Запрос «РЖД архив Смоленской» (или «РЖД архив Смоленск») обычно подразумевает поиск двух принципиально разных типов архивных учреждений, расположенных в городе Смоленске и хранящих документы по железной дороге:

1. Ведомственный (департаментальный) архив Октябрьской железной дороги — хранит оперативно-текущую, кадровую, техническую и учетную документацию по действующей дороге (в основном с 1920-х годов по настоящее время). В справочниках (2ГИС, Яндекс.Карты) он часто фигурирует как «РЖД Объединенный архив».
2. Государственные архивы Смоленской области (ГАСО и ГАНИСО) — хранят исторические фонды, документы дореволюционных управлений путей сообщения, советского периода (до передачи в ведомственные архивы), а также фонды личного происхождения железнодорожников.

Ниже представлена подробная статья по каждому из них с актуальными адресами, контактами и советами по работе.

Ведомственный архив Октябрьской ЖД (Объединенный архив РЖД в Смоленске)

Это основное место хранения документов по текущей деятельности Смоленского отделения Октябрьской железной дороги. Здесь обращаются за справками о стаже, заработной плате, назначениях на должность, а также за технической документацией.

Реквизиты и контакты

• Официальное название: Архив Октябрьской железной дороги (Смоленское отделение / Объединенный архив).
• Адрес: г. Смоленск, Витебский переулок, д. 5 (по данным 2ГИС и справочников «Архивы России»).
• Режим работы: Обычно Понедельник–Пятница, 09:00–18:00 (обеденный перерыв 13:00–14:00). Обязательно звоните заранее для подтверждения часов приема посетителей и необходимости предварительной записи.
• Телефоны справочного бюро / приемной: Актуальные номера лучше уточнять на портале «Архивы России» или на сайте Октябрьской ЖД (раздел «Обращения граждан»).

Что хранится в ведомственном архиве (основные фонды):

• Кадровые дела и личные карточки сотрудников Октябрьской ЖД (в основном с 2000-х годов, более ранние часто переданы в госархивы).
• Документы по трудовому стажу и заработной плате (ведомости начислений, зачет стажа, приказы о назначении/увольнении).
• Техническая и проектная документация по путям, сооружениям, сигнализации, связи, подвижному составу (актуальные и списанные проекты).
• Учетная и отчетная документация структурных подразделений (станций, депо, участков путей, ПЧ).
• Документы по охране труда, промышленной безопасности, расследованиям ЧП.

Порядок получения справок (для граждан и организаций):

1. Личный визит: Паспорт РФ. Если запрашиваете данные о родственнике — документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении/браке) и нотариальная доверенность или заявление по форме архива.
2. Через портал Госуслуги: Услуга «Предоставление архивной справки» (ведомственный архив). Требуется выбрать «Архив Октябрьской ЖД».
3. Почта / Электронный запрос: Направляется официальное письмо с указанием ФИО, даты рождения, периодов работы, структурного подразделения (станция, депо, участок) и цели запроса.

Государственный архив Смоленской области (ГАСО)

Если ваш интерес касается истории железной дороги (дореволюционный период, 1917–1990-е годы), генеалогии (поиск предков-железнодорожников до 2000-х) или научных исследований, вам сюда.

Реквизиты

• Полное наименование: Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области» (ОГКУ «ГАСО»).
• Адрес: 214025, г. Смоленск, ул. Тенишевская, д. 15 (историческое здание). Примечание: адрес из справочника «Архивы России» указывает на г. Смоленск, ул. [данные обрезаны в источнике, но Тенишевская, 15 — основной исторический адрес].
• Сайт/Портал: Портал «Архивы России» (ГИС УИАД) — электронные описи и заказ дел;

Ключевые фонды по ЖД-тематике в ГАСО:

Примечание: Точные номера фондов (индексы) необходимо уточнять в путеводителе по фондам ГАСО на портале «Архивы России» (ГИС УИАД) или в читальном зале архива.

Режим доступа в ГАСО:

• Читальный зал: Работа с оригиналами и микрокопиями.
• Электронный заказ: Через ГИС УИАД (нужна регистрация/ЭЦП или Госуслуги).
• Платные услуги: Поисковые работы, оцифровка, заверенные копии.

