В России порядок обращения граждан, юридических лиц и иных субъектов к архивам регулируется Административным регламентом Федерального архивного агентства, утверждённым приказом № 566 от 13 июня 2023 г. (далее – Регламент). Данный документ устанавливает стандарты предоставления государственной услуги «Организация исполнения федеральными государственными архивами запросов и обращений на получение архивных справок, выписок и копий». В статье рассмотрим все ключевые аспекты регламента: кто может подать запрос, какие виды запросов существуют, как правильно оформить обращение, какие сроки и условия исполнения, а также особенности работы с иностранными заявителями.

Правовая основа и предмет регулирования

• Нормативный акт: Приказ № 566 от  г. «Об административном регламенте предоставления государственной услуги «Организация исполнения федеральными государственными архивами запросов и обращений».
• Предмет регулирования: порядок подачи, рассмотрения и исполнения запросов на получение архивных справок, выписок, копий, а также сведения о наличии (отсутствии) документов, их местонахождении, пересылке в другие архивы, оказании возмездных услуг и рассекречивании документов, содержащих государственную тайну.
• Цель регламента: обеспечить единый, прозрачный и оперативный процесс доступа к архивным материалам, в т.ч. в рамках социальной защиты граждан (пенсионное обеспечение, льготы, компенсации).

Кто имеет право подавать запрос

Согласно Регламенту запрос в архив может сделать любой субъект:

1. Гражданин РФ;
2. Иностранный гражданин (в этом случае запрос считается консульским);
3. Юридическое лицо (коммерческое или некоммерческое);
4. Орган государственной власти (запрос служебного характера).

Для иностранных заявителей предусмотрена отдельная процедура – запрос направляется через консульское представительство или напрямую в архив, но с обязательным указанием гражданства и контактных данных за границей.

Виды запросов

Порядок подачи запроса

Формы обращения

• Почтовый способ (письмо с приложенными документами).
• Личное обращение в приемный зал архива.
• Электронный запрос через официальный сайт архива (используя форму обращения в ИТ‑сети общего пользования).

Содержание заявления

Заявление должно включать:

1. Наименование архива (полное название, адрес).
2. ФИО (или полное наименование организации) заявителя.
3. Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail).
4. Точное описание запрашиваемого документа (название, период, номер дела, если известен).
5. Цель обращения (социальная защита, научные исследования, личные нужды и т.д.).
6. Перечень прилагаемых подтверждающих документов (копии трудовой книжки, свидетельства о рождении, договоров и др.).
7. Подпись заявителя и дату подачи.

Приложения

В зависимости от типа запроса могут потребоваться:

• Копии документов, подтверждающих факт работы (для запросов о заработной плате, трудовом стаже).
• Справка о гражданстве (для иностранных заявителей).
• Документы, подтверждающие право собственности на негосударственную часть архивного фонда (для юридических лиц).
• Оплата возмездных услуг (если запрос подразумевает копирование, пересылку, сканирование).

Сроки исполнения запросов

Процедура рассмотрения запроса

1. Регистрация обращения. При получении запрос фиксируется в журнале входящих заявлений; заявителю выдается регистрационный номер.
2. Проверка полноты документов. Сотрудники архива проверяют наличие всех обязательных приложений. При недостаточности – высылается запрос на дополнение.
3. Поиск и идентификация документа. Специалисты проводят поиск в электронных и бумажных фондах.
4. Принятие решения. В зависимости от результата:
   • Выдаётся справка о наличии/отсутствии.
   • Подготавливаеться выписка/копия.
   • Запрос перенаправляется в другой архив (с уведомлением заявителя).
   • Оформляется решение о рассекречивании (при необходимости).
5. Уведомление заявителя. Информационное письмо оформляется на бланке архива и отправляется по почте, электронной почте или в личный кабинет заявителя.
6. Получение и оплата услуги. При необходимости заявитель вносит оплату за копирование, сканирование, пересылку.

Электронный запрос: особенности и преимущества

С 2024 г. большинство федеральных архивов принимают запросы в электронном виде. Основные преимущества:

• Сокращение сроков регистрации (мгновенно).
• Отслеживание статуса запроса в личном кабинете.
• Возможность загрузки сканов подтверждающих документов.
• Автоматическое формирование уведомлений о готовности справки/копии.

