Цель документа – установить порядок и условия приема, регистрации, проверки и хранения электронных документов в архивной системе организации, обеспечить их достоверность, конфиденциальность и соответствие требованиям законодательства.

Правовая основа

Регламент разрабатывается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации:

• Федеральный закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от ;
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от ;
• Федеральный закон «Об электронном документообороте» № 63-ФЗ от ;
• Требования ФНС, ФСС, ПФР и иных контролирующих органов к хранению бухгалтерских и кадровых документов.

Область применения

Настоящий регламент распространяется на все подразделения организации, которые формируют, получают или передают в архив электронные документы, а также на сотрудников, ответственных за их прием и обработку.

Термины и определения

1. Электронный архив (ЭА) – информационная система, обеспечивающая долгосрочное хранение электронных документов в соответствии с требованиями архивного дела.
2. Электронный документ (ЭД) – документ, созданный, подписанный и/или переданный в электронном виде, имеющий юридическую силу.
3. Метаданные – структурированная информация о документе (дата создания, автор, тип, классификатор и т.д.).
4. Подтверждение приемки – автоматическое или ручное уведомление отправителя о том, что документ принят в архив.

Классификация принимаемых документов

В электронный архив могут быть приняты следующие категории документов:

• Бухгалтерская и налоговая отчетность;
• Кадровые документы (трудовые договоры, справки, аттестации);
• Контракты и договоры с контрагентами;
• Корпоративные политики и регламенты;
• Документы, подлежащие обязательному хранению в течение 5‑10 лет (счета‑фактуры, накладные, акты выполненных работ).

Требования к формату и структуре электронных документов

Для обеспечения корректного приема и дальнейшего поиска в архиве, каждый документ должен соответствовать следующим требованиям:

1. Формат файла – PDF/A‑2 (рекомендовано), XML, DOCX, XLSX, TIFF (для сканов). Форматы, не поддерживаемые системой, отклоняются.
2. Электронная подпись – документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) отправителя.
3. Метаданные – обязательные поля:
   • Наименование документа;
   • Автор (ФИО, должность, ИНН организации);
   • Код классификатора (по ОКУД/ОКПД2);
   • Срок хранения;
   • Уровень доступа (публичный/конфиденциальный);
4. Размер файла – не более 50 МБ (при превышении – разбить на части или использовать архивный контейнер).
5. Отсутствие вредоносного кода – файлы проходят антивирусную проверку перед загрузкой.

Порядок приема документов

Каналы передачи

Документы могут быть переданы в ЭА следующими способами:

• Через корпоративный портал (веб‑интерфейс).
• По протоколу SFTP (защищенный файловый обмен).
• Электронная почта с цифровой подписью (при условии использования корпоративного почтового сервера).
• API‑интеграция с ERP‑системой (автоматическая передача);

Шаги приема

1. Инициация загрузки – пользователь выбирает файл(ы) и заполняет форму метаданных.
2. Валидация формата – система проверяет тип и размер файла, наличие подписи.
3. Антивирусная проверка – сканирование на наличие вредоносных программ.
4. Регистрация в реестре – документ получает уникальный идентификатор (UID) и сохраняется в базе реестра.
5. Подтверждение приемки – отправителю автоматически отправляется электронное письмо с UID и ссылкой на статус.
6. Перемещение в архив – после успешной валидации документ переносится в долгосрочное хранилище (WORM‑технология).

Ответственные лица

Процедура проверки и отклонения документов

Если документ не удовлетворяет требованиям, система генерирует сообщение об ошибке с указанием причины отклонения; Возможные причины:

• Отсутствие или недействительная электронная подпись;
• Неподдерживаемый формат файла;
• Отсутствие обязательных метаданных;
• Превышение допустимого размера;
• Обнаруженный вирус.

Отправитель получает уведомление и имеет право исправить ошибку и повторно загрузить документ в течение 5 рабочих дней. После истечения срока документ считается не принятым.

Хранение и защита документов

1. Документы сохраняются в системе с технологией WORM (Write Once, Read Many) – изменение после записи невозможно.
2. Доступ к документам регулируется ролями (RBAC). Конфиденциальные документы доступны только уполномоченным сотрудникам.
3. Регулярные резервные копии (ежедневные инкрементные, еженедельные полные) хранятся в географически разнесенных дата‑центрах.
4. Сроки хранения задаются в метаданных и автоматически контролируются системой: по истечении срока документ переводится в «архивный» статус или уничтожается согласно регламенту утилизации.

Аудит и контроль

Для обеспечения соответствия регламенту проводятся:

• Ежемесячный внутренний аудит процессов приема и регистрации;
• Квартальная проверка соответствия требованиям ФНС и ПФР;
• Регулярные тесты на восстановление из резервных копий (не реже одного раза в полугодие).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, что мой документ принят?

После успешной загрузки вы получаете электронное письмо с уникальным идентификатором и ссылкой на статус в системе.

Можно ли загрузить несколько файлов в одном документе?

Да, допускается архивировать несколько файлов в один ZIP‑контейнер, но каждый вложенный файл должен соответствовать требованиям формата и размера.

Что делать, если система отклонила документ без понятной причины?

Свяжитесь с оператором архива через форму обратной связи; он предоставит детальное описание ошибки и рекомендации по исправлению.

Соблюдение регламента приема документов в электронный архив – ключевой фактор обеспечения юридической силы, сохранности и доступности корпоративных данных. Правильная организация процесса позволяет:

• Сократить риск потери или искажения информации;
• Упрощать взаимодействие с контролирующими органами;
• Оптимизировать внутренние бизнес‑процессы за счёт автоматизации документооборота;
• Обеспечить долгосрочную сохранность архивных материалов в соответствии с законодательством.

Регулярное обновление регламента в соответствии с изменениями нормативных актов и технологических возможностей системы гарантирует его актуальность и эффективность.

Дата последнего обновления: