Санкт-Петербургское государственное казённое учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (сокращённо — ЦГАЛС СПб) — это уникальное архивное учреждение, выполняющее функции главного хранилища кадровой документации по ликвидированным государственным организациям города. Архив играет ключевую роль в защите социально-правовых прав граждан, подтверждая стаж, заработную плату и условия труда для назначения пенсий, выплат и судебных разбирательств.
Общие сведения и статус
- Полное наименование: Санкт-Петербургское государственное казённое учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».
- Краткое наименование: СПб ГКУ «ЦГАЛС СПб».
- Ведомственная подчиненность: Комитет по архивному делу Санкт-Петербурга.
- Тип архива: Специализированный государственный архив (категория «По личному составу»).
- Дата основания: Март 1999 года (формирование фонда началось с момента массовой ликвидации и реорганизации советских предприятий в 90-е годы).
Архив создан для централизованного хранения и учета документов по личному составу, поступающих от ликвидированных, реорганизованных или переименованных государственных предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории Санкт-Петербурга (ранее — Ленинграда).
Адреса и контакты
У архива есть основной корпус (администрация и основные фонды) и читальный зал, которые могут находиться по разным адресам. Важно уточнять место обращения заранее по телефону или на официальном сайте Комитета по архивному делу.
Основной адрес (Администрация, фондовые хранилища):
191119, г. Санкт-Петербург, Днепропетровская улица, д. 9, лит. А(Район: Центральный, станция метро «Площадь Восстания» или «Чернышевская»)
Адрес читального зала / Приемная комиссия (для посетителей):
г. Санкт-Петербург, Сиреневый бульвар, д. 18, корп. 1(Район: Московский, станция метро «Московские ворота» / «Звездная»)
Важно: Перед визитом обязательно уточняйте актуальные часы работы читального зала и порядок предзаписи на официальном портале Комитета по архивному делу Санкт-Петербурга или по телефонам справок. Режим работы может отличаться для приема запросов и выдачи готовых документов.
Состав фондов и хранящаяся документация
Фонды архива формируются исключительно за счет документов, поступающих от ликвидированных организаций; Хранится документация, необходимая для подтверждения трудового стажа, заработной платы, условий труда, наград и льгот.
Основные категории документов:
- Трудовые книжки и вкладыши (невыданные работникам на руки при увольнении или ликвидации).
- Личные карточки учетная (форма Т-2) — основной документ для подтверждения стажа и зарплаты до 2003 года.
- Ведомости начисления заработной платы (форма Т-51, Т-53 и др.), табели учета рабочего времени (форма Т-12, Т-13).
- Приказы (распоряжения) по основной деятельности о приеме, переводе, увольнении, награждении, назначении зарплат.
- Справки о заработной плате за любые 60 последовательных месяцев до г. (для расчета пенсии по старому законодательству).
- Документы о вредных и опасных условиях труда (аттестации рабочих мест, протоколы медосмотров, карты учета воздействия вредных факторов) — критически важны для досрочных пенсий.
- Личные дела работников (анкеты, автобиографии, характеристики, копии документов об образовании).
- Документы профсоюзных организаций при предприятиях (путевки в санатории, материальная помощь).
Хронологические рамки:
Документы охватывают период, преимущественно, с 1917/1920-х годов по 1990–2000-е годы (момент ликвидации конкретного предприятия). В фондах хранятся дела предприятий, существовавших в Ленинграде/Санкт-Петербурге в советский и постсоветский периоды.
Кто и зачем обращается в ЦГАЛС СПб?
Основные категории заявителей:
- Граждане (пенсионеры, предпенсионеры): для подтверждения стажа, зарплаты, вредности труда при назначении страховых пенсий (по старости, за выслугу лет, по инвалидности), социальных выплат, судебных исков.
- Пенсионный фонд России (СФР / бывший ПФР): официальные межведомственные запросы для расчета пенсионных коэффициентов (ИПК) и стажа.
- Суды и нотариусы: по гражданским делам (наследство, трудовые споры, восстановление прав).
- Юридические лица и адвокаты: по доверенностям для представления интересов клиентов.
- Исследователи и генеалоги: для написания биографий, истории предприятий (с соблюдением закона о персональных данных — 75 лет со дня создания документа или 100 лет со дня рождения физлица).
Виды предоставляемых услуг
| Услуга | Описание | Форма результата |
|---|---|---|
| Выдача архивной справки | Подтверждение факта работы, должности, периода, зарплаты (за 60 месяцев), вредности. | Справка на бланке архива с печатью и подписью директора/заведующего. |
| Выдача заверенной копии документа | Копия личной карточки, приказа, ведомости, трудовой книжки. | Нотариально не требуется, заверение архивом имеет юридическую силу. |
| Выдача выписки из документа | Текст приказа или фрагмент ведомости. | Выписка с заверением. |
| Написание архивного ответа (отрицательного) | Если документы не найдены (предприятие не сдало дела, они утеряны или не существовало). | Официальный ответ-отказ (нужен для суда или СФР как доказательство невозможности подтверждения). |
| Научная справка / Генералогический запрос | Для исторических исследований (по истечении сроков ограничения доступа). | Справка с данными без персональной инфы (или с разрешения субъекта ПДн). |
Порядок обращения и получения документов
Способ 1: Личный визит в читальный зал (Сиреневый б-р, 18 к.1)
- Предварительная запись: Обязательна через электронную запись на сайте Комитета по архивному делу или по телефону.
