Сдача кадровой документации в архив – важная обязанность работодателя, регламентированная законодательством․ Ниже представлен пошаговый гид, который поможет вам правильно подготовить и передать документы в городской (государственный) архив․

Нормативная база

Основные положения, регулирующие порядок сдачи кадровых документов, содержатся в:

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (подпункт 16 пункта 2 статьи 23) – обязывает работодателя обеспечивать сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников;
• Постановление Правительства РК от 19 сентября 2018 г․ № 575 – «Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами»;
• Постановление Правительства РК от 31 октября 2018 г․ № 703 – «Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»;
• Приказ и․ о․ Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 г․ № 263 – Перечень типовых документов со сроками хранения․

Согласно этим нормам, кадровые документы сдаются в государственный архив только при ликвидации организации․ Если организация действующая, указанная документация хранится в ведомственном (корпоративном) архиве в соответствии с утверждённой номенклатурой дел․

Когда необходимо сдавать документы?

Обязанность сдачи возникает в следующих случаях:

1. Ликвидация организации – в период проведения ликвидационных мероприятий все дела по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив;
2. Реорганизация (слияние, присоединение, разделение) – при передаче прав и обязанностей successor‑организации документы могут быть переданы в архив по согласованию;
3. Истечение срока хранения – если документы достигли предельного срока постоянного хранения (например, личные карточки сотрудников – до 75 лет после увольнения) и организация решает их передать на долгосрочное хранение․

В остальных случаях документы остаются в ведомственном архиве организации․

Подготовка кадровых документов к сдаче

Составление описи дел

Опись составляется отдельно для:

• дел постоянного хранения;
• дел временного хранения (свыше 10 лет);
• дел по личному составу․

Каждая опись должна содержать:

• номер дела;
• наименование документа;
• даты (период охватываемый документом);
• количество листов;
• примечания (например, наличие ЭЦП)․

Формирование номенклатуры дел

Номенклатура утверждается приказом руководителя и включает:

• перечень всех видов документов, подлежащих хранению;
• сроки хранения (временное – до 10 лет включительно, постоянное – свыше 10 лет);
• указание на форму хранения (бумажная, электронная)․

Проверка completeness и качества

Перед передачей необходимо убедиться, что:

• все документы подписаны и имеют необходимые реквизиты (даты, номера, подписи);
• электронные документы сопровождаются квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) иmetadata;
• носители (USB‑накопители, оптические диски) не повреждены и содержат актуальные версии файлов;
• сопроводительная документация (переписка, акты приёма‑передачи) оформлена правильно․

При выявлении недостатков архив вернёт материалы на доработку․

Порядок сдачи документов в городской архив

1. Уведомление архива – направить письменное уведомление о планируемой передаче дел (указать реквизиты организации, дату ликвидации, approximate объём)․
2. Согласование описи и номенклатуры – передать черновые описи в архив для проверки; после замечаний внести правки и получить окончательное утверждение․
3. Подготовка физических и электронных носителей – сложить бумажные дела в папки, пометить их номерами дела; записать электронные файлы на сертифицированные носители, обеспечив контроль целостности (хеш‑суммы)․
4. Составление акта приёма‑передачи – документ подписывается представителем организации и уполномоченным сотрудником архива; в акте указываются:
   • количество дел (постоянного/временного хранения);
   • количество электронных носителей;
   • ссылка на утверждённую опись;
   • дата передачи․
5. Фактическая передача – передать дела и носители в приёмное отделение архива под расписку․
6. Получение подтверждения – после приёма архив выдаёт справку о принятии документов, которая служит основанием для снятия с бухгалтерского учёта․

Особенности сдачи электронных документов

Согласно Постановлению № 703, электронные документы должны:

• храниться в форматах, обеспечивающих долгосрочную доступность (PDF/A, TIFF, XML);
• сопровождаться метаданными, описывающими создателя, дату создания, версию, алгоритм ЭЦП;
• помещаться в информационную систему архива, поддерживающую проверку целостности и аутентичности․

При передаче электронных носителей рекомендуется:

• создать два идентичных комплекта (основной и резервный);
• записать на носители контрольные суммы (MD5, SHA‑256) и разместить их в отдельном файле;
• обеспечить наличие сопроводительного письма с описанием структуры каталогов и инструкцией по проверке․

Типичные ошибки и как их избежать

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт электронного правительства РК – раздел «Архивные услуги»;
• Национальный архив Республики Казахстан – archive․gov․kz;
• Методические рекомендации по подготовке описи дел (утверждены Приказом Минкультуры и спорта РК № 263 от );

Сдача кадровых документов в городской архив – процесс, требующий внимательного подхода к законодательным требованиям, тщательной подготовки описи и номенклатуры, а также соблюдения стандартов хранения электронных данных․ Следуя представленному алгоритму, вы minimизируете риски возврата материалов на доработку и обеспечите законное сохранение важнейшей информации о трудовой деятельности сотрудников на многие годы․

Помните: основная обязанность работодателя – обеспечить сохранность и своевременную передачу документов в архив именно в момент ликвидации организации․ В остальное время документы хранятся в ведомственном архиве организации в соответствии с утверждённой номенклатурой․