Сдача документов в архив — это строго регламентированный процесс, требующий соблюдения установленных правил формирования, оформления и переплета дел. Неправильно подшитое дело не примут на хранение, что приведет к задержкам и необходимости переделывать работу. В этой статье мы подробно разберем все этапы подготовки, схемы прошивки, требования к обложке и внутренней описи, опираясь на актуальные архивные правила (в т.ч. Правила 2023 года).

Подготовительные этапы: что сделать до подшивки

Перед тем как взять в руки иголку и нитку (или брошюровщик), необходимо последовательно выполнить следующие этапы. Каждый из них должен быть проконтролирован ответственным работником или экспертной комиссией:

1. Систематизация документов. Упорядочивание бумаг внутри дела по хронологическому, предметному или иному принципу, закрепленному в Инструкции по делопроизводству вашей организации.
2. Нумерация листов. Проставление нумерации на каждом листе дела (обычно в правом верхнем углу) простым карандашом или чернилами. Нумерация должна быть сквозной.
3. Составление листа-заверителя (заверительной надписи). Документ, подтверждающий полноту дела, количество листов и особенности физического состояния документов (есть ли повреждения, приложения, фото и т.д.).
4. Составление внутренней описи. Перечень всех документов, входящих в дело, с указанием их дат, номеров и количества листов.
5. Оформление обложки. Заполнение реквизитов на обложке архивного дела.
6. Подшивка или переплет дела. Финальный этап физического соединения листов в единый блок.

Особенности хранения документов особой ценности и неформатных

Согласно правилам, дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной ценности, а также неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки, документы большого формата) не подшиваются в дела. Для обеспечения их сохранности и удобства пользования они хранятся:

• Сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и завязками;
• В картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам.

Требования к обложке архивного дела

Обложка — это «лицо» дела и основной поисковый инструмент. На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для следующих реквизитов:

• Наименование государственного (муниципального) архива, в который передаются дела;
• Индекс: Номер фонда, Номер описи, Номер дела;
• Заголовок дела (тематическое наименование);
• Даты начала и окончания документов в деле;
• Количество листов в деле;
• Срок хранения (например, «Постоянный», «50 лет», «10 лет»);
• Подпись ответственного за формирование дела лица и дата оформления.

Данная информация позволит срочно найти нужную бумагу, если потребуется, и избежать путаницы при комплектовке фондов.

Внутренняя опись и лист-заверитель

Внутренняя опись

Составляется в свободной форме (единого обязательного шаблона нет), но должна содержать:

• Название документа (внутренняя опись дела №…);
• Дата составления;
• Табличную часть с перечислением материалов: порядковый номер, заголовок документа, дата документа, количество листов, примечания (наличие приложений, копий и т.д.).

Лист-заверитель (заверительная надпись)

Оформляется на последнем пронумерованном листе дела или на отдельном листе, который учитывается в общей нумерации. Содержит текст:

«В деле [Номер дела] всего [Количество] листов (пронумеровано и завязано [Количество] листов). Листы [Номера листов, если есть особенности] имеют повреждения / являются копиями / выполнены на бланках строгой отчетности и т.д. Верно: Должность, Подпись, ФИО, Дата».

Способы и схемы подшивки документов

Подшивка архивных документов всегда проводится с соблюдением определенного регламента. Правила 2023 года требуют: дела перед сдачей в архив необходимо подшить в специальные обложки или переплести в картон.

Выделяют основные схемы прошивки (количество проколов):

Прошивка на 2 прокола (упрощенная)

Применяется редко, в основном для дел временного хранения малой толщины (до 15-20 листов) или внутренних нужд организации. Не обеспечивает достаточной надежности для архива постоянного хранения.

Прошивка на 3 прокола (стандартная для многих архивов)

Классическая схема «ГОСТ», обеспечивающая хорошее раскрытие дела и надежную фиксацию. Проколы располагаются по вертикальной оси симметрично.

Прошивка на 4 прокола (обязательная для дел постоянного хранения и ФНС)

Это основной стандарт для сдачи дел в государственные архивы и налоговые органы. Подшивка выполняется в 4 прокола с использованием картонной обложки. Схема обеспечивает максимальную жесткость, защиту от вырывания листов и удобство чтения (дело хорошо раскрывается на 180°).

Угловая подшивка (на уголок)

Допускается только для временных справок, копий или внутренней документов, не подлежащих длительному архивному хранению. Для архива неприемлема, так как деформирует углы листов и не обеспечивает сохранность.

Подшивка на пружину (пластиковую или металлическую)

Используется для рабочих версий дел, справочников, каталогов. В государственные архивы дела на пружине не сдаются, так как пружина окисляется, ломается и позволяет незаметно подменять листы.

