Дата актуализации: 06:54:40

Общие положения

Сдача документов (дел, номеров) в архив – обязательный процесс, регулируемый нормативными актами РФ:

• Приказ Росархива № 77 от  г. (вступил в силу 17 сентября 2023 г.) – Правила архивного хранения документов;
• Положение о порядке формирования, подготовки и передачи дел в архив (п. 5.7, 6.1);
• Нормативные документы, опубликованные в КонсультантПлюс (п. 7.2.5, 3.6).

Основная цель – гарантировать сохранность документов, их достоверность и возможность последующего использования в течение установленного срока хранения.

Ключевые понятия

1. Документ постоянного хранения – документ, срок хранения которого превышает 10 лет.
2. Документ временного хранения – срок хранения до 10 лет; такие документы не передаются в архив, а уничтожаются по истечении срока.
3. Личное дело – набор документов, содержащих персональные данные, подлежит отдельному порядку сдачи (см. раздел 5).
4. Экспертиза ценности – оценка документального материала на предмет его исторической, правовой и информационной значимости.

Этапы сдачи документов в архив

Планирование и подготовка

Перед началом работ необходимо сформировать план сдачи, в котором указываются:

• Объём документов (кол‑во дел, листов, электронных файлов);
• Ответственные лица (служба делопроизводства, архивный специалист);
• Сроки выполнения (обычно – не более 2 мес. после ликвидации/реорганизации подразделения).

Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится в два этапа:

1. Классификация по сроку хранения (постоянный/временный);
2. Определение архивной ценности (историческая, правовая, научная). Документы, не имеющие ценности, подлежат уничтожению.

Формирование дел (делопроизводство)

Для каждого архивационного дела необходимо выполнить:

• Собрать все документы, относящиеся к одному объекту (событию, проекту, подразделению);
• Оформить обложку дела (наименование организации, код архива, период охвата);
• Составить сводную опись (перечень всех документов, их номера, даты, краткое содержание).

Оформление электронных документов

Все операции с электронными документами при передаче в архив должны быть документированы (п. 6.1). Основные шаги:

1. Проверка целостности файлов (контрольные суммы, метаданные);
2. Создание электронного реестра (XML/CSV) с тем же набором полей, что и в бумажной описи;
3. Подписание электронных файлов квалифицированной электронной подписью;
4. Перенос в архивный информационный ресурс (систему электронного архива).

Проверка готовности к передаче

Сотрудник архива совместно с делопроизводителем проверяет:

• Полноту комплектов (соответствие количества дел в описи и реальном количестве);
• Соответствие оформления (обложка, подписи, штампы);
• Отсутствие запрещённых к передаче материалов (например, сведения, подпадающие под ограничение доступа).

Акт приёма‑передачи

После проверки оформляется акт приёма‑передачи, в котором фиксируются:

• Дата и место передачи;
• Перечень переданных дел (кол‑во, состояние, номера);
• Подписи ответственных лиц (служба делопроизводства и архивный сотрудник);
• Примечания о выявленных недостатках (если есть).

Особенности сдачи в различных ситуациях

Ликвидация или реорганизация подразделения

Согласно п. 5.7 нормативного акта, в течение двух месяцев с момента ликвидации/реорганизации работник службы делопроизводства обязан:

1. Сформировать все имеющиеся документы в дела;
2. Оформить их в соответствии с требованиями архива;
3. Передать в архив независимо от сроков хранения (даже если срок менее 10 лет).

Сдача личных дел

Личные дела подлежат отдельному порядку (Раздел VI Правил 77). Основные требования:

• Каждое личное дело оформляется отдельно – не объединять несколько дел в одно;
• Соблюдать конфиденциальность персональных данных (доступ ограничен);
• Оформление обложки должно включать отметку о персональном характере документа.

Изменение наименования организации

Если в период охватываемом документами название организации менялось, на обложке дел необходимо указать:

• Первоначальное и новое наименование;
• Период действия каждого названия;
• Код архива и подразделения, к которому относится дело.

Документы, не подлежащие передаче в архив

К таким документам относятся:

• Временные документы, срок хранения которых не превышает 10 лет;
• Документы, утраченные в результате уничтожения по истечении срока хранения;
• Материалы, содержащие сведения, подпадающие под государственную тайну без соответствующего разрешения.

Практические рекомендации

1. Начинайте подготовку заранее. Планируйте сроки, распределяйте обязанности.
2. Ведите единый реестр. Одна таблица (Excel/Google Sheets) должна отражать статус каждого документа.
3. Контролируйте качество сканирования. Для электронных копий используйте разрешение не менее 300 dpi, сохраняйте оригинальный формат (PDF/A).
4. Обеспечьте подписи. Как бумажные, так и электронные документы требуют подписи ответственных лиц.
5. Проверяйте соответствие нормативам. Регулярно сверяйтесь с последними версиями Правил 77 и Приказов Росархива.
6. Обучайте персонал. Проводите инструктажи по оформлению дел, работе с электронными архивами и защите персональных данных.

Сдача документов в архив – многоэтапный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки и документирования всех действий. При правильной организации работы достигаются:

• Гарантированное сохранение исторически значимых материалов;
• Снижение риска утраты или порчи документов;
• Соответствие организации законодательным требованиям.

Следуя изложенному порядку и рекомендациям, вы сможете обеспечить эффективную и законную передачу документов в архив, независимо от того, идет ли речь о обычных делах, личных делах сотрудников или о документах в условиях ликвидации подразделения.

Автор: виртуальный помощник OpenAI

Дата публикации: 11 июля 2026 г.