Регламент государственного учета архивов – это совокупность нормативных актов, методических рекомендаций и процедур, которые определяют порядок регистрации, учёта и контроля архивных документов, находящихся в государственной собственности, а также в негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).

Нормативно‑правовая база

Основу регламента составляют следующие документы:

1. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г.) – определяет структуру АФ РФ и порядок его формирования.
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77).
3. Методические рекомендации к вышеуказанным Правилам (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г.).
4. Административный регламент предоставления государственной услуги «Организация исполнения запросов и обращений на получение архивных справок, выписок и копий» (Федеральное архивное агентство).
5. Приказы Министерства культуры РФ и Федерального архивного агентства, уточняющие порядок учёта в органах государственной власти и муниципальных образованиях.

Ключевые понятия

• Государственная часть АФ РФ – документы, находящиеся в собственности государства (федеральные, региональные, муниципальные архивы).
• Негосударственная часть АФ РФ – документы, принадлежащие юридическим и физическим лицам, но включённые в Архивный фонд РФ в качестве архивных фондов.
• Соглашение с Федеральной архивной службой России – документ, фиксирующий порядок передачи негосударственных документов в государственный учёт.
• Архивный справочник – информационная система, в которой фиксируются сведения о всех зарегистрированных документах.

Цели и задачи регламента

Регламент направлен на обеспечение:

• Единого подхода к учёту архивных документов во всех государственных и муниципальных органах.
• Контроля за сохранностью и доступностью архивных материалов.
• Прозрачности взаимодействия с владельцами негосударственной части АФ РФ.
• Своевременного предоставления архивных справок, выписок и копий гражданам и организациям.

Порядок государственного учёта архивных документов

Приём документов в учёт

1. Инициирование процесса – владелец (государственный орган, муниципальное образование или юридическое лицо) подаёт запрос в Федеральную архивную службу (ФАС) о включении документов в АФ РФ.
2. Подготовка пакета документов:
   • Акт приёма‑передачи.
   • Опись (с указанием наименования, дат, объёма, формата).
   • Согласие владельца (для негосударственной части) о передаче в учёт.
3. Экспертиза – архивный эксперт проверяет соответствие материалов требованиям Правил (состояние, уникальность, правовой статус).
4. Согласование – при положительном заключении оформляется Соглашение с ФАС о государственном учёте.
5. Регистрация в архивном справочнике – вводятся метаданные (шифр, классификатор, сроки хранения, уровень доступа).

Учёт в информационных системах

Для автоматизации учёта используется Единая информационная система архивов (ЕИСА). В неё вносятся:

• Уникальный идентификатор (шифр) документа.
• Краткое описание (тема, период, автор).
• Физическое местоположение (архив, фонд, дело, коробка).
• Сроки хранения (постоянный, ограниченный, условный).
• Уровень доступа (открытый, ограниченный, закрытый).

Обновление и контроль

1. Периодический (не реже одного раза в год) аудит учётных записей.
2. Внесение изменений при:
   • Перемещении документов.
   • Изменении правового статуса.
   • Утратах или повреждениях.
3. Отчётность перед ФАС – формирование ежегодного отчёта о состоянии учтённых фондов.

Ответственность сторон

Порядок предоставления архивных справок, выписок и копий

В соответствии с Административным регламентом предоставление государственных услуг в сфере архивов осуществляется следующим образом:

1. Получение запроса от гражданина/организации (в электронном виде или в письменной форме).
2. Проверка полномочий заявителя и наличия прав доступа к запрашиваемым материалам.
3. Подготовка документа (справка, выписка, копия) в срок, установленный регламентом (не более 30 рабочих дней).
4. Оформление акта выдачи и внесение записи в журнал выдачи.
5. Передача результата заявителю (лично, почтовой связью, электронным способом).

Методические рекомендации (ключевые положения)

• Классификация документов – использовать единую классификационную схему (по темам, отраслям, хронологии).
• Комплектование дел – формировать единые деловые комплекты, включающие все связанные документы.
• Сроки хранения:
  • Постоянный – документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность.
  • Ограниченный – документы, срок хранения определён нормативными актами.
  • Условный – хранение до момента выполнения определённых условий (например, завершения судебного разбирательства).
• Уровни доступа – открытый, ограниченный (по согласованию с владельцем) и закрытый (секретный, служебный).
• Электронные архивы – при оцифровке документы сохраняются в оригинальном виде и в цифровой копии; обе версии учитываются в регистре.

Практические рекомендации для организаций

Как подготовить документы к государственному учёту

• Сформировать полную опись с указанием всех реквизитов (наименование, дата, объём, язык).
• Провести предварительную оценку состояния (консервация, реставрация).
• Подготовить юридические документы (договор, согласие).
• Обеспечить наличие оригиналов и, при необходимости, их электронных копий;

Как вести учёт в ЕИСА

1. Создать карточку фонда (уникальный шифр).
2. Заполнить поля «Краткое содержание», «Сроки хранения», «Уровень доступа», «Местоположение».
3. Регулярно обновлять статус (например, при перемещении дел в другое хранилище).
4. Экспортировать отчёты для внутреннего контроля и внешних проверок.

Как реагировать на запросы граждан

• Назначить ответственного сотрудника (специалиста по работе с запросами).
• Проверять наличие запроса в системе и фиксировать дату получения.
• Согласовать с владельцем (если документ относится к негосударственной части) возможность доступа.
• Подготовить ответ в установленный срок и оформить акт выдачи.

Перспективы развития регламента

В ближайшие годы планируется:

• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и индексации архивных материалов.
• Расширение цифровой инфраструктуры – создание национального портала открытых архивных данных.
• Усиление межведомственного взаимодействия (с налоговыми, пенсионными и судебными органами) для более оперативного предоставления справок.
• Обновление методических рекомендаций с учётом новых форматов (мультимедиа, большие данные).

Регламент государственного учёта архивов – фундаментальный инструмент, обеспечивающий законность, сохранность и доступность архивных документов в России. Его соблюдение гарантирует:

• Единство подходов к учёту в разных уровнях власти.
• Прозрачность взаимодействия с владельцами негосударственной части АФ РФ.
• Эффективную работу архивных учреждений и своевременное обслуживание запросов граждан.

Следование методическим рекомендациям и постоянное совершенствование информационных систем позволяют поддерживать высокий уровень архивного дела и сохранять культурное наследие для будущих поколений.

Дата актуализации: 11 июля 2026 г.