Передача трудовых договоров в архив — это обязательная процедура для любой организации, имеющей наемных работников. Нарушение сроков хранения или правил формирования дел грозит штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ), а в случае утери документов — исудебными исками со стороны сотрудников. В статье подробно разбираем актуальный порядок сдачи договоров в архив на 2026 год с учетом Приказа Росархива № 236 и изменений в законодательстве.

Нормативная база: на чем стоит процедура

Главные документы, регулирующие архивное дело в организации:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон (ст. 13, 16, 22).
• Приказ Росархива от № 236 — «Перечень типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения» (зарег. в Минюсте № 57449). Это главный справочник по срокам.
• Приказ Минкультуры России от № 526 — «Правила ведения архивных фондов…».
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к составу и параметрам описей дел.
• Локальные акты организации: Номенклатура дел, Инструкция по архивному делу, График сдачи дел в архив.

Сроки хранения трудовых договоров: 75 лет

Согласно Приказу Росархива № 236 (п. 230 перечня), к документам с сроком хранения 75 лет относятся:

• Трудовые договоры (включая фиксированные, сезонные, с домашними работниками).
• Служебные контракты.
• Соглашения об изменении условий труда (доп. соглашения).
• Соглашения о расторжении трудовых договоров.
• Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении (основание для расчета стажа).
• Личные карточки работников (ф. Т-2) и лицевые счета (ф. Т-54).

Когда сдавать договоры в архив: расчет сроков

Сдача происходит не сразу после увольнения сотрудника. Есть четкий алгоритм:

1. Завершение делопроизводства по документу. Для трудового договора это момент расторжения (увольнения). Дело считается закрытым с даты последней записи (приказа об увольнении, выдачи трудовой книжки).
2. Отсчет срока хранения в рабочем архиве (кадровой службе). Согласно п. 9.3 Правил № 526 и разъяснениям Росархива: сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство было закончено.
3. Срок нахождения в рабочем архиве. Документы должны находиться в кадровой службе (рабочем архиве) не менее 1 года и не более 3 лет после завершения делопроизводства (п. 1.31.4 Правил № 526).

Пример расчета на 2026 год:

• Сотрудник уволен 15 марта 2024 г.
• Дело завершено в 2024 г.
• Срок хранения в кадровой службе считается с .
• Сдать в архив можно с (прошел 1 год) и нужно не позднее (3 года).

Этапы подготовки дел к сдаче (Технологический процесс)

Процедура сдачи делится на 4 ключевых этапа. Пропуск любого из них делает сдачу недействительной.

Этап 1: Отбор и проверка документов

• Сформируйте пакет по каждому уволенному сотруднику: Трудовой договор + все доп. соглашения + Приказ об увольнении + Личная карточка (Т-2) + Лицевой счет (Т-54) + Копия трудовой книжки (если хранится).
• Проверьте полноту: нет ли пропущенных страниц, подписей, печатей.
• Удалите лишнее: черновики, копии паспортов (если не требуются по номенклатуре), записки, не имеющие архивной ценности.

Этап 2: Формирование дела (Сшивка и оформление)

Это самый ответственный этап. Правила сшивки регламентированы ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Инструкцией № 526.

Порядок документов внутри дела (хронологический):

1. Приказ о приеме на работу.
2. Трудовой договор (все страницы, приложения).
3. Доп. соглашения (по хронологии).
4. Приказы о переводах, награждениях, отпусках (если включены в номенклатуру дела).
5. Приказ об увольнении.
6. Соглашение о расторжении (если есть).
7. Личная карточка (Т-2) — последней (она сводная).

Технические требования к сшивке:

• Прошиваем на 3 отверстия (стандарт) или 4 (для толстых дел) белой хлопковой нитью № 10 или лависановой лентой.
• Узел завязывается на обложке (не внутри блока). Концы нитей оставляют 3–5 см, промакивают клеем/пряжкой.
• Нумерация страниц: сквозная, арабскими цифрами, в правом верхнем углу (или центр верха). Нумеруются только листы с информацией (обложка и «флажок» не нумеруются, но учитываются в общем кол-ве).
• Оборотная сторона последнего листа: клеймится «флажок» (прямоугольник бумаги 70х90 мм) для скрепления нитей. На флажке указывают: «Прошито, пронумеровано и запечатано [Кол-во] листов. Подпись /Расшифровка/ Дата».
• Печать организации ставится на флажок (частично на последний лист) и на обложку (если предусмотрено).

Этап 3: Оформление обложки дела

Обложка — это форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Приложение Б). Заполняется ручкой (пастой) или печатается. Обязательные реквизиты:

• Полное наименование организации (как в Уставе).
• Индекс дела (по номенклатуре, напр.: 01-2024-0015).
• Заголовок дела: «Личное дело Иванова Ивана Ивановича. Трудовой договор, приказы, личная карточка. 2020–2024 гг.».
• Даты: начала и окончания делопроизводства (например, – ).
• Срок хранения: «75 лет» или «До г.».
• Количество листов в деле.
• Подпись ответственного за формирование (HR/архивариус), дата.

