Сдача документов в архив – это современный способ обеспечить сохранность бумажных материалов, снизить издержки на их хранение и упростить работу с информацией. В статье мы подробно рассмотрим, какие услуги предоставляются компаниями‑архиваторами (на примере «Делис Архив»), какие выгоды они дают, какие этапы включает процесс передачи и как правильно выбрать партнёра.

Почему стоит передать документы в архив?

• Сохранность и защита – архивы соответствуют требованиям ФСТЭК и Росархива, гарантируют долгосрочное хранение без потери качества.
• Снижение затрат – аренда собственного помещения, покупка оборудования и зарплата персонала уходят в минус.
• Снятие нагрузки с сотрудников – все операции (систематизация, маркировка, учёт) берёт на себя профессиональная команда.
• Контроль доступа – разграничение прав позволяет видеть, кто и когда получил документ.
• Автоматическое уничтожение – лишние бумаги с истёкшими сроками уничтожаются на шредере в соответствии с законодательством.
• Удалённый доступ – сканирование и выдача документов по запросу в течение часа.

Ключевые преимущества сотрудничества с «Делис Архив»

• Бессрочная гарантия на все виды работ.
• Сертификат ISO, подтверждающий высокий уровень менеджмента.
• Лицензия ФСТЭК – защита конфиденциальной информации.
• Персональный подход и гибкая система расчёта стоимости.
• Оперативная доставка и выдача документов.

Этапы передачи документов в архив

1. Экспертиза ценности документов – определение, какие материалы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.
2. Систематизация и подготовка – сортировка, маркировка штрих‑кодом, составление описи, упаковка.
3. Перевозка – безопасный транспорт до архивного помещения (включает погрузочно‑разгрузочные работы).
4. Размещение в архиве – размещение в специально оборудованных стеллажах, учёт места хранения.
5. Контроль сроков и уничтожение – мониторинг сроков хранения и плановое уничтожение устаревших документов.
6. Сканирование и выдача – возможность получить цифровую копию в течение часа и/или физическую выдачу по запросу.

Перечень типовых услуг и ориентировочные цены (без НДС)

Примечание: указанные цены являются ориентировочными и могут изменяться в зависимости от объёма, срочности и места обработки. Для точного расчёта необходимо обратиться к менеджеру.

Как рассчитать экономию при передаче документов в архив?

«Делис Архив» предлагает онлайн‑калькулятор, позволяющий сравнить текущие затраты компании с расходами на услуги архива. Ниже перечислены основные параметры, которые учитываются в расчёте:

• Средняя толщина папки (см)
• Количество папок
• Время работы персонала с документами в месяц (часы)
• Ставка аренды 1 м² в год (руб.)
• Средняя стоимость рабочего часа (руб.)
• Прочие расходы (коммунальные, охрана, оборудование)
• Площадь хранилища (м²)

После ввода данных калькулятор выводит:

• Сумму расходов при работе с архивом.
• Экономию в рублях за год и за месяц.

Пример расчёта

Если у компании 500 папок (толщина 2 см), персонал тратит 120 ч на работу с документами в месяц, аренда помещения – 800 руб/м² в год, а стоимость часа работы – 500 руб, то экономия может составить до 1 200 000 руб в год (данные условные, точный расчёт делайте в калькуляторе).

Как выбрать надёжного провайдера архивных услуг?

1. Лицензии и сертификаты – наличие лицензии ФСТЭК и сертификатов ISO.
2. Опыт и репутация – количество реализованных проектов, отзывы клиентов.
3. Прозрачность цен – возможность получить детальный расчёт и понять, за что платятся деньги.
4. Гарантии – наличие бессрочной гарантии на выполненные работы.
5. Техническая оснащённость – наличие современных систем учёта, штрих‑кодов, сканеров.
6. Гибкость сервисов – возможность заказать только нужные услуги (например, только систематизацию или только уничтожение).

Компания «Делис Архив» удовлетворяет всем перечисленным требованиям и предлагает персональный менеджерский подход.

Контактные данные для заказа услуги

Телефон горячей линии: 8‑800‑707‑87‑00
Время работы: пн‑пт, 9:00 – 18:00
Форма заявки: Отправить заявку онлайн
Контактное лицо: Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как долго хранится документ в архиве?

Сроки хранения определяются нормативами Росархива и могут быть постоянными (бессрочно) или временными (например, 5, 10, 30 лет). По окончании срока архив автоматически планирует уничтожение.

Можно ли получить доступ к документу в электронном виде?

Да. При передаче документов в архив мы сканируем их и предоставляем цифровую копию в течение 1 часа после запроса.

Как обеспечиваеться конфиденциальность?

Все операции выполняются в соответствии с лицензией ФСТЭК. Доступ к документам ограничен, а уничтожение производится на шредерах с сертификатом безопасности.

Что происходит, если документ потеряеться?

Компания предоставляет бессрочную гарантию. В случае утраты документ восстанавливается из цифровой копии, а клиент получает компенсацию согласно договору.

Нужно ли подписывать отдельный договор на каждую услугу?

Обычно заключается один комплексный договор, в котором фиксируются перечень и стоимость всех выбранных услуг.

Сдача документов в архив – это стратегическое решение, которое позволяет компаниям сократить издержки, повысить эффективность работы с информацией и гарантировать юридическую безопасность. При выборе партнёра важно обратить внимание на лицензии, опыт, прозрачность цен и наличие гарантий. Компания «Делис Архив» предлагает полный спектр услуг от экспертизы ценности до конфиденциального уничтожения, а также гибкую систему расчёта стоимости, позволяющую увидеть реальную экономию.

Если вы хотите обсудить детали сотрудничества и получить индивидуальное предложение, свяжитесь с нами по телефону 8‑800‑707‑87‑00 или оставьте заявку на сайте.