Инструменты: Дырокол или Брошюровщик?

Рекомендация: Для сдачи дел в государственный архив или ФНС лучше использовать дырокол с металлической линейкой под 4 прокола. Это гарантирует соблюдение расстояний между отверстиями (обычно 80 мм для А4) и отступа от края (10-15 мм).

Пошаговая инструкция: Как подшить дело на 4 прокола (классический метод)

1. Подготовка блока: Выровняйте все листы дела (включая обложку, внутреннюю опись, лист-заверитель) по верху и боку. Убедитесь, что нумерация сквозная и верная.
2. Маркировка: На обложке (или на последнем листе, если обложка отдельная) мягким карандашом отметьте центры 4-х будущих проколов. Стандартная схема для А4: отступ от верха и низа ~15-20 мм, расстояние между соседними проколами ~80 мм (симметрично центру листа 297 мм).
3. Пробивка: Используя дырокол, аккуратно пробивайте отверстия. Для толстых дел (более 2 см) пробивайте частями (по 15-20 листов), строго совмещая метки. Совет: Подложите под блок кусок линолеума или плотного картона, чтобы не повредить стол и получить чистый срез.
4. Нанизывание нити: Используйте прочную льняную или лавсановую нить (№ 10, 20 или «Ирис» в 3-4 сложения). Нить не должна рваться при натяжении.
   • Входите иглой изнутри дела (с лицевой стороны последнего листа) в 2-й прокол (сверху вниз).
   • Выходите в 3-й прокол (снизу вверх).
   • Переходите на обратную сторону: входите в 4-й прокол, выходите в 1-й прокол.
   • Снова на лицевую сторону: входите во 2-й прокол (теперь сверху вниз, образуя «перехлест»).
5. Завязывание: Оба конца нити должны выйти на лицевой стороне во 2-м проколе. Натяните нить сильно, но не разрывайте бумагу. Завяжите крепкий узел (лучше «восьмерку» или два прямых узла). Оставьте кончики нити длиной 3-5 см (их можно закрепить клеевой лентой на обложке).
6. Опечатывание (если требуется): На узел и кончики нити на лицевой стороне обложки наклеивается бумажная полоска (заверительная этикетка) с надписью «Пронумеровано, сшито и запечатано [Количество] листов», подписью ответственного, печатью организации и датой. Печать должна переходить на обложку и на полоску.

Упаковка и передача в архив

После подшивки всех дел:

• Упакуйте дела и подшивки в папки, короба, архивные контейнеры или мешки.
• Обязательно подпишите содержимое каждого контейнера (короба, мешка): укажите номера фонда, описи, диапазон номеров дел, входящих в короб.
• Составьте Акт приема-передачи дел в архив (в 2-х экземплярах).

Заявления на получение архивных документов (для заявителей)

Если вы не архивист, а гражданин или организация, которым нужно получить документы из архива (справку, выписку, копию), процесс выглядит иначе:

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги (gosuslugi;ru).
2. В строке поиска введите слово «архив».
3. Выберите услугу «Получение архивных документов» (или «Получение архивной справки/выписки/копии»).
4. Заполните электронное заявление (анкету-заявление), указав тему запроса, ФИО, адрес для отправки ответа (обычное письмо или выдача на руки).

Результаты работы над запросом оформляются архивом в виде архивных справок, выписок или информационных писем. Формы заявлений (на выдачу копии решения, на поиск проектной документации и др.) обычно доступны на сайтах конкретных архивов (например, архивной службы Самарской области и др.) в разделе «Для пользователей» / «Формы заявлений».

Резюме: Чек-лист перед сдачей дела в архив

• [ ] Металлические скобы и скрепки удалены.
• [ ] Листы пронумерованы сквозно карандашом.
• [ ] Составлена внутренняя опись.
• [ ] Заполнен лист-заверитель с указанием количества листов и состояния документов.
• [ ] Обложка заполнена полностью (Фонд, Опись, Дело, Заголовок, Даты, Срок хранения, Подпись).
• [ ] Дело подшито на 4 прокола прочной нитью в картонную обложку.
• [ ] Узел закреплен заверительной этикеткой с печатью и подписью.
• [ ] Дело раскрывается свободно, текст на сгибе читаем.
• [ ] Короб/контейнер подписан.

Соблюдение этих правил гарантирует, что ваши документы будут приняты в архив без замечаний и сохранятся на десятилетия в надлежащем виде. Помните, что правила формирования и оформления дел должны быть закреплены во Инструкции по делопроизводству вашей организации, которая является основным локальным нормативным актом.