Архивное дело в РФ регулируется комплексом нормативных актов, основным из которых является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ от  г. Ниже перечислены ключевые положения, которым должны следовать все государственные и муниципальные архивы, а также негосударственные хранилища, осуществляющие архивную деятельность на территории страны.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятия, принципы, функции архивов, права и обязанности их сотрудников.
• Постановление Правительства РФ от № 874 – «Об утверждении Положения о государственном архивном фонде Российской Федерации».
• Приказы Минкультуры России (например, Приказ № 541 от «Об утверждении Типового положения о государственном архиве»).
• ГОСТ Р 7.0.12‑2011 – «Система стандартов по информационно‑библиотечному и архивному делу. Термины и определения».
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – регламентирует обработку сведений, содержащих персональные данные в архивных фондах.

Основные принципы работы архива

1. Законность – все действия архива должны соответствовать действующему законодательству.
2. Научность и объективность – формирование, хранение и предоставление документов осуществляются на основе научных методов.
3. Доступность – обеспечение права граждан и организаций на получение информации из архивных фондов в пределах, установленных законом.
4. Сохранность и целостность – создание условий для долгосрочного сохранения документов (климат, защита от пожара, насекомых, механических повреждений).
5. Конфиденциальность – соблюдение режима доступа к документам, содержащим государственную тайну, персональные данные или иную охраняемую информацию.

Формирование архивных фондов

Формирование включает следующие этапы:

• Прием документов – проверка комплектности, оформление приемо‑сдаточных актов, присвоение инвентарных номеров.
• Классификация и систематизация – распределение по фондам, описям, делам в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
• Описание (каталогизация) – составление описей, аннотаций, создание электронных карточек в системе архивного описания (например, в АИС «Архив»).
• Реставрация и консервация – проведение необходимых мероприятий по восстановлению поврежденных документов и предотвращению их дальнейшего разрушения.

Хранение и учет документов

Для обеспечения долгосрочной сохранности архивы обязаны соблюдать следующие требования:

• Микроклимат – температура 18 ± 2 °C, относительная влажность 50 ± 5 % (для бумажных носителей); для фотоматериалов и магнитных носителей – отдельные нормы.
• Защита от света – использование светонепроницаемых упаковок, ограничение освещения в хранилищах.
• Пожарная безопасность – установка автоматических пожаротушащих систем, регулярные проверки огнетушителей и сигнализации.
• Биологическая защита – профилактические обработки от грибка, насекомых, грызунов (использование безвредных средств, соблюдение санитарных норм).
• Учет и контроль – ведение журналов поступления, перемещения и выдачи документов; проведение инвентаризации не реже одного раза в 5 лет.

Предоставление информации и доступ к документам

Правила доступа регламентируются внутренними положениями архива и законодательством:

• Открытые фонды – документы, не содержащие ограниченного доступа, предоставляются по заявке в читальном зале или через электронные сервисы.
• Закрытые фонды – доступ возможен только после получения специального разрешения (например, для документов с грифом «Секретно» или персональных данных).
• Электронные копии – при невозможности выдачи оригинала предоставляются заверенные электронные копии или микрофильмы.
• Сроки ответа – архив обязан рассмотреть запрос и предоставить информацию в течение 30 дней, при необходимости продлить срок до 60 дней с уведомлением заявителя.
• Платные услуги – за копирование, срочную обработку и консультационную помощь могут взиматься платы согласно утвержденному тарифу.

Охрана конфиденциальности и защита персональных данных

При работе с документами, содержащими персональные сведения, архив должен:

• Определять уровень доступа в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ.
• Вести журнал учета обращений к персональным данным.
• Обеспечивать шифрование электронных копий и защиту от несанкционированного доступа.
• Проводить регулярное обучение сотрудников по вопросам конфиденциальности и защиты данных.

Digital transformation архивов

Современные архивы активно внедряют электронные системы управления:

• Электронный архив (ЭА) – хранение сканированных изображений и метаданных в единой базе данных.
• Метаданные по стандартам ISAD(G), Dublin Core, EAD – обеспечивают совместимость с международными каталогами.
• Доступ через веб‑порталы – предоставление удаленного доступа к описям, цифровым копиям и онлайн‑выставкам.
• Долгосрочное хранение цифровых объектов – использование форматов PDF/A, TIFF, стратегии миграции и резервного копирования.

Ответственность сотрудников архива

Сотрудники архива несут дисциплинарную, административную и, в отдельных случаях, уголовную ответственность за:

• Нарушение правил хранения и учета документов;
• Незаконное предоставление ограниченного доступа к информации.
• Потеря или повреждение архивных единиц по вине negligence.
• Нарушение требований по защите персональных данных.

Соблюдение основных правил работы архива Российской Федерации обеспечивает сохранность национального документального наследия, гарантирует законный доступ к информации и способствует развитию науки, образования и государственному управлению. Актуальное законодательство, современные технологии и профессиональная подготовка сотрудников формируют основу эффективной и надежной архивной системы на территории страны.