Архивное дело в Республике Казахстан регулируется Законом РК «Об архивном деле и архивах» (от № 40-VI ЗРК с последними изменениями) и подзаконными актами. Процедура приема документов на хранение — это строго регламентированный процесс, обеспечивающий сохранность документарного наследия страны. В данной статье подробно рассмотрены порядок, требования и нюансы сдачи документов в государственные и негосударственные архивы РК на 2026 год.

Виды архивов и их компетенция

Перед обращением необходимо определить, в какой именно архив должны быть сданы документы. В РК существует система архивов:

• Национальный архивный фонд РК — образуют документы национального и вечного хранения.
• Государственные архивы (областные, городские, районные, специализированные) — хранят документы вечного и длительного (свыше 10 лет) хранения, переданные органами управления, организациями.
• Архивы ведомств и организаций (ведомственные, корпоративные), хранят документы текущего и кратковременного хранения (до 10 лет) в процессе деятельности организации.
• Негосударственные архивы — архивы общественных объединений, религиозных объединений, частных лиц.

Важно: Физические и юридические лица, не являющиеся государственными органами, как правило, сдают документы в государственные архивы субъектов РК (областные/городские архивы) или в специализированные архивы (например, Архив Президента РК, Архив МВД, Архив КГБ/НБ и т.д.), в зависимости от типа документов.

Категории документов, подлежащих обязательной сдаче

Согласно ст. 17 Закона РК «Об архивном деле и архивах», в государственные архивы обязательно сдаются:

1. Документы ликвидированных (реорганизованных) государственных органов, организаций.
2. Документы государственных органов и организаций, срок хранения которых истек и которые признаны архивными по итогам экспертизы ценности.
3. Документы частных нотариусов, адвокатов, частных судебных исполнителей после прекращения деятельности.
4. Документы физических лиц, представляющие историческую, научную, культурную или иную общественную ценность (личные фонды).

Подготовка документов к сдаче: Основные этапы

Самое главное помнить: документы сдаются в архив только после проведения экспертизы ценности и оформления описей. Сдача неоформленных документов не допускается.

Этап 1: Образование дела и нумерация

• Документы собираются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации/физического лица.
• Внутри дела листы пронумерованы сквозно.
• Сформирован обратный сторона обложки дела (реквизиты: индекс, название организации, номер дела, название дела, даты начала/окончания, количество листов, срок хранения, подпись ответственного).

Этап 2: Экспертиза ценности документов

Проводится экспертной комиссией организации (для госорганов и квasiгоссектора — с участием уполномоченного органа по архивному делу).

• Устанавливается срок хранения (временный — до 10 лет, длительный — свыше 10 лет, вечный).
• Составляется Акт экспертизы ценности документов (форма по Приказу МКР РК).

Этап 3: Составление описи дел

Опись — главный поисковый прибор. Оформляется по ГОСТ РК 7.0-9-2020 (или актуальной версии стандарта).

• Титульный лист описи с реквизитами организации, периода, количества дел/томов.
• Табличная часть: № дела, шифр дела (по номенклатуре), заглавие дела, даты, кол-во листов, срок хранения, примечания;
• Подписи руководителя организации, главы архива/архивариуса, составившего опись.

Этап 4: Оформление передаточного акта

Составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — у сдающей стороны) по форме Ф. № 0304001 (Акт приема-передачи дел в архив).

Порядок обращения и приема документов (Процедура 2026 г.)

Для организаций (юридических лиц):

1. Предварительное согласование: Направляется официальное письмо в архив-приемник с уведомлением о готовности фонда к сдаче (указывается объем в делах/метраже, периоды, наличие описей).
2. Приемка комиссией архива: Специалисты архива проверяют соответствие дел описям, состояние бумаги, правильность оформления обложек, отсутствие посторонних предметов (скобы, резинки, пластик).
3. Подписание Акта приема-передачи: После успешной приемки архив ставит печать на втором экземпляре акта у сдающей стороны.
4. Физическая передача: Перевозка документов осуществляется за счет сдающей стороны (если иное не предусмотрено договором) под накладной.

