Деятельность отделов (управлений) муниципальных архивов в Российской Федерации строго регламентируется комплексом нормативных правовых актов федерального и регионального уровней. Основной целью данного регламента является обеспечение сохранности Архивного фонда РФ, своевременное комплектование архивов, учет документов и предоставление архивной информации гражданам и организациям. В статье подробно разбираются ключевые аспекты регламентирования работы муниципальных архивов на актуальном законодательном поле (на 2026 год).

Нормативно-правовая основа деятельности

Базовым документом, определяющим статус, задачи и полномочия муниципального архива, является Типовое положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования), утвержденное Решением Росархива от 02 октября 1997 года. Несмотря на давность принятия, оно сохраняет силу в части организационных основ, не противоречащих действующему законодательству.

Ключевыми современными актами, регламентирующими технологические процессы, являются:

• Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях» (далее — Правила № 77).
• Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. № 19 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле».
• Административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Методические рекомендации по применению Правил № 77.
• Законодательные (уставные) акты субъектов РФ и нормативные правовые акты муниципальных образований об архивном деле.

Организационная структура и руководство

Зaveдующий архивом (Начальник отдела)

Согласно Типовому положению 1997 года и действующему законодательству о муниципальной службе, архив возглавляет заведующий (начальник), являющийся муниципальным служащим. Он исполняет обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела в порядке, определенном Уставом муниципального образования и Положением об архиве.

Экспертная комиссия (ЭК) / Центральная экспертная комиссия (ЦЭК)

Один из ключевых элементов внутреннего регламента — создание и деятельность экспертной комиссии. Согласно Правилам № 77 (п. 19):

• Государственные органы, органы местного самоуправления, организации — источники комплектования муниципальных архивов — согласовывают положение о ЦЭК (ЭК) с Экспертной комиссией архивного учреждения (ЭПК) или с государственным (муниципальным) архивом, наделенным соответствующими полномочиями.
• Основные функции ЦЭК (ЭК):
  • Проведение экспертизы документооборота и определения сроков хранения документов.
  • Отбор документов к хранению в муниципальном архиве или к уничтожению.
  • Утверждение номенклатуры дел.

Основные функции и полномочия муниципального архива

Регламент деятельности отдела архива включает следующие ключевые направления:

1. Комплектование архивных фондов: Прием документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования. Приемка осуществляется на основании актов приема-передачи по итогам экспертизы сроков хранения.
2. Учет и описание: Ведение государственной учетной документации (фондовые описи, перечни, справочники) в соответствии с едиными правилами учета документов Архивного фонда РФ.
3. Обеспечение сохранности (хранение): Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антивадальная защита) в соответствии с санитарными нормами и Правилами № 77.
4. Информационное обеспечение (справочно-информационная работа): Выдача архивных справок, выписок, копий документов гражданам и организациям. Порядок предоставления услуг регламентируется Административным регламентом Росархива.
5. Методическое руководство: Консультации источников комплектования по вопросам документооборота, составления номенклатур дел, подготовки документов к сдаче в архив.

Регламент ключевых технологических процессов

Номенклатура дел

Согласно Методическим рекомендациям и Правилам № 77, номенклатура дел — основной документ, регулирующий формирование дела в организации-источнике.

• Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, при необходимости корректируется.
• Согласование номенклатуры производится с ЭПК архивного учреждения или муниципальным архивом (если ему переданы полномочия).
• Утверждается руководителем организации-источника и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Экспертиза документов и определение сроков хранения

Процесс экспертизы строго регламентирован:

1. Организация-источник формирует дела по номенклатуре.
2. ЭК (ЦЭК) организации проводит экспертизу дел по истечении сроков хранения в организации.
3. Составляется Акт экспертизы (форма согласно Приложению к Правилам № 77) с решением: «Хранить постоянно», «Хранить до … года», «Уничтожить».
4. Дела с истекшим сроком хранения в организации передаются в муниципальный архив (если срок хранения более 10 лет или установлен постоянный) или уничтожаются (при сроке до 10 лет и отсутствии ценности).

Приемка документов в муниципальный архив

Приемка документов на хранение осуществляется по Актам приема-передачи. Архив проверяет:

• Соответствие дел номенклатуре и актам экспертизы.
• Полноту дел, оформление обложек, прошивку, нумерацию листов.
• Состояние физической сохранности носителей.

