Краткий ответ: Да, сдача трудовых договоров в архив обязательна. Это прямое требование федерального законодательства. Нарушение сроков и порядка хранения влечет за собой административную ответственность, риски судебных споров и проблемы при проверках Роструда и госархивов.
Нормативная правовая база: на чем стоит требование
Главным документом, регулирующим архивное дело в России, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ст. 22 этого закона, организации (независимо от формы собственности) обязаны обеспечивать хранение архивных документов, в т.ч. кадровых.
Ключевые нормативные акты, регулирующие сроки и порядок:
- Приказ Росархива от № 2360 (в ред. от 2019–2023 гг.) — «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций…». Именно этот документ устанавливает конкретные сроки хранения.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 303) — обязанность работодателя хранить документы, касающиеся трудовой функции.
- 152-ФЗ «О персональных данных» — требования к защите ПДн при хранении и уничтожении.
- Приказ Минтруда от № 320н — правила ведения учета трудовых книжек (актуально для сопутствующей документации).
Сроки хранения: 50, 75 или бессрочно? (Актуально на 2026 год)
Это самый частый источник ошибок. До 2003 года срок был 50 лет, с 2003 по 2019 — 75 лет для большинства документов. Сейчас единый срок для основных кадровых документов — 75 лет.
| Вид документа | Срок хранения | Отсчет срока | Основание (Перечень № 2360) |
|---|---|---|---|
| Трудовые договоры (в т.ч. с уволенными), дополнительные соглашения, ГПХ-договоры с физлицами | 75 лет | С момента формирования дела (обычно, после окончания календарного года увольнения/расторжения) | Раздел II, п. 1.1 (личные дела), п. 1.2 (договоры) |
| Личные карточки учетной формы Т-2 | 75 лет | С момента формирования дела | Раздел II, п. 1.1 |
| Личные дела руководителей и специалистов | 75 лет | С момента формирования дела | Раздел II, п. 1.1 |
| Журналы регистрации (учёта) трудовых договоров | 75 лет | С момента окончания ведения журнала | Раздел II, п. 1.4 |
| Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей | 75 лет | С момента окончания ведения книги | Раздел II, п. 1.5 |
| Приказы о приеме/переводе/увольнении (основные/личные состав) | 75 лет | С момента формирования дела | Раздел I, п. 1;1 |
Важный нюанс: Для документов, созданных до 2003 года, может сохраняться срок 50 лет (или 75 лет для уволенных до 2003 г., если организация перешла на новые сроки своевременно). Для документов после 2003 года, строго 75 лет. В номенклатуре дел 2026 года указывается единый срок: 75 лет.
Где и как храним ДО сдачи в архив? (Текущий архив / Кадровая служба)
Законодательство не устанавливает жесткий регламент (как именно сшивать, в каких папках держать) для периода хранения в кадровой службе (так называемый «текущий архив»). Однако на практике и по рекомендациям Росархива применяются следующие правила:
Формирование дел
- Вариант А (Личные дела): Трудовой договор + доп. соглашения + анкета + копии документов = одно личное дело сотрудника. Удобно для малого и среднего бизнеса.
- Вариант Б (Отдельные серии): Договоры хранятся отдельно от личных дел в алфавитном порядке (папки «А», «Б», «В»…). К каждому договору сразу прикладываются все доп. соглашения. Журналы регистрации и приказы — в отдельные дела;
Рекомендация: Выберите один подход и зафиксируйте его в Номенклатуре дел и Инструкции по архивному делу организации.
Журналы регистрации
Ведение журнала регистрации трудовых договоров (форма свободная, но с обязательными реквизитами: №, дата, ФИО, срок действия) — обязательно. Срок хранения журнала — 75 лет. Журнал сдается в архив последним (после закрытия последней записи).
Условия хранения
Даже в кадровом отделе соблюдайте минимальные требования 125-ФЗ (ст. 25):
- Помещение сухое, отапливаемое, с защитой от пожара и неправомерного доступа.