Государственный архив новейшей истории Смоленской области (ГАНИСО)

Хранит документы партийных, советских, общественных организаций области за советский период (1917–1991). Важен для ЖД-тематики в контексте:

• Документов облкома партии / облисполкома по вопросам транспорта, эвакуации, восстановления ЖД после войны.
• Фондов комсомольских и профсоюзных организаций ЖД (профсоюз Октябрьской ЖД — фонд профкома).
• Документов по награждению железнодорожников орденами и медалями (списки к награждениям).

Адрес: г. Смоленск, ул. Бакунина, д. 19 (уточняйте на портале «Архивы России»).

Инструменты удаленного поиска (ГИС УИАД и Электронные каталоги)

Не езжа в архив «вслепую». Используйте бесплатные федеральные ресурсы:

Портал «Архивы России» (ГИС УИАД), archives.gov.ru

• Единый реестр фондов: Поиск по ключевые слова: «Смоленск», «Железная дорога», «Октябрьская ЖД», «Станция», «Депо», «МПС».
• Электронные описи: Многие описи ГАСО и ГАНИСО оцифрованы. Можно листать сканы описей дома, находить номера дел.
• Заказ дела: После нахождения номера дела (Фонд-Опись-Дело) можно оформить заказ на просмотр в читальном зале или заказать копии (платно).

Сайт ГАСО (если есть отдельный) / Региональный портал

Часто на сайте администрации Смоленской области или портале «Архивы России» в карточке учреждения ГАСО есть ссылка на «Электронный каталог» или «Путеводитель по фондам» в PDF.

Практический алгоритм: Как найти информацию о железнодорожнике

1. Соберите входные данные: ФИО (полностью), дата рождения, примерные годы работы, станция/депо/участок (или хотя бы линия: Москва–Брест, Смоленск–Вязьма и т.д.), должность.
2. Определите период:
   • До 1917 г. — Только ГАСО (фонды управлений путей сообщения).
   • 1917–2000 г. — Начинайте с ГАСО (фонды Смоленского управления Октябрьской ЖД, депо, станций). Параллельно проверяйте ГАНИСО (профсоюзные фонды, награждения).
   • 2000 г. – настоящее время, Обращайтесь в Ведомственный архив Октябрьской ЖД (Витебский переулок, 5) или через Госуслуги.
3. Проверьте ГИС УИАД: Введите ФИО в поиск по «Фондам личного происхождения» и по описям кадровых дел (если описи оцифрованы и индексированы).
4. Составьте запрос:
   • В госархив (ГАСО/ГАНИСО) — через форму на портале «Архивы России» (бесплатно для граждан РФ, срок до 30 дней).
   • В ведомственный архив — через Госуслуги или письмом на адрес архива.
5. Если архив не нашел: Спросите, в какой архив переданы дела за нужные годы (часто дела 80-90-х переданы из ведомственного в ГАСО). Попросите выписку из описи фонда-составителя (управления/депо) за нужный год.

Частые ошибки и советы

• Ошибка: Искать личные дела в ведомственном архиве за 1970 год. Правда: Массовый перевод кадровых дел в госархивы происходил в 2000-х. Дела 70-х почти наверняка в ГАСО.
• Ошибка: Приходить в читальный зал ГАСО без заказа дела. Правда: Делов выдают по предварительному заказу (через ГИС УИАД или по телефону/почте за 1-3 дня).
• Совет: Если ищете стаж для пенсии — требуйте заверенную копию приказа о приеме/увольнении или выписку из личной карточки с печатью архива. Обычная справка «работал с… по…» СФР может не принять без первичного документа.
• Совет: В ведомственном архиве (Витебский переулок) часто требуют нотариальную доверенность даже для близких родственников, если запрашиваете не свои данные. Уточните требования заранее.
• Топонимика: Станции часто меняли названия (например, станция «Смоленск» — бывшая «Смоленск-Московская», «Смоленск-Брестская»). Указывайте в запросе все известные варианты;

Краткая шпаргалка по адресам

Работа с архивами РЖД в Смоленске требует понимания разделения ведомственного и государственного архивного фонда.

• Для справок о стаже/зарплате за последние 20–25 лет — ваш адрес: Витебский переулок, 5 (Ведомственный архив Октябрьской ЖД).
• Для истории дороги, поиска предков, документов советского периода — работайте с ГАСО (ул. Тенишевская, 15) и ГАНИСО (ул. Бакунина, 19) через портал «Архивы России» (ГИС УИАД).

Начинайте всегда с удаленного поиска в ГИС УИАД — это сэкономит вам время и поездки. Удачи в архивных поисках!