После приемки дела вносятся в учет (описание) и размещаются в фондовых помещениях.

Предоставление архивной информации (Государственная услуга)

В соответствии с Административным регламентом Росархива, процесс выдачи информации включает:

1. Поступление запроса (письменного, электронного, через портал Госуслуг, лично).
2. Регистрацию запроса в журнале учета (системе ЭДО).
3. Поиск документов в описях и электронных базах данных.
4. Подготовку ответа (справки, выписки, копии, уведомление об отсутствии сведений).
5. Выдачу результата заявителю в установленный законом срок (обычно до 30 календарных дней).

Важно: Если для исполнения запроса федерального органа власти необходимы документы, хранящиеся в других организациях, Росархив направляет соответствующие запросы по принадлежности (Блок-схема 3 Административного регламента).

Контроль за соблюдением законодательства (Надзор)

Деятельность отделов муниципальных архивов и организаций-источников подлежит региональному государственному контролю (надзору). Основой для проверок служит Приказ Росархива от № 19 (Руководство по обязательным требованиям).

Приоритетные объекты контроля (согласно п. 4 Приказа № 19 и Правилам № 77):

• Пункты 52.1–52.3, 53.1, 53.2, 54.1–54.6 Правил № 77: Требования к организации хранения (помещения, стеллажи, климат, охрана, ПБ), комплектованию (сдача в архив в установленные сроки), учету (наличие описей, ввод в ГИАРС/ЕАИС) и использованию (режим доступа, выдача, оцифровка).
• Наличие утвержденных номенклатур дел и актов экспертизы.
• Своевременность сдачи документов в архив (не позднее 1 года после окончания дела для дел длительного хранения, и в установленные сроки для постоянного хранения).
• Наличие договоров с муниципальным архивом на хранение (для организаций, не входящих в структуру МО, но сдающих документы в муниципальный архив).

Финансово-хозяйственное обеспечение

Согласно Типовому положению 1997 г. (п. 6.1), финансирование осуществляется за счет бюджета муниципального образования. Допускается привлечение внебюджетных средств:

• От выполнения договорных работ (оцифровка, реставрация, сложные поиски для коммерческих структур).
• От платных услуг (выдача копий, справок за пределами установленных нормами бесплатных объемов).
• На других законных основаниях.

Полученные средства направляются на выполнение основных задач и функций Архива (закупка оборудования, расходных материалов, оплата труда, капитальный ремонт фондовых помещений).

Взаимодействие с Росархивом и архивами субъектов РФ

Муниципальные архивы входят в единую архивную систему России. Регламент взаимодействия включает:

• Отчетность перед органом архивного дела субъекта РФ (статистическая, аналитическая).
• Участие в формировании Единой государственной архивной фондовой информации (ЕГАФИ) / ГИАРС.
• Соблюдение методических рекомендаций и приказов Росархива.
• Передачу в архивы субъекта РФ документов ликвидированных органов местного самоуправления или документов федерального значения (при наличии).

Перспективы развития: Цифровизация и ЭДО

Современный регламент неразрывно связан с переходом на электронный документооборот (ЭДО):

• Ведение электронных номенклатур дел и актов экспертизы в информационных системах.
• Оцифровка фондов для удаленного доступа (портал «Архивы России», региональные порталы).
• Прием электронных документов на хранение с использованием ЭП и соблюдением требований ФСБ/ФСТЭК к защите информации.
• Автоматизация выдачи государственных услуг (интеграция с ЕПГУ/РПГУ).

Регламент отделов муниципальных архивов представляет собой многоуровневую систему нормативов, где базовые организационные принципы (Типовое положение 1997 г.) дополняются детализированными технологическими стандартами (Приказ № 77 от 2023 г.), критериями эффективности контроля (Приказ № 19 от 2024 г.) и административными регламентами предоставления услуг. Ключевыми условиями бесперебойной работы архива являются: наличие актуальных номенклатур дел, функционирующая экспертная комиссия, соблюдение условий хранения и своевременное комплектование фондов. Несоблюдение данных регламентов влечет за собой административную ответственность в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях (ст. 13.20, 19.5 и др.) и предписания органов контроля.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов, действующих на : Приказ Росархива № 77 , Приказ Росархива № 19 , Типовое положение о муниципальном архиве (Решение Росархива ), Административный регламент Росархива, Методические рекомендации по применению Правил организации хранения.