Для подачи электронного запроса необходимо:

1. Зарегистрироваться на официальном портале архива (получить логин/пароль).
2. Заполнить онлайн‑форму, указав все обязательные поля.
3. Прикрепить сканы документов в формате PDF (не более 5 МБ каждый).
4. Подтвердить согласие с условиями предоставления услуги.
5. Отправить запрос и сохранить полученный регистрационный номер.

Возмездные услуги и оплата

По регламенту архив может взимать плату за:

• Копирование (печатное или электронное) – тарифы устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от  г.
• Пересылку документов (почтовая услуга, курьер).
• Сканирование в высоком разрешении.
• Экспресс‑обслуживание (сокращённые сроки исполнения).

Оплата производится банковским переводом, через платёжные системы или наличными в кассе архива (при личном обращении). После получения оплаты архив выдаёт квитанцию и приступает к выполнению запроса.

Защита персональных данных и конфиденциальность

Все персональные данные заявителей обрабатываются в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» № 152‑ФЗ. Архив обязан:

• Обеспечить хранение данных в защищённом виде.
• Не раскрывать сведения без согласия заявителя, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, в рамках судебного разбирательства).
• Уничтожать копии документов после завершения услуги, если иное не предусмотрено договором.

Примеры типовых заявлений

Заявление в бумажном виде

<strong>В Архив Российской Федерации</strong>
<strong>От: Иванова Ивана Ивановича</strong>
<strong>Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5</strong>
<strong>Тел.: +7 (495) -23‑45‑67</strong>
<strong>E‑mail: i.ivanov@example.com</strong>

<strong>Заявление</strong>
Прошу выдать копию документа № 123/45 от  г., содержащего сведения о моём трудовом стаже в ООО «Ромашка». Копию прошу предоставить в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail.

<strong>Приложения:</strong>
Копия паспорта.
Трудовая книжка (страницы 5‑12).
Квитанция об оплате услуги копирования.

<strong>Подпись: ___________ /Иванов И.И./</strong>
<strong>Дата: </strong>

Электронное обращение (шаблон)

{ "request_type": "copy",
 "document_number": "123/45",
 "document_date": "1998-03-01",
 "subject": "Трудовой стаж в ООО «Ромашка»",
 "applicant": {
 "full_name": "Иванов Иван Иванович",
 "citizenship": "RU",
 "email": "i.ivanov@example.com",
 "phone": "+7 (495) -23‑45‑67"
 },
 "attachments": [

 "passport_scan.pdf",
 "work_book_pages_5-12.pdf",
 "payment_receipt.pdf"
 ],
 "delivery_method": "email",
 "priority": "standard"
}

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, хранится ли нужный документ в конкретном архиве?

Сначала подайте запрос‑справку о наличии. Архив проверит электронный каталог и сообщит о результате.

Можно ли получить документ, находящийся в негосударственной части фонда?

Да, но только после получения согласия владельца (юридического лица) и представления учётных сведений по форме Приложения 4‑4а‑4б.

Сколько стоит копирование одного листа формата А4?

Тариф установлен в 5 рублей за лист (цветная печать – 15 рублей). Точные цены указаны в прайс‑листах архива.

Как ускорить процесс получения копии?

Можно оформить экспресс‑запрос (доплата 30 % от базовой стоимости) – срок исполнения сокращается до 3‑5 рабочих дней.

Что делать, если архив перенаправил запрос в другой архив?

Получите рекомендацию с контактными данными нового архива и подайте запрос туда. Сроки считаются заново.

Регламент архива запросов – это комплексный документ, который упрощает взаимодействие граждан и организаций с архивными фондами. Соблюдение требований к оформлению заявлений, своевременное предоставление подтверждающих документов и понимание сроков исполнения позволяют получить нужные сведения быстро и без лишних осложнений. При работе с архивами рекомендуется пользоваться электронными сервисами, так как они обеспечивают прозрачность процесса и позволяют отслеживать статус обращения в режиме реального времени.

Помните, что архив – это хранилище исторической памяти, а правильный запрос помогает не только решить личные вопросы, но и внести вклад в сохранение и изучение нашего общего прошлого.

Дата публикации: