Работа в архиве — это процесс, требующий не только аккуратности и внимательности, но и глубокого знания нормативной базы, внутренних регламентов организации и правил обращения с документами․ Данное руководство объединяет ключевые аспекты: от изучения законодательства и разработки локальных актов до подготовки к визиту в государственный архив и оформления резюме архивиста․
Нормативная правовая база: фундамент архивного дела
Главное правило: перед тем как приступить к созданию архива или организации работы в существующем, необходимо детально изучить Федеральный закон от 22 октября 2004 г․ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
Этот закон является основным документом, который:
- Формирует базу для законов на уровне субъектов РФ;
- Определяет правила работы с архивными документами;
- Имеет значение для утверждения перечней документов, определяющих сроки хранения;
- Констатирует общие положения, которые далее раскрываются в правилах, перечнях и инструкциях (как именно действует положение и как его применять на практике)․
Внутренняя документация организации: Инструкция и Положение
Инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации
Это один из важнейших локальных нормативных актов (ЛНА) компании․ Она необходима как сотрудникам структурных подразделений (формирующим дела), так и работникам службы документирования и архива (ДОУ)․
Важный нюанс: унифицированной и обязательной для всех организаций формы такой инструкции не существует․ Каждая компания разрабатывает её самостоятельно, исходя из:
- Традиций делопроизводства;
- Специфики деятельности;
- Потребностей в хранении документов․
Положение об архиве
Если в организации (у ИП) создается архив, необходимо разработать и утвердить ЛНА — Положение об архиве․ Этот документ устанавливает порядок деятельности архива и хранения документов, в т․ч․ кадровых (п․ 9 ст․ 3 125-ФЗ)․
Полномочия архива организации
Для выполнения основных задач архив имеет право:
- Требовать от структурных подразделений своевременной передачи документов в упорядоченном состоянии․
- Контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях-источниках комплектования архива․
Организация работы архивиста: план действий
Часто задача, ставящаяся руководством перед новым руководителем архивной службы, звучит так: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!»․
На первых порах именно этим и придется заняться․ Лучше проводить эту работу по определенному плану, корректируя его по мере необходимости:
- Аудит текущего состояния: инвентаризация фондов, выявление просроченных дел, нарушений порядка хранения․
- Разработка номенклатуры дел: индивидуально разработанная номенклатура — основа для ответа на вопрос «как вести архив конкретной организации»․
- Создание подробных инструкций: регламентация работы с каждым типом документов․
- Комплектование и учет: формирование дел, их описание, переплет, внесение в учетные документы (описания, реестры)․
- Поиск недостающей документации: подача запросов в соответствующие подразделения для завершения дел․
Требования к хранению и комплектованию (Государственный уровень)
При работе с документами Архивного фонда Российской Федерации, документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т․ч․ документами по личному составу и документами личного происхождения для государственных органов, необходимо соблюдать утвержденные Порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов․
Практическое руководство для посетителя архива (Читальный зал)
Если вы планируете работу в государственном архиве (например, в Российском государственном историческом архиве — РГИА, где подготовлено полезное руководство Александрой Асоновой), подготовьтесь заранее․
Обязательные документы для допуска:
- Отношение (гарантийное письмо) от организации, к которой вы приписаны, с просьбой разрешить работу в архиве․
- Паспорт — ни с каким другим документом во внутренние помещения архива не пустят․
Необходимое оборудование и канцелярия:
- Ноутбук (работа пойдет быстрее, если печатать, а не делать выписки от руки)․
- Запасная батарея для ноутбука — критически важно, так как в многих архивах не дадут подзарядить компьютер от сети․
- Блокнот или тетрадь — для тех, кто предпочитает заметки от руки․
- Карандаш, единственное допустимое средство для записей, не угрожающее сохранности документов (ручки, маркеры, фломастеры запрещены)․
- Бумага для черновиков․
Карьера архивиста: создание эффективного резюме
Актуально на 2025 год․ Подробное руководство по созданию резюме специалиста архива включает следующие структурные блоки:
- и контакты: ФИО, телефон, email, ссылка на портфолио/LinkedIn (если применимо)․
- Руководство «О себе» (Summary): краткая суть опыта, ключевые компетенции (Электронный архив, 125-ФЗ, номенклатура, референтный аппарат, цифровизация)․
- Опыт работы: в обратном хронологическом порядке․ Обязательно указывайте количественные достижения (например: «Внедрил электронный архив на 50 000 единиц хранения за 3 месяца», «Сократил время поиска документа с 30 мин до 2 мин»)․
- Образование и сертификаты: профильное высшее (архивоведение, историю, документирование), курсы повышения квалификации (обязательно раз в 3-5 лет), сертификаты по 1С:Документооборот, Directum, DIADOC и др․
- Навыки (Hard & Soft Skills):
- Hard: Знание 125-ФЗ, разработка номенклатур, экспертиза ценности/сроков хранения, оформление дел (Акт отбора, Инвентарь), работа с АИС (1С, Directum, ЭлАР), цифровизация, ОЦР (OCR), шифрование/ЭЦП․
- Soft: Внимательность, системное мышление, умение работать с большими объемами информации, стрессоустойчивость, коммуникация с заказчиками (руководством, юристами, аудиторами)․
- Адаптация резюме: под конкретную вакансию (государственный архив, корпоративный архив, аутсорсинг, цифровизация)․
Чек-лист: Ключевые этапы настройки архива в организации
| Этап | Действие | Результат |
|---|---|---|
| Законодательство | Изучение 125-ФЗ, отраслевых стандартов (ГОСТ Р 7․0․97-2016 и др․) | Понимание правового поля |
| ЛНА | Разработка Положения об архиве, Инструкции по передаче дел, Номенклатуры дел | Утвержденные внутренние правила |
| Пространство | Оборудование помещения (стеллажи, климат-контроль, пожарная безопасность, контроль доступа) | Соответствие требованиям хранения |
| Процессы | Настройка приемки, регистрации, экспертизы, формирования дел, передачи в архив | Прозрачный документооборот |
| Автоматизация | Внедрение/настройка АИС (ЭДО, Система управления архивом) | Ускорение поиска, учет, отчетность |
| Кадры | Обучение сотрудников подразделений правилам подготовки дел | Качественный входной поток документов |
| Аудит | Регулярные проверки состояния фондов, сроков хранения, условий хранения | Своевременное устранение нарушений |
Грамотная работа в архиве — это баланс между строгим соблюдением законодательства (125-ФЗ), развитой системой внутренних регламентов (Положение, Инструкция, Номенклатура) и практическими навыками обращения с документами (будь то бумажный фонд в читальном зале или электронный архив в АИС)․ Независимо от того, являетесь ли вы архивистом-практиком, руководителем службы ДОУ или исследователем в Госархиве, системный подход и внимание к деталям, залог успеха и сохранности документарного наследия․
Информация актуальна на ․ Нормативная база может изменяться, рекомендуется проверять актуальность законов и подзаконных актов на официальных порталах (pravo․gov․ru, consultant․ru, garant․ru)․