- Документы в папках/коробах на стеллажах (не на полу).
- Обеспечение конфиденциальности ПДн (152-ФЗ): доступ только уполномоченным лицам.
Процедура сдачи в архив организации (Архивирование)
Сдача в архив происходит ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за отчетным) после формирования дел за прошедший год.
Этап 1: Формирование дела (Делообразование)
- Отбор: Собрать все документы по уволенным сотрудникам за год (или закрытые дела действующих, если ведете по годам).
- Упорядочивание: Внутри дела — по алфавиту или по табельным номерам.
- Прошивание: Документы прошиваются ниткой (не скрепки!) в тканевую обложку или плотную бумагу. На обложке — этикетка с реквизитами (Название орг, Наименование дела, Даты начала/конца, Срок хранения, № дела по номенклатуре).
- Нумерация листов: Сквозная простановка номеров на каждом листе (в правом верхнем углу).
- Составление описи: По форме (утв. приказом Росархива). В описи вносится каждый документ (или дело сотрудника) с указанием кол-ва листов.
Этап 2: Акт приема-передачи
Составляется в 2 экземплярах (один у кадровца/секретаря, второй — у архивариуса/ответственного за архив). В акте: перечень сдаваемых дел, их номера, сроки хранения, подписи сторон;
Этап 3: Размещение в архиве
Дела ставятся на стеллажи в соответствии с номенклатурой. Ведется Учетная книга дел на хранении (или электронный реестр).
Электронный архив: можно ли не хранить бумагу?
Да, можно. Согласно 125-ФЗ (ст. 9.1) и ГОСТ Р 7.0.100-2018, документы можно хранить исключительно в электронном виде при соблюдении условий:
- Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) у ответственного лица при формировании электронного дела.
- Обеспечение юридической значимости электронных копий (соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- Наличие системы электронного архивирования (СЭА), сертифицированной ФСТЭК/ФСБ (если есть гостайна) или соответствующей требованиям Росархива.
- Гарантия сохранности, читаемости и неизменяемости на протяжении всего срока (75 лет), миграция носителей, проверка целостности.
Риск: Если СЭА не соответствует требованиям, в суде/проверке бумажные оригиналы могут потребовать предъявить. Часто применяют гибридный вариант: работа в ЭДО, но бумажные оригиналы ключевых документов (договоры, Т-2, приказы об увольнении) хранят и сдают в архив.
Особенности 2024–2026 гг.: Участники СВО и продление договоров
В 2023–2024 гг. приняты законы (ФЗ от № 632-ФЗ, ФЗ от и др.), продлевающие трудовые договоры участников СВО, не смогших возобновить работу из-за травм/болезни.
- Для архивиста: Это означает, что срок действия договора продлевается законом. Дата увольнения сдвигается.
- Действие: Не формируйте дело на хранение (не сдавайте в архив) до фактического увольнения или истечения продленного срока. В личном деле/договоре делается отметка/приложение о праве на продление.
- Срок хранения 75 лет начнется отсчитываться от фактической даты окончания трудовых отношений.
Типичные ошибки и штрафы
| Ошибка | Последствие | Санкции (КоАП РФ) |
|---|---|---|
| Уничтожение договоров до истечения 75 лет | Невозможность подтвердить стаж, зарплату, условия труда в суде/ПФР (СФР) | ст. 13.20 КоАП РФ: на должностных лиц — от 500 до 5000 руб., на юрлиц — от 3000 до 50000 руб. (п. 2 ст. 13.20 — за нарушение сроков хранения) |
| Отсутствие номенклатуры дел / Инструкции по архиву | Хаос в документах, невозможность найти дело | ст. 13.20 КоАП РФ (те же штрафы) |
| Хранение в неподходящих условиях (влага, огонь, доступ посторонних) | Порча документов, утечка ПДн | ст. 13.11 КоАП РФ (ПДн) — до 75 000 руб. за повторное; ст. 13.20 КоАП РФ |
| Потеря одного экземпляра договора (у работодателя) | Риск проигрыша спора о зарплате/условиях | Судебные издержки, доп. начисления, моральный вред |
| Сдача в архив без описи / акта | Документы считаются не сданными, ответственность не переходит | Нарушение 125-ФЗ, штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ |
Чек-лист: Порядок действий HR/Архивариуса (Алгоритм)
- Утвердите Номенклатуру дел на текущий год (до 31 января) с указанием сроков (75 лет для договоров/Т-2/приказов).
