В современном информационном обществе архивы выступают не только хранителями исторического наследия, но и поставщиками государственных и муниципальных услуг․ Регламент, определяющий порядок их предоставления, фиксирует права и обязанности как заявителей, так и архивных учреждений, а также гарантирует своевременность и качество обслуживания․

Общие положения

Регламент – это нормативный документ, в котором фиксируются:

1. Состав и классификация услуг, предоставляемых муниципальными архивами;
2. Права и обязанности заявителей и архивных организаций;
3. Порядок подачи и рассмотрения заявлений;
4. Сроки и формы предоставления результата услуги;
5. Контроль за соблюдением установленных требований․

Главная цель регламента – обеспечить единую, прозрачную и эффективную систему обслуживания граждан, юридических лиц и государственных органов в сфере архивных справок, выписок, копий, апостилей и информационного обеспечения․

Нормативно‑правовая база

Регламент опирается на совокупность федеральных, региональных и муниципальных актов, среди которых:

• Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021);
• Федеральный закон № 227‑ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг» (2010);
• Приказ Росархива от 14 сентября 2023 г․ № 93 «Об утверждении Административного регламента ФАА по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов граждан»»;
• Приказ Росархива от 09 января 2017 г․ № 1 «Об организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений»;
• Постановление Правительства Москвы от 7 февраля 2017 г․ № 27‑ПП «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги города Москвы «Проставление апостиля»»;
• Региональные акты (например, постановление администрации Вольского района от 17 февраля 2020 г․ об утверждении регламента выдачи архивных справок);
• Методические рекомендации ФАА по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда․

Субъекты и категории заявителей

В соответствии с регламентом заявителями могут быть:

• Граждане Российской Федерации и иностранные граждане;
• Лица без гражданства;
• Юридические лица (организации, учреждения, общественные объединения);
• Государственные органы и органы местного самоуправления, использующие архивные документы в своей деятельности․

Классификация заявителей осуществляется путём профилирования (см․ Приказ Росархива от 14 сентября 2023 г․), что позволяет определить порядок обработки запроса и требуемый уровень доступа к документам․

Порядок подачи заявления

Заявитель может выбрать одну из следующих форм обращения:

1. Лично – в приемном отделе муниципального архива;
2. Почтовой связью – отправка письма с заявлением и копиями документов, удостоверяющих личность;
3. Электронный документооборот – через Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ/МПГУ);
4. По телефону или факсу – в случае предварительного согласования с архивом․

Заявление должно содержать:

• ФИО (наименование организации) заявителя;
• Паспортные данные (или реквизиты юридического лица);
• Точный перечень требуемых документов (с указанием периода, номера дела и т․д․);
• Цель использования (для личных нужд, судебного разбирательства, научных исследований и пр․);
• Выбор формы получения результата (бумажный оригинал, электронный документ, копия, апостиль)․

Сроки и порядок предоставления услуги

Согласно стандарту предоставления услуги, установленному регламентом, сроки зависят от сложности запроса:

Если заявитель не согласен с результатом, он имеет право подать апелляционную жалобу в течение 10 дней с момента получения услуги․

Формы и виды услуг

Муниципальные архивы предоставляют следующие основные услуги:

• Архивные справки – подтверждение наличия (или отсутствия) документов в архиве;
• Выписки из архивных дел – выдержки из оригинальных документов;
• Копии (фото‑ и скан‑копии) – в зависимости от формата и объёма;
• Апостиль – заверение подлинности документов для использования за границей (постановление Правительства Москвы № 27‑ПП);
• Консультационные услуги – поиск информации, подготовка рекомендаций по использованию архивных материалов․

Электронные каналы и Единый портал

С 2023 года все муниципальные архивы обязаны размещать информацию о порядке предоставления услуг в Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ/МПГУ)․ На портале заявитель может:

1. Ознакомиться с перечнем услуг и необходимыми документами;
2. Заполнить и отправить электронное заявление;
3. Отследить статус выполнения запроса в личном кабинете;
4. Получить готовый документ в электронном виде (PDF с цифровой подписью) или оформить выдачу в архиве․

Для доступа к порталу требуется подтверждённая учетная запись в системе «Госуслуги»․

Права и обязанности заявителя

• Право на получение полной и достоверной информации о порядке и сроках предоставления услуги;
• Право на выбор формы обращения (лично, почтой, электронно);
• Обязанность предоставить достоверные сведения и копии документов, подтверждающих личность и цель запроса;
• Обязанность оплатить установленные тарифы (если услуга платная) в порядке, установленном архивом;
• Право на обжалование решения архива в течение 10 дней․

Права и обязанности муниципального архива

• Обеспечение доступа к архивным документам в соответствии с законодательством о защите информации;
• Соблюдение установленных сроков и информирование заявителя о возможных задержках;
• Ведение реестра заявок и их статуса (в электронном виде и в бумажных журналах);
• Контроль за правильностью оформления документов (соблюдение форматов, наличие подписи, печати);
• Обеспечение конфиденциальности персональных данных заявителей;
• Регулярное обновление информации о предоставляемых услугах на ЕПГУ/МПГУ․

Примеры региональных регламентов

Ниже представлены краткие сведения о регламентах в нескольких регионах России:

Муниципальный архив Вольского района (Тверская область)

• Постановление администрации от № 12 «Об утверждении регламента предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, выписок, копий»;
• Срок выдачи – 10 рабочих дней; возможность ускоренного обслуживания за дополнительную плату․

Архив Липецкого муниципального района (Липецкая область)

• Приказ от № 1 «Об организации исполнения запросов граждан муниципальными архивами»;
• Внедрена электронная очередь заявок через портал «Госуслуги»․

Архив города Москвы

• Постановление Правительства Москвы от № 27‑ПП «Об утверждении регламента предоставления услуги «Проставление апостиля»»;
• Срок – 7 рабочих дней, срочный порядок – 3 дня․

Контроль и ответственность

Контроль за соблюдением регламента осуществляют:

• Росархив (Федеральное архивное агентство) – проверка соответствия региональных регламентов федеральным требованиям;
• Органы исполнительной власти субъектов РФ – аудит работы муниципальных архивов;
• Граждане и организации – право подачи жалоб в уполномоченный орган (например, в Прокуратуру или в суд)․

За нарушение сроков, отказ без законных оснований или иные нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафов, а также возможность возмещения убытков заявителю․

Регламент предоставления государственных и муниципальных услуг муниципальными архивами – это фундаментальный документ, который обеспечивает:

• Прозрачность и предсказуемость процесса получения архивных справок, выписок, копий и апостилей;
• Защиту прав заявителей и соблюдение конфиденциальности персональных данных;
• Единый подход к обслуживанию граждан в цифровой среде через Единый портал государственных услуг;
• Контроль качества работы архивных учреждений на всех уровнях – от федерального до муниципального․

Соблюдение регламента способствует более эффективному использованию архивного фонда, повышает доверие населения к государственным структурам и упрощает доступ к историческим документам, необходимым в судебных, научных и личных целях․

Дата актуализации информации: 06:06:16