Дата разработки:

Общие положения

Настоящий регламент (далее – Регламент) устанавливает порядок приёма, проверки, регистрации, учёта и обеспечения сохранности электронных документов (ЭД), передаваемых в архив организации. Регламент разработан в соответствии с:

• Федеральным законом «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от );
• Приказом Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах»;
• Рекомендациями по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в организациях.

Регламент обязателен для исполнения всеми подразделениями, участвующими в процессе формирования электронного архива.

Цели и задачи

1. Обеспечение законности и достоверности приёма ЭД в архив.
2. Гарантирование сохранности, целостности и доступности ЭД на протяжении установленного срока хранения.
3. Установление чёткой ответственности за каждый этап приёма и учёта ЭД.
4. Снижение рисков потери, искажения и несанкционированного доступа к архивным материалам.

Термины и определения

• Электронный документ (ЭД) – документ, созданный, подписанный и (или) сохранённый в электронном виде в соответствии с требованиями ФЗ‑125.
• Электронный архив (ЭА) – совокупность технических и программных средств, обеспечивающих долговременное хранение ЭД.
• Акт приёма‑передачи ЭД – документ, фиксирующий факт передачи ЭД в архив и его соответствие требованиям Регламента.
• Опись электронных дел – реестр, содержащий сведения о всех электронных делах, принятых в архив.
• Сопроводительная документация – набор метаданных, инструкций, актов проверки и иных документов, сопровождающих ЭД при передаче.

Область применения

Регламент распространяется на:

• Все структурные подразделения организации, создающие и передающие ЭД в архив;
• Отдел архивного дела (далее – Отдел архива), отвечающий за приём, регистрацию и хранение ЭД;
• ИТ‑подразделения, обеспечивающие техническую инфраструктуру ЭА.

Ответственность сторон

Порядок приёма электронных документов

Планирование передачи

1. Составляется график передачи ЭД (форма Графика‑01). График согласуется с руководителями подразделений‑источников и утверждается руководителем Отдела архива.
2. В графике указываются:
   • наименование дел и типы ЭД;
   • даты завершения создания ЭД;
   • ответственные лица;
   • периодичность (ежемесячно, квартально и т.п.).

Подготовка ЭД к передаче

1. Проверка завершённости процесса создания ЭД (все подписи, реквизиты, завершающие операции).
2. Определение формата хранения – предпочтительно открытый, долгосрочный (PDF/A‑2, XML, TIFF). При необходимости – конвертация в требуемый формат.
3. Подготовка метаданных (заголовок, дата, автор, классификатор, уровень доступа, срок хранения).
4. Проверка наличия необходимой сопроводительной документации (приказ о передаче, акт о завершении работы, согласования).
5. Проведение антивирусной проверки всех файлов и носителей (см. пункт 7.2).

Приём в архив

1. Получение ЭД в электронном виде (по защищённому каналу – SFTP, HTTPS, электронный документооборот).
2. Фиксация приёма в системе учёта архивных дел (СЭД/ЭА) – автоматическое присвоение уникального идентификатора (UID).
3. Проведение первичной проверки:
   • полнота файлов (все заявленные документы присутствуют);
   • читаемость и воспроизводимость (открытие в соответствующих приложениях);
   • соответствие формату хранения.
4. Оформление акта приёма‑передачи ЭД (форма Акт‑01) подписью ответственного лица Отдела архива и представителя подразделения‑источника.
5. Внесение записи в опись электронных дел (форма Опись‑ЭД‑01) с указанием UID, даты приёма, срока хранения, уровня доступа.

Регистрация и размещение

1. ЭД размещаются в соответствующей структуре хранения (каталог/дело) согласно схеме систематизации (см. Приложение А – Схема классификации).
2. Создаётся резервная копия на отдельном носителе/облачном хранилище в соответствии с Приказом Минкультуры № 526 (два экземпляра на разных носителях).
3. Обеспечивается контроль доступа (роли: просмотр, редактирование, экспорт) в системе ЭА.

Окончательная проверка и передача в «долгосрочное хранение»

1. Через 30 дней после приёма проводится проверка целостности (контрольные суммы MD5/SHA‑256).
2. При отсутствии замечаний ЭД переводятся в статус «Долгосрочное хранение».
3. В случае обнаружения несоответствий – документ возвращается в подразделение‑источник для корректировки.

Технические требования

Инфраструктура

• Серверы ЭА должны соответствовать требованиям ISO 27001 и ГОСТ 34.10‑2012 (защита от потери данных).
• Хранение на носителях с гарантией сохранности не менее 20 лет (магнитные ленты, оптические диски, облачные хранилища с SLA ≥ 99,9 %).
• Регулярная модернизация носителей (миграция) не реже одного раза в 5 лет.

Безопасность

• Все входящие файлы проходят антивирусную проверку (AV‑SCAN‑01) и проверку на наличие вредоносного кода;
• ЭД подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с ФЗ‑63.
• Контроль доступа реализуется через ролевую модель (RBAC) с журналированием всех действий (лог‑аудит).
• Регулярные тесты восстановления (DR‑TEST‑01) проводятся минимум раз в полугодие.

Учет и контроль

1. Все операции фиксируются в системе учёта (журнал операций).
2. Контролёр проводит ежеквартальный аудит соответствия процессу Регламенту и требованиям нормативных актов.
3. По результатам аудита формируется отчёт о состоянии архива (форма Отчёт‑01) и передаётся руководству.
4. В случае выявления нарушений – инициируется корректирующее действие в течение 10 рабочих дней.

Уничтожение электронных документов

Уничтожение ЭД производится только после истечения установленного срока хранения и в случае отсутствия оснований для их сохранения (см. Приказ Минкультуры № 526). Процедура включает:

1. Подготовку акта об уничтожении (форма Уничтожение‑01) с указанием UID, даты, способа уничтожения.
2. Техническое удаление с всех носителей (безвозвратное стирание, физическое разрушение).
3. Внесение записи в журнал уничтожения и обновление описи.

Приложения

• Приложение А – Схема классификации и систематизации электронных дел.
• Приложение Б – Формы документов:
  • График‑01 «График передачи электронных документов»;
  • Акт‑01 «Акт приёма‑передачи электронных документов»;
  • Опись‑ЭД‑01 «Опись электронных дел»;
  • AV‑SCAN‑01 «Протокол антивирусной проверки»;
  • Отчёт‑01 «Отчёт о состоянии архива»;
  • Уничтожение‑01 «Акт об уничтожении электронных документов».
• Приложение В – Инструкция по миграции и конвертации форматов ЭД.

Заключительные положения

Регламент вступает в силу со дня его утверждения руководителем организации и обязателен к исполнению всеми сотрудниками. При изменении нормативных актов или технологических требований Регламент подлежит пересмотру и актуализации.

Контактные лица для вопросов по Регламенту:

• Главный архивариус – Иванов И.И., телефон: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: archiv@company.ru
• Руководитель ИТ‑отдела – Петров П.П., телефон: +7 (495) -23‑45‑68, e‑mail: it@company.ru

© 2026 Компания «Пример». Все права защищены.