- Утвердите Инструкцию по архивному делу (порядок формирования, сдачи, выдачи, уничтожения).
- Назначьте ответственных приказом: за текущий архив (кадровик), за архив организации (архивариус/секретарь).
- Ежеквартально/ежегодно: формируйте дела по уволенным (закрытым делам).
- Прошивайте, нумеруйте, составляйте описи.
- Составляйте Акт приема-передачи в архив организации (2 экз.).
- Вносите записи в Учетную книгу дел на хранении.
- Проводите ежегодную экспертизу стоимости и сроков (комиссия) для выявления дел с истекшим сроком (для уничтожения) — но для договоров 75 лет это редкость.
- Обеспечьте доступ к архиву только уполномоченным лицам (журнал выдачи дел).
Резюме: Главное, что нужно запомнить
Сдавать в архив ОБЯЗАТЕЛЬНО. Это не рекомендация, а закон (125-ФЗ).
Срок хранения — 75 лет от момента формирования дела (для документов после 2003 г.).
Храняться не только договоры, но и доп. соглашения, Т-2, приказы, журналы регистрации, книги учета ТК.
Порядок сдачи: Формирование дела → Прошивание/Нумерация → Опись → Акт приема-передачи → Размещение на стеллаже.
Электронный архив легален, но требует сертифицированной СЭА и КЭП. Бумажный оригинал — самый надежный «страховой полис»;
Штрафы за нарушение небольшие по сумме, но репутационные и судебные риски, огромные.
Актуально на 2026 год: учитывайте нормы о продлении договоров участников СВО — не сдавайте дела рано.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
В: А если у нас 5 сотрудников, нужен ли нам архив?
О: Да. 125-ФЗ распространяется на все организации независимо от численности. Можно не создавать отдельное помещение, а выделить запертый шкаф/комнату и назначить ответственного (секретаря/директора), но процедуры (номенклатура, акты, описи) обязательны.
В: Работник уволился, договор отдали ему на руки (второй экземпляр). Нам что сдавать?
О: В архив сдается работодательский экземпляр (подписанный работником). Второй экземпляр у работника — его личная забота. Если у вас остался только один экземпляр (не подписанный работником) — это риск, но сдавать в архив нужно именно то, что есть у организации.
В: Как хранить договоры, если нет личных дел (Т-2 не заводим)?
О: Создайте отдельную серию дел в номенклатуре: «Трудовые договоры с работниками». Храните в папках по алфавиту. К договору сразу кладите все доп. соглашения. При увольнении — вынимайте, формируйте дело «Трудовые договоры уволенных за 20XX год», сдавайте в архив.
В: Нужно ли сшивать каждый договор отдельно?
О: Нет. Сшивается дело (сборник документов). Внутри дела договоры идут последовательно. Каждый договор не сшивается отдельно (если только он не толстый том с приложениями).
В: Что делать, если договор потерян до сдачи в архив?
О: Составить акт о пропаже/уничтожении (комиссией), зафиксировать в журнале учета. Вопись дела поставить прочерк или пометку «Отсутствует». В суде можно использовать копию из личного дела работника (если он предоставит) или данные из СФР/налоговой, но доказательная сила слабее.
Статья подготовлена на основании действующего на законодательства (125-ФЗ, Перечень Росархива № 2360, ТК РФ, КоАП РФ). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному архивисту или юристу по трудовому праву.