Регламент муниципального архива – это совокупность нормативных требований‚ методических рекомендаций и внутренних инструкций‚ которые определяют порядок организации‚ комплектования‚ хранения‚ учёта и использования архивных документов‚ образующихся в деятельности органов местного самоуправления и организаций‚ находящихся в их подведомственности.

Общие положения

Регламент устанавливает обязательные правила выполнения архивами основных видов работ‚ а также гарантирует соблюдение требований:

• законодательства Российской Федерации;
• законодательства соответствующего субъекта РФ;
• нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
• нормативных правовых актов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела;
• нормативных правовых актов органов местного самоуправления.

В случае изменения функций‚ структуры или задач органа‚ регламент подлежит пересмотру и актуализации.

Термины и определения

1. Архив – структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения‚ осуществляющее хранение‚ учёт и обеспечение доступа к архивным документам.
2. Документ архивного фонда – любой документ (бумажный‚ электронный‚ аудиовизуальный)‚ включённый в систематизированный фонд архива.
3. Комплектование – процесс передачи документов из источника (органа‚ организации) в архив.
4. Номенклатура дел – перечень дел‚ подлежащих комплектованию в архив‚ формируемый раз в пять лет (или при изменении функций/структуры).
5. Административный регламент – документ‚ регламентирующий порядок предоставления муниципальных услуг архивом (выдача справок‚ выписок‚ доступ к документам и т.п.).

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие работу муниципального архива:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ);
• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены постановлением Правительства РФ);
• Постановления администрации субъекта РФ от № 688 и от № 614‚ 6999 – регламентирующие предоставление муниципальных услуг архивом;
• Методические рекомендации Фионовой Л. Р. и Улановой С. А. (2024) по внедрению новых правил организации хранения архивных документов;
• Локальные нормативные акты муниципального архива (приказы‚ инструкции‚ положения).

Организация работы архива

4.1 Структура архива

Архив может быть оформлен как отдельное структурное подразделение или как подразделение внутри другого подразделения. Структура обычно включает:

• Отдел комплектования и приёма документов;
• Отдел хранения и консерсервации;
• Отдел учёта и систематизации;
• Отдел обслуживания запросов и предоставления услуг;
• Техническую службу (обеспечение климат-контроля‚ охраны‚ ИТ‑поддержки).

4.2 Основные функции

1. Комплектование и прием документов от органов местного самоуправления и организаций.
2. Систематизация и формирование архивных фондов.
3. Обеспечение сохранности и длительного хранения (консервация).
4. Учёт и контроль доступа к документам.
5. Оказание муниципальных услуг (выдача справок‚ выписок‚ предоставление копий).
6. Внедрение и поддержка электронных архивных систем.

Комплектование и номенклатура дел

Номенклатура дел формируется один раз в пять лет‚ однако при изменении функций или структуры органа она пересоставляется немедленно.

• Этапы формирования номенклатуры:
  1. Анализ текущих функций и структуры органа.
  2. Определение перечня дел‚ подлежащих архивированию.
  3. Согласование с руководством органа и с архивным отделом.
  4. Утверждение и публикация в локальном нормативном акте.
• Процедура комплектования:
  1. Подготовка документов к передаче (сортировка‚ проверка полноты).
  2. Оформление актов приёма‑передачи.
  3. Регистрация в журнале комплектования.
  4. Перемещение в соответствующее помещение архива.

Хранение и сохранность документов

6.1 Требования к помещениям

Помещения архива делятся на две группы:

• Основные помещения – для хранения‚ учёта‚ комплектования и использования архивных документов.
• Вспомогательные помещения – административно‑хозяйственного‚ технического и бытового назначения.

Ключевые требования (Глава V Правил организации хранения):

• Температура 18‑22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %;
• Отсутствие прямого солнечного света и вибраций;
• Система пожарной и охранной сигнализации;
• Контроль доступа (только уполномоченный персонал);
• Наличие систем вентиляции и конденсационной защиты;
• Устойчивость к воздействию вредных химических веществ.

6.2 Консервация и реставрация

Для бумажных и фотоматериалов применяются:

• Кислотно‑нейтральные папки и коробки;
• Специальные пленки и конверты;
• Регулярные осмотры (не реже одного раза в год) и при необходимости – реставрационные работы.

6.3 Электронные и аудиовизуальные архивы

Электронные документы хранятся в соответствии с методическими рекомендациями по применению правил организации хранения электронных архивных документов. Основные положения:

• Дублирование данных на независимых носителях (офлайн‑резерв и облако);
• Контроль целостности с помощью контрольных сумм (hash‑значения);
• Регулярные миграции форматов для предотвращения технологической устарелости;
• Обеспечение доступа через специализированные программные решения (ЭДО‚ архивные системы).

Учёт и систематизация

Учёт ведётся в двух уровнях:

1. Регистры комплектования – фиксируют поступление документов‚ их объём‚ дату и акт приёма‑передачи.
2. Картотека (электронный каталог) – отражает структуру фондов‚ их описание‚ сроки хранения и условия доступа.

Для автоматизации используется программное обеспечение‚ соответствующее требованиям ФЗ «Об архивном деле» (например‚ «Электронный архив»‚ «Архив-ЭДО»).

Доступ и использование архивных документов

8.1 Публичный доступ

Граждане и организации могут получить доступ к архивным документам в порядке‚ установленном административным регламентом. Основные этапы:

1. Подача запроса (в электронном виде или в письменной форме).
2. Регистрация запроса в журнале обращений.
3. Экспертиза запроса (проверка правомерности и наличия ограничений).
4. Подготовка и выдача справки‚ выписки или копии документа.
5. Регистрация выдачи в журнале выдач.

8.2 Ограничения доступа

• Документы‚ содержащие государственную тайну‚ коммерческую тайну или персональные данные‚ могут быть ограничены.
• Сроки ограничения (например‚ 30 лет) определяются законодательством.
• Для доступа к закрытым документам требуется согласование с уполномоченными органами.

Административный регламент предоставления муниципальных услуг архивом

В соответствии с постановлениями администрации от № 688 и от № 614‚ 6999‚ муниципальный архив обязан:

• Определить перечень услуг (выдача справок‚ выписок‚ копий‚ предоставление доступа к электронным документам).
• Установить сроки выполнения запросов (обычно не более 10 рабочих дней‚ в случае сложных запросов – до 30 дней).
• Обеспечить прозрачность процесса (публичные формы заявок‚ информирование заявителя о статусе).
• Вести журнал выполнения услуг и предоставлять отчётность в органы местного самоуправления.

Контроль‚ проверка и отчётность

Контроль за соблюдением регламента осуществляется:

1. Внутренними аудитами архива (ежеквартальные проверки).
2. Контрольными проверками со стороны уполномоченных органов (ФГБУ «Российский государственный архив»‚ региональные архивные управления).
3. Отчётность перед муниципальными органами – ежегодный отчёт о состоянии фонда‚ выполненных услугах‚ состоянии помещений и технического оборудования.

Регламент муниципального архива – фундаментальный документ‚ который обеспечивает законность‚ порядок и эффективность работы архива. Его соблюдение гарантирует:

• Сохранность исторически ценных документов;
• Доступность информации для граждан‚ исследователей и органов власти;
• Соответствие требованиям национального архивного законодательства;
• Прозрачность и эффективность предоставления муниципальных услуг.

Регулярный пересмотр регламента‚ адаптация к новым технологическим решениям (электронные архивы‚ облачные хранилища) и постоянный контроль за выполнением требований позволяют муниципальному архиву выполнять свою миссию – хранить память общества и обеспечивать её доступность для будущих поколений.

Дата актуализации: 11 июля 2026 г.