Дата актуализации:

Содержание

1. Установка и первичная настройка
2. Интеграция с 1С:Документооборот
3. Бизнес‑процессы архивации
4. Безопасность и конфиденциальность
5. Ручная загрузка и импорт данных
6. Удаление и очистка архивных файлов
7. Лучшие практики и типичные ошибки
8. Вопросы и ответы

1С:Архив – программный продукт, разработанный компанией 1С для организации электронного архива документов. Он позволяет:

• управлять жизненным циклом документов;
• обеспечивать конфиденциальность, целостность и доступность архивных материалов;
• интегрировать хранение с системами 1С:Документооборот и другими решениями 1С;
• соответствовать требованиям нормативных актов (приказ Минкультуры РФ от № 526 и последующие изменения).

Продукт построен на основе типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.

Ключевые возможности

• Автоматическое перемещение документов из 1С:Документооборот в архив.
• Контроль доступа на уровне ролей и групп.
• Поддержка метаданных (регистрационный номер, дата, классификатор, срок хранения).
• Сжатие и резервное копирование архивных файлов.
• Отчетность о состоянии архива и выполненных операциях.

Установка и первичная настройка

2.1 Системные требования

2.2 Процедура установки

1. Скачайте дистрибутив 1c_archive_setup.exe с официального портала 1С.
2. Запустите установщик от имени администратора.
3. Выберите тип установки: Клиент (для работы с пользовательским интерфейсом) или Сервер (для централизованного хранения).
4. Укажите путь к каталогу хранения архивных файлов (рекомендовано отдельный диск с RAID‑массивом).
5. Настройте подключение к базе данных (SQL Server). При необходимости создайте отдельную базу ArchiveDB.
6. Завершите установку и перезагрузите сервер.

2.3 Первичная конфигурация

После установки откройте Конфигуратор 1С:Архив и выполните следующие шаги:

• Создайте категории архивов (например, «Документы организации», «Контракты», «Кадровые документы»).
• Определите правила жизненного цикла – срок хранения, условия автоматического уничтожения.
• Настройте пользовательские роли (Администратор, Оператор, Аудитор) и привяжите к ним права доступа к каталогам.
• Установите политику шифрования (AES‑256) для всех файлов, передаваемых в архив.

Интеграция с 1С:Документооборот

3.1 Общие принципы интеграции

Интеграция реализуется через механизм внешних обработчиков и веб‑сервисов 1С:Документооборот. Основные задачи:

• Автоматическая передача документов в архив после их закрытия.
• Синхронизация метаданных (регистрационный номер, классификатор, срок хранения).
• Обратный поиск архивных документов из интерфейса 1С:Документооборот.

3.2 Настройка соединения

1. В 1С:Документооборот откройте «Администрирование → Интеграция → Внешние системы».
2. Создайте новую запись «1С:Архив» и укажите:
   • URL веб‑сервиса архива (например, https://archive.mycompany.ru/Service.svc).
   • Логин и пароль сервисного пользователя.
   • Таймаут соединения – 30 сек.
3. Сохраните настройки и выполните тестовое соединение – должно отобразиться сообщение Соединение успешно установлено.

3.3 Правила автоматической архивации

В 1С:Документооборот перейдите в «Настройки → Автоматизация → Правила обработки документов» и создайте правило:

• Условие: Статус = «Закрыт» И ТипДокумента = «Контракт»
• Действие: «Отправить в 1С:Архив» (укажите целевую категорию архива).

После сохранения правило будет срабатывать каждый раз, когда пользователь закрывает документ соответствующего типа.

Бизнес‑процессы архивации

4.1 Типовые сценарии

4.2 Жизненный цикл документа в архиве

1. Регистрация – документ получает уникальный идентификатор и метаданные.
2. Хранение – файл сохраняется в зашифрованном виде в выбранный том.
3. Контроль доступа – проверка прав пользователя при запросе.
4. Обслуживание – периодическое проверка целостности (контрольные суммы).
5. Уничтожение – автоматическое удаление согласно правилам или по запросу уполномоченного лица.

Безопасность и конфиденциальность

5.1 Шифрование

Все файлы, попадающие в архив, шифруються алгоритмом AES‑256 с использованием ключа, хранящегося в HSM (аппаратный модуль защиты).