Для физических лиц (личные фонды, семейные архивы):

• Обращение в государственный архив по месту жительства или специализированный архив.
• Консультация с архивариусом по вопросу ценности и оформлению.
• Самостоятельное оформление описи (или заказ услуги у архива/лицензированных организаций).
• Подписание Договора о передаче документов в архив (бесплатно или на возмездной основе, в зависимости от условий).

Электронные документы и цифровизация

На 2026 год актуальность сдачи электронных документов (ЭД) и цифровых копий максимальна.

Требования к ЭД:

• Соответствие ГОСТ Р 7.0.102-2018 и ГОСТ РК 7.0.9-2020.
• Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у ответственных лиц.
• Передача через Единую архивную информационную систему (ЕАИС) или на машинных носителях (в исключительных случаях) с протоколом проверки целостности (хеш-суммы).
• Метаданные (атрибуты) должны соответствовать профилю архивного описания.

Цифровые копии бумажных документов: Могут сдаваться вместо оригиналов только после законного уничтожения оригиналов (по акту экспертизы и акту уничтожения) или как дополнительный комплект для доступа. Оригиналы документов вечного хранения уничтожать запрещено.

Сроки приема и хранения

Особенности и важные нюансы (2026 год)

А. Прием документов на утрату гражданства РК

Исходя из актуальной информации на , процедура приема документов, связанных с утратой гражданства Республики Казахстан, имеет свою специфику. Данные документы (заявления, акты, решения) формируются и хранятся в органах внутренних дел (МВД РК) и миграционных службах.

• Прием осуществляется при личном обращении заинтересованного лица в территориальные органы полиции (ЦОН/МВД).
• После вступления в силу решения об утрате гражданства дела формируются и сдаются в архивы МВД РК (областные/городские архивы МВД) в установленном порядке.
• Физические лица не сдают такие документы в государственные архивы самостоятельно; это ведомственная процедура.

Б. Ответственность за нарушение законодательства

За несдачу документов в архив в установленные сроки, порчу, незаконное уничтожение или хищение документов архивного фонда предусмотрена ответственность:

• Административная (ст. 474 КоАП РК — штраф на должностных лиц, ИП, юрлиц).
• Уголовная (ст. 230 УК РК — уничтожение, повреждение или хищение документов, если это повлекло тяжкие последствия).

В. Платные архивные услуги

Государственные архивы оказывают платные услуги (по утвержденным тарифам):

• Оформление описей дел (техническая обработка).
• Изготовление копий (сканирование, ксерокопия) с заверением.
• Выдача архивных справок, выписок.
• Научно-справочная работа по запросам.

Контакты и полезные ресурсы

• Комитет по архивному делу и документационному обеспечению МКР РК (уполномоченный орган) — www.gov.kz (раздел «Архивное дело»).
• Единая архивная информационная система (ЕАИС) — портал для электронного взаимодействия с архивами.
• Национальный архив РК (г. Астана) — хранение документов национального значения.
• Областные/городские архивы — список и контакты на сайте Комитета.
• Электронный государственный архив (ЭГА) — доступ к оцифрованным фондам для граждан.

Чек-лист перед поездкой в архив

1. [ ] Проведена экспертиза ценности? Составлен Акт?
2. [ ] Дела сформированы по номенклатуре, пронумерованы листы?
3. [ ] Опись составлена по ГОСТу, подписана руководителем и архивариусом?
4. [ ] Подготовлен Акт приема-передачи (Ф. № 0304001) в 2 экз.?
5. [ ] Есть официальное письмо в архив с уведомлением о сдаче?
6. [ ] Документы в хорошем состоянии (без плесени, грязи, металлических скоб)?
7. [ ] Для ЭД: проверены ЭЦП, хеш-суммы, загружены в ЕАИС/переданы на носителе?

Резюме

Прием документов в архивы РК — это юридически значимое действие, завершающее жизненный цикл документа в организации или начинающее его вечное хранение как части национального наследия. Ключ к успеху, своевременная подготовка описей, проведение экспертизы и согласование сроков приемки с архивом-приемником. Игнорирование процедуры ведет к штрафным санкциям и риску утраты ценной информации.

Статья актуализирована на 10 июля 2026 года. Нормативная база может меняться, рекомендуется проверять актуальность форм и приказов на официальном сайте Комитета по архивному делу МКР РК перед началом работ.