Этап 4: Составление Описи дел (Форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение В)

Опись — главный поисковый и контрольный документ. Составляется в 2 экземплярах (один в архив, второй остается в организации с отметкой о приемке).

Структура строки описи для каждого дела:

1. Порядковый номер дела.
2. Индекс дела (шифр номенклатуры).
3. Заголовок дела (полностью с обложки).
4. Даты начала и конца делопроизводства.
5. Количество листов в деле.
6. Срок хранения (75 лет).
7. Примечание (например, «Ценность: личный состав»).

Акт приема-передачи и подписание

Процедура передачи завершается подписанием описи (Акта приема-передачи) обеими сторонами (п. 9.3 Правил № 526).

• Сторона 1 (Сдает): Руководитель организации или уполномоченное лицо (HR-директор, архивариус).
• Сторона 2 (Принимает): Главный архивариус организации (если архив свой) или представитель госархива/аутсорсинговой компании.

В акте фиксируется: дата передачи, количество переданных дел, общее количество листов, состояние дел («хорошее», «удовлетворительно»). Подписи с расшифровками и датами обязательны.

Особенности сдачи в разные виды архивов

А. В собственный архив организации

• Организация создает архив по решению руководителя (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).
• Необходимо: помещение (категория А/Б), стеллажи, климат-контроль (18±2°C, 50±5% влажности), пожарная сигнализация, охрана.
• Внутренний акт о передаче от кадров к архивариусу.

Б. В государственный архив (областной/краевой/городской)

• Обязательно для ликвидирующихся организаций.
• Требуется предварительная экспертиза документов (актуализация сроков).
• Госархив запрашивает: Устав, Свидетельство о госрегистрации, Номенклатуру дел, Описи.
• Передача по Акту приема-передачи архивных документов на государственное хранение.

В. В коммерческий архив (аутсорсинг хранения)

• Договор на хранение (услуги 3PL-архива).
• Контрагент должен иметь лицензию ФСТЭК/ФСБ (если есть гос. тайна) или просто соответствовать требованиям № 526.
• Акт приема-передачи + Договор хранения = правовая защита организации.

Электронные трудовые договоры и ЭДО

С 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ) допускается полностью электронный документооборот по труду.

• Если договор заключен в ЭДО (СЭД/ЭДО оператора) с КЭП — оригинал в электронном виде.
• Сдача в архив = передача в электронный архив организации (СЭД) с установкой статуса «Архивный», назначением срока хранения 75 лет и обеспечением целостности (ЭЦП, хэш-суммы).
• Бумажная копия (если распечатывалась) — это копия, ее можно уничтожить после проверки, но лучше сдать в бумажный архив как дубликат.
• Требования к электронному архиву: ГОСТ Р 7.0.100-2018, защита от несанкционированного доступа, резервное копирование.

Типичные ошибки и штрафы

Уничтожение документов с истекшим сроком

После 75 лет (или иного срока по номенклатуре) документы подлежат уничтожению.

1. Формируется Акт экспертизы документов с истекшим сроком хранения (Комиссия: руководитель, архивариус, юрист, бухгалтер).
2. В акте: перечень дел, основание (номенклатура), решение «К уничтожению».
3. Уничтожение: шредер (перемалывание в пыль) или сжигание/макулатура под актом.
4. Составляется Акт об уничтожении с подписями комиссии и лица, выполнившего уничтожение.

Чек-лист для HR и Архивариуса перед сдачей (Резюме)

• [ ] Актуальная Номенклатура дел утверждена на текущий год.
• [ ] Составлен График сдачи дел на год.
• [ ] Отобраны дела: прошло >1 года и <3 лет с 01.01 года след. за годом увольнения.
• [ ] Проверена полнота каждого дела (договор, приказы, Т-2, Т-54).
• [ ] Документы в деле расположены хронологически.
• [ ] Дело прошито на 3 отверстия, нить закреплена флажком, поставлена печать.
• [ ] Листы пронумерованы сквозно.
• [ ] Обложка заполнена полностью (индекс, заголовок, даты, срок, кол-во листов, подпись).
• [ ] Опись составлена в 2 экз. по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• [ ] Подписан Акт приема-передачи (Опись) обеими сторонами.
• [ ] Один экземпляр описи с отметкой о приемке остался в HR/кадровой службе.

Сдача трудовых договоров в архив — это не бюрократия, а гарантия прав работодателя и сотрудников на десятилетия вперед. Ключевые столпы успеха: знание срока 75 лет, соблюдение правила «1–3 года» перед сдачей, качественная сшивка и нумерация, и обязательное подписание описи двумя сторонами. Внедрите регламент в локальные акты, обучите кадровых сотрудников основам архивоведения — и проверки Роструда или госархива пройдут без замечаний.

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на г. (Приказ Росархива № 236, Приказ Минкультуры № 526, ФЗ № 125-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Перед применением рекомендуется сверить последние изменения в КонсультантПлюс / Гарант.