Обеспечение доступности архивной информации для граждан и организаций, одна из ключевых задач местного самоуправления. Регламент муниципальной услуги по архиву — это основной нормативный правовой акт, устанавливающий порядок, сроки и условия предоставления муниципальной услуги в сфере архивного дела. Данная статья подробно разбирает правовую базу, структуру регламента и особенности его применения на актуальную дату (ноябрь 2026 года).

Правовая основа: от федерального уровня к муниципальному

Деятельность муниципальных архивов и порядок предоставления услуг строго регламентируется иерархией нормативных правовых актов. Невозможно составить корректный муниципальный регламент без понимания федерального контекста.

Ключевые федеральные законы

• Федеральный закон от № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» — базовый закон, определяющий принципы, формы, сроки и регламент предоставления услуг. Статья 13 обязывает устанавливать административный регламент для каждой услуги.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — регулирует отношения в области архивного дела, определяет состав Архивного фонда РФ, права граждан на доступ к документам, сроки хранения и порядок пользования.

Подзаконные акты Росархива (методологическая база)

Федеральное архивное агентство (Росархив) утверждает типовые регламенты и правила, на которые должны опираться муниципальные образования при разработке своих актов:

1. Приказ Росархива от № 93 — «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения федеральными государственными архивами запросов и обращений»». Является эталоном для регламента услуги по исполнению запросов.
2. Приказ Росархива от № 77 — «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Регламентирует внутренние процессы, влияющие на качество услуги (поиск, выдачу, сохранность).
3. Приказ Росархива от № 19 — Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Важен для понимания критериев проверки качества предоставления услуг.

Какие муниципальные услуги по архиву регламентируются?

Согласно реестру муниципальных услуг, к основным видам относятся:

• Предоставление архивной справки, выписки, копии документа (наиболее востребованная услуга: подтверждение стажа, зарплаты, факта рождения/смерти/брака и т.д.).
• Предоставление документов для ознакомления в читальном зале (научные, генеалогические, производственные запросы).
• Организация информационного обеспечения на основе документов муниципального архивного фонда (тематические справки, сводки).
• Прием и учет запросов (обращений) граждан и организаций (в т.ч. через ЕПГУ/РПГУ, почту, лично).

Структура Административного регламента муниципальной услуги

Согласно ст. 13 ФЗ № 210-ФЗ, регламент должен содержать обязательные разделы. Типовая структура для архивной услуги выглядит следующим образом:

Раздел 1. Общие положения

• Правовая основа (ссылки на 210-ФЗ, 125-ФЗ, устав МО, распоряжение главы администрации).
• Наименование услуги, вид и форма предоставления.
• Категория получателей (граждане, юр. лица, госорганы).
• Результат предоставления услуги (справка, выписка, копия, уведомление об отсутствии документов, решение об отказе).

Раздел 2. Порядок предоставления муниципальной услуги

Это ключевой операционный раздел. Он детализирует этапы (статья 11 210-ФЗ):

1. Подача заявления (запроса): формы заявления (единая форма приказа Минэкономразвития/Росархива), способы подачи (ЕПГУ/РПГУ, МФЦ, лично, почта, электронная почта архива), перечень необходимых документов (паспорт, доверенность, документы-основания для поиска).
2. Прием заявления: проверка комплектности, регистрация в журнале/ИС, выдача уведомления о приеме (курьера, талона в МФЦ).
3. Рассмотрение заявления (поиск документов): действия архивариуса: поиск по описям/базам данных, запрос в другие архивы/организации (межведомское взаимодействие), подготовка проекта ответа.
4. Принятие решения о предоставлении услуги или об отказе: основания для отказа (отсутствие документов в фонде, неполные входные данные, запрос не в компетенции).
5. Направление результата: выдача лично, отправка почтой (ценным письмом), направление в ЛК ЕПГУ/РПГУ, выдача через МФЦ.

Раздел 3. Сроки предоставления муниципальной услуги

Критически важно: Сроки устанавливаются регламентом обязательно и не могут превышать федеральные нормы.

Раздел 4. Порядок обращения за услугой через МФЦ и в электронном виде

• Интеграция с ЕПГУ/РПГУ (Единый/Региональный портал госуслуг).
• Работа через АИС «МФЦ» (если услуга делегирована МФЦ).
• Использование ЕСИА для идентификации заявителя.

Раздел 5. Основания для отказа в предоставлении услуги

Перечень оснований исчерпывающий (ч. 2 ст. 16 210-ФЗ):

• Несоответствие запрашиваемой услуги компетенции муниципального архива.
• Непредоставление или неполное предоставление документов, необходимых для оказания услуги (после требования об устранении неполноты).
• Отсутствие в фондах архива документов, содержащих запрашиваемую информацию.
• Нарушение сроков хранения документов (документы уничтожены по истечении сроков по акту экспертизы).
• Обращение за услугой неполномочного лица (нет доверенности у представителя).

Важно: Отказ должен быть мотивированным, в письменной (электронной) форме, с указанием порядка обжалования.

Раздел 6; Порядок обжалования решений и действий (бездействия) исполнителей

• В досудебном порядке: к руководителю архива, к органу местного самоуправления (департаменту/управлению культуры/архивного дела), к прокурору.
• В судебном порядке: в соответствии с КАС РФ или ГПК РФ.
• Через систему обратной связи на ЕПГУ/РПГУ (жалоба на качество услуги).