- Документы для входа: Паспорт РФ. Если действуете по доверенности — оригинал доверенности (нотариальной или простой, заверенной организацией) и свой паспорт.
- Заполнение заявки: На месте заполняется «Заявка на выдачу архивных документов» с указанием ФИО, даты рождения, названия предприятия, лет работы.
- Сроки: Обычно справка готовится в течение 3–10 рабочих дней (зависит от загрузки и сложности поиска). Копии документов могут выдаваться в день обращения, если дело найдено и в хорошем состоянии.
Способ 2: Почтовый запрос (Почта России / EMS)
- Письмо адресуется: 191119, г. Санкт-Петербург, Днепропетровская ул., д. 9, лит. А, СПб ГКУ «ЦГАЛС СПб».
- В конверте: свободное заявление (ФИО, адрес ответа, телефон, что именно ищете — предприятие, годы, цель), копия паспорта (разворот с фото и прописка), копия СНИЛС, конверт с обратным адресом и марками на ответ.
- Срок рассмотрения: до 30 календарных дней (ст. 10 ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Способ 3: Электронное обращение (Госуслуги / Сайт Комитета)
Через раздел «Обращения к архивам» на портале Госуслуг (ЕПГУ) или сайте arhiv.spb.gov.ru. Требуется подтвержденная учетная запись. Ответ приходит в личный кабинет или на почту.
Способ 4: Межведомственный запрос (от СФР, судов, органов опеки)
Направляется официально по каналам ЭДО (электронный документооборот) или почтой. Обрабатывается в приоритетном порядке.
Особенности поиска: что делать, если предприятие не найдено?
Частая проблема — точное название предприятия неизвестно или оно сменило наименование.
- Справочник фондов: В читальном зале доступен справочник (путеводитель) по фондам с перечнем предприятий, номерами фондов и opisей.
- Карточка предприятия: Если вы знаете адрес завода/учреждения — архивисты могут проверить карточку учета фондов по адресу.
- Последующие правопреемники: Если предприятие было реорганизовано (превратилось в АО, ООО, другое госучреждение), дела по личному составу могли уйти к правопреемнику, а не в ЦГАЛС. Архивисты помогут выявить цепочку преемников.
- Другие архивы: Документы ведомственных предприятий (Минобороны, МВД, Железные дороги, Связь, Атомпром) могут храниться в ведомственных архивах (ЦГАВМФ, ЦГА СПб по фото/кино/звуку, архивы министерств), а не в городском ЦГАЛС.
Правовая основа деятельности
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 22 — обработка архивами).
- Постановление Правительства РФ от № 1360 «Об утверждении Правил ведения архивных фондов.;.».
- Закон Санкт-Петербурга от № 689-97 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге».
- Приказ Министерства культуры РФ от № 2760 «Об утверждении типовых правил пользования архивными документами».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Могу ли я получить чужую трудовую книжку или справку за родственника?
Да, но только по нотариальной доверенности с правом представления интересов в архивах/госорганах и получения документов, содержащих персональные данные. Без доверенности — только по собственным документам. Исключение: запросы от СФР, судов, органов опеки (по закону).
Вопрос: Сколько стоит справка?
Для граждан — бесплатно (ст. 35 ФЗ № 125-ФЗ). Платными могут быть только сложные копирование больших объемов (по тарифам архива) или срочное выполнение (если предусмотрено локальными актами), но базовая справка для пенсии — безвозмездно.
Вопрос: Архив не нашел мою личную карточку. Что делать?
Получите официальный письменный отказ (архивный ответ). С ним обращайтесь в СФР — они обязаны принять иные доказательства стажа (свидетельства свидетелей, фото, квитанции, членские билеты профсоюза, архивы правопреемников). Также проверьте, не хранится ли дело в архиве правопреемника предприятия.
Вопрос: Есть ли онлайн-база данных фондов ЦГАЛС?
Полной открытой базы с номенклатурами дел по ФИО в интернете нет (защита персональных данных). Существует только общий перечень фондов (названия предприятий) на сайте Комитета по архивному делу или в информационной системе «Архивы Санкт-Петербурга». Поиск по ФИО проводит только архивист по письменному/электронному запросу.
Полезные ссылки и ресурсы
- Официальный сайт Комитета по архивному делу СПб: arhiv.spb.gov.ru (разделы «Архивы города», «Обращения граждан», «Электронная запись»).
- Портал Госуслуг (ЕПГУ): gosuslugi.ru — услуга «Обращение в архив».
- Сайт Социального фонда России (СФР): sfr.gov.ru — для отслеживания межведомственных запросов.
- Единый государственный реестр архивов (ЕГРА): archives.gov.ru — карточка архива, реквизиты, состав фондов.
ЦГАЛС СПб является гарантом сохранения трудовой истории тысяч ленинградцев и петербуржцев, чьи предприятия перестали существовать. Обращение в архив, это часто единственный законный способ восстановить утерянный стаж, подтвердить работу во вредных условиях или получить справедливую пенсию. Рекомендуется не откладывать запрос на последнюю минуту перед выходом на пенсию, так как поиск документов в массиве фондов (сотни тысяч дел) требует времени, а состояние бумажных носителей иногда требует консервации перед выдачей копии.
Статья подготовлена на основе открытых данных Комитета по архивному делу Санкт-Петербурга и ФЗ № 125-ФЗ. Актуальность реквизитов и режима работы уточняйте на официальных ресурсах на дату обращения.