5.2 Аудит доступа

• Включите журнал аудита в настройках системы (раздел «Безопасность → Журналы»).
• Записываются: дата/время, пользователь, действие (просмотр, скачивание, удаление), идентификатор документа.
• Регулярно экспортируйте журнал в SIEM‑систему для анализа.

5.3 Защита от потери данных

Рекомендуется реализовать двойную стратегию резервного копирования:

1. Локальная репликация на отдельный сервер (RAID‑10).
2. Облачное резервирование в сертифицированном дата‑центре (ISO 27001).

Ручная загрузка и импорт данных

6.1 Загрузка файлов вручную

В случае, когда автоматическая передача невозможна, используйте функцию «Загрузка данных вручную» (раздел Работа → Загрузка → Ручная загрузка).

1. Откройте форму загрузки и нажмите кнопку «Выбрать файл».
2. Укажите метаданные: тип документа, дата, классификатор, срок хранения.
3. Нажмите «Загрузить». Система проверит контрольную сумму и зашифрует файл.
4. После успешной загрузки появится запись в журнале Загрузка_ручная_20260711.log.

6.2 Импорт из внешних источников

Для массового импорта предусмотрен импорт из CSV/Excel:

• Подготовьте файл со столбцами: FilePath;DocType;RegNumber;Date;RetentionPeriod.
• В меню «Импорт → Пакетная загрузка» укажите путь к файлу и нажмите «Запустить импорт».
• Система отобразит отчет о статусе каждой записи (успешно/ошибка).

Удаление и очистка архивных файлов

7.1 Автоматическое удаление

В настройках категории архива задайте параметр «Срок хранения (лет)». По истечении срока система автоматически:

• Переносит файл в «Кошку» архива.
• Создаёт запись в журнале DeletionLog_YYYYMMDD.txt.
• Требует подтверждения у пользователя с ролью «Администратор архива» перед окончательным уничтожением.

7.2 Ручное удаление

1. Откройте список документов, выберите нужные записи.
2. Нажмите кнопку «Удалить» и подтвердите действие, указав причину.
3. Система запишет действие в журнал аудита и переместит файлы в «Кошку».
4. Для окончательного уничтожения используйте функцию «Очистить корзину» (только для администраторов).

Лучшие практики и типичные ошибки

8.1 Лучшие практики

• Стандартизировать классификаторы – используйте единый справочник «Классификатор документов» во всех системах 1С.
• Регулярно проверять контрольные суммы – планируйте задачу проверки целостности (например, каждую полночь).
• Обучать персонал – проводите инструктажи по работе с архивом и правилам доступа.
• Документировать правила жизненного цикла – храните их в отдельном разделе «Политика архивирования».
• Тестировать резервное копирование – минимум раз в месяц проверяйте восстановление из резервной копии.

8.2 Типичные ошибки

Вопросы и ответы

Q1: Как восстановить документ, случайно удалённый из архива?

Если документ находится в «Кошке», администратор может выполнить «Восстановить». После окончательного уничтожения восстановление невозможно.

Q2: Можно ли интегрировать 1С:Архив с другими системами, кроме 1С:Документооборот?

Да. Продукт поддерживает SOAP‑ и REST‑веб‑сервисы, а также OData. Для внешних систем необходимо реализовать аутентификацию по токену.

Q3: Как проверить, что архивные файлы зашифрованы?

В разделе «Безопасность → Статистика шифрования» отображается процент зашифрованных файлов и их контрольные суммы.

Q4: Что делать, если система сообщает об ошибке «Недостаточно места на диске»?

Увеличьте объём хранилища, либо включите автоматическое перемещение старых томов в «Холодное хранилище» (например, в облако).

Q5: Как настроить уведомления о приближающемся сроке удаления?

В настройках категории включите параметр «Уведомлять за N дней до истечения срока» и укажите список получателей.

Продукт 1С:Архив предоставляет мощный набор инструментов для организации электронного архива, интеграции с 1С:Документооборот и обеспечения строгих требований к безопасности и нормативному соответствию. При правильной настройке и соблюдении лучших практик система позволяет существенно сократить затраты на хранение, ускорить поиск и гарантировать сохранность важной документации.

Помните, что регулярный аудит, обучение персонала и тестирование резервных копий – ключевые элементы успешного внедрения.

Автор статьи: ChatGPT (2026). Все права защищены.