Раздел 7. Контроль за предоставлением услуги и оценка качества

• Внутренний контроль (руководитель архива, контрольные сроки в ИС).
• Муниципальный контроль (надзор) со стороны администрации МО.
• Региональный государственный контроль (надзор) — в соответствии с Приказом Росархива № 19 от (проверка соблюдения Правил хранения, комплектования, учета, сроков предоставления услуг).
• Независимая оценка качества (опросы граждан, «Тайный покупатель», анализ показателей на ЕПГУ).

Особенности регламентации на 2026 год: актуальные тренды

Трансфер услуг на ЕПГУ/РПГУ («Цифровой профиль»)

К 2026 году практически все муниципальные архивные услуги должны быть представлены на портале госуслуг в виде «жизненных ситуаций» (например, «Подтверждение трудового стажа», «Поиск сведений о репрессированных родственниках»). Регламент должен описывать бизнес-процесс именно в электронном виде: взаимодействие через СМЭВ, получение результата в ЛК, подписание ЭП/ЭЦП исполнителем.

Межведомское взаимодействие (МВЗ)

Архивные запросы часто требуют данных из ЗАГС, Пенсионного фонда (СФР), военкоматов, судов. Регламент должен закреплять порядок отправки межведомских запросов через СМЭВ 3 / СМЭВ-ГИС и учет сроков их исполнения при расчете итогового срока услуги.

Соответствие Приказу Росархива № 77 (Правила хранения и учета)

Качество услуги напрямую зависит от состояния фондов. Регламент должен ссылаться на наличие в архиве:

• Утвержденной Номенклатуры дел (пересматриваемой 1 раз в 5 лет или при изменении функций).
• Актов экспертизы документов (определение сроков хранения).
• Справочно-поискового аппарата (традиционного и электронного/БД).
• Условий хранения, соответствующих санитарным нормам (температура, влажность, пожарная безопасность).

Бесплатность и платные услуги

Согласно ст. 35 125-ФЗ и ст. 9 210-ФЗ, предоставление архивных справок, выписок и копий документов Архивного фонда РФ гражданам для реализации их прав и свобод — бесплатно. Регламент должен четко разграничивать:

• Бесплатные муниципальные услуги (базовый поиск, стандартная справка).
• Платные дополнительные услуги (срочное исполнение — если предусмотрено законом региона, сложные генеалогические поиски, оцифровка больших объемов, выдача заверенных копий на платной основе для коммерческих целей).

Алгоритм разработки/актуализации регламента в муниципалитете

1. Инвентаризация услуг: Сверить реестр муниципальных услуг с реальными запросами граждан.
2. Анализ федеральных стандартов: Изучить Приказы Росархива № 93, № 77, № 19, типовые регламенты Минэкономразвития.
3. Разработка проекта: Заполнить все 7 обязательных разделов (см. п. 3). Учесть локальную специфику (наличие/отсутствие МФЦ, уровень оцифровки фондов, штатное расписание).
4. Согласование: Юридический отдел администрации, прокуратура (по согласованию), департамент по архивному делу/культуре, общественные слушания (при необходимости).
5. Утверждение: Распоряжением/Постановлением главы администрации МО;
6. Официальное опубликование: На официальном сайте МО, на стенде для посетителей архива, в ЕПГУ/РПГУ (привязка к карточке услуги).
7. Мониторинг: Ежеквартальный анализ соблюдения сроков, структуры отказов, жалоб.

Типичные ошибки в муниципальных регламентах (чек-лист для проверки)

• Установление сроков больше федеральных (например, 30 дней на справку вместо 10).
• Отсутствие процедуры продления срока с уведомлением заявителя.
• Требование документов, не предусмотренных законом (например, обязательное наличие справки из ЗАГС для запроса в архив — архив сам должен делать межведомский запрос).
• Непрописывание работы через ЕПГУ/РПГУ (услуга «висит» на портале, но регламент описывает только бумажный процесс).
• Ссылки на устаревшие акты (например, старые Приказы Росархива, потерявшие силу в 2023-2024 гг.).
• Отсутствие разделения на бесплатные/платные услуги или незаконное взимание платы за базовые справки.

Регламент муниципальных услуг по архиву — это не просто формальный документ для прохождения проверок, а главный инструмент управления качеством и доступностью архивной информации для населения. На 2026 год ключевыми требованиями к нему являются: полная цифровизация процесса (ЕПГУ/РПГУ/СМЭВ), строгое соблюдение сокращенных сроков (10 дней на справку), прозрачность оснований отказа и неразрывная связь с внутренними архивными процессами (номенклатура, акты экспертизы, состояние фондов) в соответствии с Приказом Росархива № 77.

Регулярная актуализация регламента (не реже 1 раза в год или при изменении законодательства) и контроль за его исполнением гарантируют муниципалитету отсутствие обоснованных жалоб граждан и положительные результаты регионального государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела.

Данная статья подготовлена на основе действующего на законодательства (ФЗ № 210-ФЗ, ФЗ № 125-ФЗ, Приказы Росархива № 93, № 77, № 19). Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Официальный интернет-портал правовой информации).