ФЗ‑63, ФЗ‑152 и отраслевым нормативам.
• Ведение реестра операций с архивными документами, доступного для проверяющих органов.
• Обучение персонала – минимум один раз в год.

Технические и организационные требования к системе ЭА

Инфраструктура

• Серверы хранения с поддержкой RAID‑6 и резервного копирования.
• Система управления контентом (ECM) с модулем архивирования.
• Средства автоматической миграции форматов (для предотвращения технологической устарелости).

Программное обеспечение

• Поддержка электронных подписей и меток времени (Тайм‑стемпинг).
• Интеграция с корпоративными системами (ERP, CRM, HRM).
• Веб‑интерфейс для подачи запросов и просмотра журналов.

Политика резервного копирования

1. Полные копии – еженедельно, хранение минимум 3 копий в разных локациях.
2. Инкрементные копии – ежедневно, хранение минимум 30 дней.
3. Тестовое восстановление – не реже одного раза в квартал.

Мониторинг, аудит и совершенствование

Ежемесячный мониторинг – проверка целостности хеш‑сумм, доступности резервных копий, уровня заполнения хранилищ.

Квартальный аудит – внутренний аудит соответствия регламенту, подготовка отчёта для руководства.

Годовой обзор – анализ эффективности, оценка рисков, обновление регламента с учётом изменений законодательства и технологий.

Приложения

Приложение 1. Формат заявки на доступ к архивному документу

Заявка №____
Запрашивающий: ______________________
Подразделение: ______________________
UID документа (если известен): ___________
Краткое описание требуемого документа: ______________________
Цель доступа: ______________________
Срок доступа: с ____ по ____
Подпись руководителя: ______________________

Приложение 2. Пример акта утилизации

Акт утилизации электронных архивных носителей
Носитель: ______________________ (тип, серийный номер)
Содержание: ______________________
Срок хранения: ______________________
Основание для утилизации: ______________________
Метод уничтожения: ______________________
Подписи:
- Ответственный за архив – ___________
- Руководитель подразделения – ___________

Внедрение и соблюдение настоящего регламента обеспечивает правовую защиту организации, сохранность критически важных данных и эффективное управление информационными ресурсами. Регулярный контроль, обучение персонала и адаптация к меняющимся требованиям законодательства позволяют поддерживать высокий уровень надёжности электронного архива.

Документ утверждён директором организации ______________________ от «____» ___________ 2026 г.