Вопрос сдачи трудовых договоров в архив часто возникает у специалистов по кадрам‚ бухгалтеров и руководителей предприятий‚ особенно в период реорганизации‚ ликвидации или перехода на электронный документооборот․ В статье рассмотрены нормативные акты‚ сроки хранения‚ этапы подготовки и передачи документов‚ а также особенности работы с электронными копиями․

Нормативно‑правовая база

• Приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г․ – утверждён перечень кадровых документов‚ подлежащих передаче в архив‚ и указаны сроки их хранения․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 182‑184) – регламентирует порядок ведения личных дел сотрудников и сроки их хранения в организации․
• Приказ Минтруда России от 30 апреля 2026 г․ – внес поправки в правила представления и получения сведений о кадровой документации․
• Федеральный закон «Об архивных делах» – определяет порядок передачи документов в государственный или муниципальный архив․

Какие документы относятся к трудовым договорам?

В перечень‚ утверждённый Приказом Росархива № 236‚ входят:

1. Трудовые договоры (в т․ч․ срочные и бессрочные);
2. Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
3. Личные карточки сотрудников (форма Т‑2);
4. Личные дела уволенных работников;
5. Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении;
6. Лицевые счета и расчётно‑платёжные ведомости;
7. Гражданско‑правовые договоры и акты‚ связанные с трудовыми отношениями․

Сроки хранения трудовых договоров

Согласно Перечню‚ если у организации нет правопреемника или головной структуры‚ кадровая документация передаётся в архив в упорядоченном виде․ Срок хранения в архиве составляет 75 лет с момента формирования дел (для документов‚ созданных до 1 января 2003 г․) либо 50 лет для более новых документов․ Эти сроки сохраняются независимо от того‚ передаёт ли их организация в государственный или муниципальный архив․

Когда необходимо сдавать трудовые договоры в архив?

• При ликвидации организации (в т․ч․ в рамках банкротства);
• После окончания делопроизводства по конкретному сотруднику (обычно – после увольнения и завершения всех расчётов);
• При переводе части бизнеса в другую юридическую форму‚ когда кадровая документация переходит к новому владельцу;
• В случае перевода бумажных дел в электронный архив – оригиналы могут быть переданы в архив для длительного хранения․

Кто отвечает за подготовку документов к передаче?

Подготовкой к передаче в архив занимаются:

1. Члены ликвидационной комиссии (если организация ликвидируется);
2. Конкурсный управляющий (в случае банкротства);
3. Сотрудники отдела кадров (в обычных условиях);
4. Ответственный за делопроизводство – контролирует соответствие документов требованиям архива․

Пошаговый алгоритм сдачи трудовых договоров в архив

Шаг 1․ Составление описи

Опись – основной документ‚ подтверждающий перечень передаваемых материалов․ В ней указываются:

• Наименование организации;
• Номер и дата приказа о передаче;
• Перечень документов (трудовые договоры‚ личные карточки‚ приказы и т․д․);
• Общее количество листов и папок;
• Подписи ответственных лиц․

Шаг 2․ Упорядочивание и классификация

Документы группируются по тематикам и хронологии:

1. Трудовые договоры (по фамилии сотрудника‚ дате заключения);
2. Дополнительные соглашения;
3. Личные карточки и дела;
4. Приказы и распоряжения․

Шаг 3․ Подготовка к переплёту (при необходимости)

Если документы находятся в разрозненных листах‚ их следует:

• Сшить в виде скрепок (скрепление по 25‑30 листов);
• Пометить каждую связку номером и датой;
• Объединить связки в папки формата А4‚ снабдив их этикеткой (ФИО сотрудника‚ № документа)․

Шаг 4․ Оформление упаковки

Для транспортировки в архив рекомендуется использовать:

• Картонные коробки «Архивные»‚ укреплённые по краям;
• Внутреннюю обёртку из полиэтиленовой пленки (защита от влаги);
• Маркировку коробок (№ описи‚ содержание‚ дата формирования)․

Шаг 5․ Согласование с архивом

Перед передачей необходимо:

1. Подать заявление о передаче в архив (включая копию устава‚ свидетельство о регистрации‚ документ о ликвидации‚ если применимо);
2. Получить расписку о приёме документов;
3. Уточнить требования к электронным копиям (если планируется их передача)․

Шаг 6․ Передача и получение расписок

При передаче документов в архив обе стороны подписывают расписку о приёме‚ в которой фиксируются:

• Количество переданных коробок и листов;
• Состояние документов (без повреждений);
• Дата и подписи ответственных лиц․

Особенности работы с электронными трудовыми договорами

С 2023 года в большинстве организаций вводится электронный документооборот․ При этом:

• Электронные версии трудовых договоров считаются документами длительного хранения и подлежат передаче в архив после завершения делопроизводства;
• Для архивирования требуется цифровая подпись и соблюдение формата PDF/A‑2 (или более нового)‚ обеспечивающего неизменность файла;
• Электронный архив хранит метаданные (дата создания‚ автор‚ срок хранения) и обеспечивает быстрый поиск;
• При передаче в государственный архив необходимо предоставить сертифицированный носитель (например‚ оптический диск или USB‑накопитель) в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивных делах»․

Сдача документов при ликвидации организации

Если компания ликвидируется‚ порядок сдачи трудовых договоров включает дополнительные документы:

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации‚ устав‚ учредительный договор);
2. Документы о ликвидации (приказ о ликвидации‚ решение собрания учредителей);
3. Подписи руководителей или председателя ликвидационной комиссии;
4. Опись всех передаваемых кадровых документов․

Все эти материалы передаются в архив одновременно с трудовыми договорами‚ чтобы обеспечить полную историческую цепочку․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли хранить оригиналы трудовых договоров после их сдачи в архив?

Да․ По закону оригиналы сохраняются в архиве в течение установленного срока (75 лет)․ Копии могут находиться в отделе кадров для оперативного доступа‚ но оригиналы должны оставаться в архиве․

Вопрос: Можно ли хранить трудовые договоры только в электронном виде?

Теоретически – да‚ если соблюдены требования к формату и подписи․ На практике многие организации сохраняют бумажные оригиналы в архиве‚ а электронные копии используют для внутреннего доступа․

Вопрос: Какой срок хранения у трудовых договоров‚ заключённых после 1 января 2003 года?

Для документов‚ созданных после 1 января 2003 года‚ срок хранения составляет 50 лет (если иное не предусмотрено отраслевыми нормативами)․

Вопрос: Что делать‚ если в личном деле отсутствует один из документов?

Отсутствующие документы фиксируются в актe о недостаче‚ который подписывается ответственным за делопроизводство и передаётся вместе с другими материалами в архив․

Практические рекомендации

• Планируйте сдачу заранее․ Создайте календарный график‚ учитывающий сроки окончания делопроизводства и даты проверки архивных требований․
• Ведите единый реестр․ Электронный реестр всех трудовых договоров поможет быстро сформировать опись и избежать дублирования․
• Контролируйте состояние документов․ Регулярно проверяйте бумажные носители на предмет повреждений‚ плесени‚ влаги․
• Обучайте персонал․ Сотрудники отдела кадров должны знать порядок формирования‚ подписи и упаковки документов․
• Сохраняйте подтверждающие документы․ Расписки‚ акты приёма‑передачи и электронные подписи – важные доказательства законности действий․

Сдача трудовых договоров в архив – обязательный этап в управлении кадровой документацией‚ который гарантирует соблюдение законов о хранении и защите персональных данных․ Правильное оформление описи‚ упорядочивание‚ упаковка и согласование с архивом позволяют избежать штрафов и сохранить историческую правдивость деловых отношений на протяжении десятков лет;

Помните‚ что сроки хранения (75 лет или 50 лет) фиксируются с момента формирования дел‚ а ответственность за их соблюдение лежит на руководстве организации и специалистах по кадрам․

Дата актуализации информации: 10 июля 2026 г․