Архивное дело в Республике Казахстан регулируется комплексом нормативных правовых актов, направленных на обеспечение сохранности, доступности и эффективного использования документального наследия. Ниже представлены основные положения, определяющие требования к архивам, их структуре, функционированию и взаимодействию с пользователями.
Нормативная база
- Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» – основной закон, устанавливающий принципы формирования, хранения и использования архивных документов.
- Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» – регулирует вопросы создания, хранения и обращения электронных архивных документов.
- Постановления и приказы уполномоченных органов (Министерство культуры и информации, Департамент архивного дела и документации), в т.ч.:
- Приказ Министра культуры и информации РК от 2 мая 2013 г. № 93 «Об утверждении Требований безопасности и охраны труда в государственных архивах» (признан утратившим силу в соответствии с новыми нормативными актами).
- Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.
Основные понятия
Для корректного применения требований необходимо учитывать следующие определения, закрепленные в законодательстве:
- Национальный архивный фонд – совокупность документов, имеющих государственное значение и находящихся в государственной собственности.
- Центральный государственный архив – архив, находящийся в ведении центрального исполнительного органа, осуществляющего руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.
- Официальный документ – документ, созданный физическим или юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в порядке, установленном законодательством РК.
- Цифровой архив – совместимом с законодательством РК.
- Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с требованиями закона.
Требования к приему, хранению, учету и использованию документов
Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами включают следующие положения:
- Прием документов – документы принимаются на основании актов приема‑передачи, сопровождающихся описью и подтверждением их подлинности.
- Хранение – обеспечение условий, соответствующих санитарно‑гигиеническим, пожарным и защитным нормам; для электронных документов – соблюдение требований информационной безопасности.
- Учет – ведение единой системы учета (реестра) с указанием индекса, даты поступления, содержания, состояния и места хранения каждого документа.
- Использование – предоставление доступа к документам в читальных залах, через электронные сервисы или в виде копий, при соблюдении режима конфиденциальности и ограничений, установленных законом.
Цифровой архив
Согласно пункту 4 нормативного акта, цифровой архив включает:
- электронные архивные документы;
- электронные копии архивных документов на бумажном носителе.
Порядок функционирования цифрового архива определяется уполномоченным органом по согласованию с уполномоченным органом в сфере обеспечения информационной безопасности.
Особенности изъятия документов
Пункт 5 правил предусматривает возможность изъятия архивного документа из архива без согласия собственника в случаях, прямо указанных в законах Республики Казахстан (например, при проведении следственных действий, судебных разбирательств или в интересах национальной безопасности).
Запрет на разгосударствление и приватизацию
Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, не могут быть объектом разгосударствления, приватизации, купли‑продажи, обмена или дарения (пункт 6). Это гарантирует сохранность национального наследия для будущих поколений.
Защита прав детей и другие социальные аспекты
В рамках совершенствования законодательства в сфере архивного дела особое внимание уделяется защите прав детей. Нормативные акты предусматривают меры по недопущению использования архивных материалов, pouvant нарушать права несовершеннолетних, а также обеспечение доступности информации о социальных программах и мероприятиях, касающихся детства.
Требования к архиву в Республике Казахстан формируются на основе комплексного подхода, сочетающего традиционные принципы архивного дела и современные цифровые технологии. Соблюдение указанных норм обеспечивает:
- надежную сохранность документального наследия;
- эффективный учет и быстрый доступ к информации;
- соответствие международным стандартам и национальным интересам;
- законную защиту прав граждан, включая несовершеннолетних.
Следование этим требованиям является обязательным для всех государственных, ведомственных и частных архивов, действующих на территории Республики Казахстан.