Документ разработан в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами в области архивного дела и электронного документооборота:

• Приказ Министерства культуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов, утверждённые приказом Росархива от 15 июня 2020 г.;
• Приказ Росархива от  № 77 «Об утверждении Типовых функциональных требований к СХЭД»;
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Общие положения

Настоящий регламент определяет порядок приема, регистрации, проверки и включения электронных документов (ЭД) в архив организации (далее – Архив). Он обеспечивает:

• сохранность и подлинность электронных документов на протяжении всего срока их хранения;
• формирование полного и достоверного комплекта метаданных, необходимого для поиска и использования;
• соответствие требованиям информационной безопасности и защиты конфиденциальной информации;
• юридическую значимость документов в электронном виде.

Основные определения

Электронный документ (ЭД)

Документ, созданный, полученный, хранящийся и передаваемый в электронной форме, включая текстовые, графические, аудио‑ и видеоматериалы.

Система хранения электронных документов (СХЭД)

Информационная система, обеспечивающая прием, хранение, поиск и выдачу электронных документов с соблюдением требований архивного законодательства.

Метаданные

Сведения о документе (автор, дата создания, номер дела, тип документа, наличие электронной подписи и др.), необходимые для идентификации и управления документом.

Фонд пользования электронных документов

Специальный фонд Архива, предназначенный для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях.

Этапы приема электронных документов

1. Подготовка к приему
   • Определение перечня документов, подлежащих передаче в Архив (на основе номенклатуры дел, внутренних нормативных актов).
   • Согласование формата передачи (физически обособленные носители – USB‑накопители, внешние жесткие диски, secure FTP‑канал и т.п.).
   • Назначение ответственных лиц: архивариус, специалист по ИТ, представитель подразделения‑поставщика.
2. Прием носителя и первичная проверка
   • Фиксирование факта передачи в журнале приема‑передачи (подписи архивариуса и сотрудника, подготовившего ЭД).
   • Проверка целостности носителя (отсутствие механических повреждений, вирусов – с использованием актуального антивирусного ПО).
   • Создание копии носителя в защищенном хранилище СХЭД для дальнейшей работы.
3. Контроль соответствия формату и содержанию
   • Проверка того, что файлы соответствуют утвержденным форматам (PDF/A, TIFF, XML, DOCX и др.) и не подверглись несанкционированному изменению.
   • Выявление наличия электронных подписей, информационно‑удостоверяющих листов, аналогов собственноручных подписей (см. п. 2.31 Правил организации хранения…).
   • В случае отсутствия обязательных элементов – возврат документа на доработку поставщику.
4. Регистрация и внесение метаданных
   • Заполнение карточки учета ЭД в СХЭД: номер дела, дата создания, автор, тип документа, носитель, контрольная сумма (hash), сведения о подписи.
   • Присвоение уникального идентификатора (UID) документу.
   • Связывание документа с делом или фондом в соответствии с номенклатурой дел.
5. Проверка подлинности и целостности
   • Сравнение контрольной суммы исходного файла с суммой, записанной в метаданные.
   • Валидация электронной подписи (если присутствует) с использованием сертификатов, доверенных центров сертификации.
   • Документирование результатов проверки в журнале контроля качества.
6. Включение в фонд Архива
   • Перемещение проверенного документа в основное хранилище СХЭД (архивный фонд).
   • Одновременное создание копии в фонде пользования электронных документов для оперативного доступа.
   • Обновление реестров и описей Архива (запись о приеме‑передаче, подписи ответственных лиц).
7. Контроль хранения и периодический аудит
   • Ежегодная проверка целостности файлов (пересчет хеш‑сумм).
   • Проверка актуальности носителей (миграция на новые носители при необходимости, согласно п. 2.33 Правил).
   • Аудит прав доступа и журнала событий СХЭД.

Требования к электронным документам, принимаемым на архивное хранение

Документы должны удовлетворять следующим условиям:

• Иметь законченный вид и быть завершенными в рамках делопроизводства (не черновики, не промежуточные версии).
• Содержать все необходимые реквизиты (номер дела, дата, подпись, печать при наличии).
• Быть оформлены в форматах, обеспечивающих долгосрочную доступность (PDF/A‑1/2/3, TIFF, XML, CSV и др.).
• Обладать контрольной суммой (MD5, SHA‑1, SHA‑256) для проверки целостности.
• При наличии электронной подписи – соответствовать требованиям Федерального закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» и иметь действующий сертификат.
• В случае перезаписи в новый формат или на новый носитель – соблюдать требования пункта 2.31 Правил организации хранения… (сохранение содержания, структуры и подлинности).

Метаданные и описание документов

Для каждого принимаемого ЭД формируется набор метаданных, включающий, но не ограничивающийся:

• Уникальный идентификатор (UID).
• Номер дела и индекс по номенклатуре дел.
• Наименование документа.
• Автор / ответственный исполнитель.
• Тип документа (приказ, договор, акт, справка и т.п.).
• Формат файла и версия.
• Контрольная сумма (hash).
• Наличие и тип электронной подписи (КЭП, НЭП, подпись УЦ).
• Информация о носителе (тип, серийный номер, дата передачи).
• Сведения о проверке целостности и подлинности (дата, результат, подпись проверяющего).
• Классификация по уровню конфиденциальности (общедоступное, служебное, секретное и т.д.).

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение настоящего регламента несет:

• Руководитель организации – обеспечивает выделение ресурсов и утверждение локальных нормативных актов (Положение об архиве, Инструкция по работе с СХЭД).
• Архивариус – организует прием, проверку, регистрацию и хранение ЭД; ведет журналы приема‑передачи и контроля качества.
• Специалист по информационной безопасности – контролирует соблюдение требований ИБ, проводит сканирование на вирусы, обеспечивает защиту каналов передачи.
• Руководитель подразделения‑поставщика – готовит документы к передаче, обеспечивает наличие необходимых подписей и метаданных.

Нарушения регламента фиксируются в акте, рассматриваются на комиссии по архивному делу и могут повлечь дисциплинарные меры в соответствии с внутренним трудовом законодательством.

Наличие четко прописанного регламента приема электронных документов обеспечивает:

• Соответствие требованиям федерального и отраслевого законодательства;
• Гарантию подлинности, целостности и доступности архивных электронных документов на протяжении всего срока их хранения;
• Эффективное использование фонда пользования электронных документов для оперативного поиска и предоставления информации заинтересованным сторонам;
• Снижение рисков потери информации и нарушения конфиденциальности.

Регламент подлежит периодическому пересмотру (не реже одного раза в три года) с учетом изменений в законодательстве, технологических обновлений СХЭД и практики работы архива.

Приложения

Приложение А. Журнал приема‑передачи электронных документов (образец)

Дата	№ дела	Наименование документа	Носитель	ФИО передавшего	ФИО принявшего	Подписи

Приложение Б. Чек‑лист проверки электронного документа перед приемом

1. Проверка целостности носителя (отсутствие механических повреждений).
2. Антивирусное сканирование файлов.
3. Сверка контрольной суммы (hash) с указанной в сопроводительном письме.
4. Наличие обязательных реквизитов (номер дела, дата, подпись).
5. Соответствие формата утвержденным стандартам (PDF/A, TIFF и др.).
6. Проверка наличия и валидности электронной подписи (если требуется).
7. Определение уровня конфиденциальности и назначение прав доступа.
8. Фиксация результатов в журнале контроля качества.

Документ составлен: